Registrar repositorio

Cada repositorio está directamente conectado a un lugar de almacenamiento y cada lugar de almacenamiento está asociado a un área de la organización, registrada en el componente SE Administración.

Por eso, primero, en el filtro Lugar de almacenamiento, ubicado en el panel de filtros de búsqueda, accione el botón

y en la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione en la jerarquía, el Área deseada. Utilice el botón

para llenar el campo con el área del usuario conectado.

Enseguida, en el filtro Tipo, accione el botón Seleccionar tipo. El panel que será presentado, contiene la estructura de lugares de almacenamiento pertenecientes al área seleccionada anteriormente. En la estructura, seleccione el lugar de almacenamiento deseado. Marque la opción "Exhibir registros de los niveles inferiores" en la parte inferior del panel, para que los lugares de almacenamiento que se encuentran en los niveles por debajo del lugar de almacenamiento seleccionado en la estructura, también sean mostrados en la lista de registros. Accione el botón Aplicar, ubicado en la parte inferior del panel.

Hecho eso, haga clic en Buscar. De esta forma, los repositorios creados en el lugar de almacenamiento seleccionado, serán presentados en la lista de registros.

Para incluir un repositorio, accione el botón

de la barra de herramientas principal. Para editar los datos de un repositorio, selecciónelo en la jerarquía y accione el botón

En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un nombre para el repositorio. Para informar un identificador con más facilidad, puede ser utilizado el botón al lado del campo, para generar un nuevo número secuencial.

Notas: Para realizar el registro de un repositorio, es necesario llenar los campos requeridos de la pestaña General. Después de guardar los datos por primera vez, la pestaña Contenido será habilitada para llenado.

Campo
Tipo	▪Repositorio de documentos: Seleccione esta opción para que el repositorio almacene documentos. ▪Repositorio de dispositivos multimedia: Seleccione esta opción para que el repositorio almacene dispositivos multimedia como, por ejemplo, CD's, DVD's, flashdrives etc. Después de guardar el registro por primera vez, no será posible editar la opción seleccionada.
Lugar de almacenamiento	Este campo es llenado por el sistema con el lugar de almacenamiento al cual el repositorio pertenece, y será posible editarlo. En este caso, seleccione el lugar de almacenamiento en el cual se encuentra el repositorio que está siendo registrado.
Descripción	Llene este campo para registrar información importante sobre el repositorio que está siendo registrado.
Capacidad	En el campo Capacidad máxima, informe el número máximo de objetos que el repositorio podrá almacenar. La barra ubicada debajo de este campo indica la situación del repositorio con relación al espacio disponible para almacenamiento.
Direccionamiento automático	Marque esta opción para que determinados documentos sean asociados automáticamente al repositorio que está siendo registrado. Para eso, llene los siguientes campos: ▪Categoría: Seleccione la categoría de los documentos que serán almacenados en el repositorio en cuestión. La categoría seleccionada debe estar debidamente configurada y con el control Archivo físico habilitado. ▪Limitar direccionamiento para un intervalo: Utilice los campos De y Hasta para informar el intervalo de números identificadores de los documentos pertenecientes a la categoría seleccionada anteriormente, que serán almacenados en el repositorio en cuestión. Si esta opción no está marcada, el recurso de direccionamiento automático no será aplicado.

Serán presentados los objetos almacenados en el repositorio en cuestión, de acuerdo con su tipo:

Repositorio de documentos

En la lista de registros serán presentados los datos de los documentos archivados en el repositorio: categoría, identificador, fecha y título. Utilice el botón en la barra de herramientas lateral para visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado en la lista de registros.

Repositorio de dispositivo multimedia

En la lista de registros será presentada la información de los dispositivos multimedia archivados en el repositorio: tipo del dispositivo multimedia, identificador, nombre, fecha de grabación y plazo de retención. Utilice el botón en la barra de herramientas lateral para visualizar la pantalla de datos del dispositivo multimedia seleccionado en la lista de registros.