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Para incluir una nueva tabla de temporalidad, accione el botón  de la barra de herramientas principal. Para editar los datos de una tabla de temporalidad, la selecciónela en la lista de registros y accione el botón  .
En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y nombre para la tabla de temporalidad. Al incluir una tabla de temporalidad y guardarla, el campo Revisión presenta el número 1. Cada vez que es realizada una modificación y guardado el registro de la tabla de temporalidad, el sistema le atribuye un nuevo número secuencial. Con eso, es posible seleccionar el número de la revisión de la tabla de temporalidad para visualizar la configuración realizada en aquella revisión. Al registrar un documento en SE Documento que tiene una tabla de temporalidad, asociada en el control Archivo físico de su categoría, serán válidas las configuraciones de la revisión vigente de la tabla de temporalidad.
Están disponibles también, las siguientes pestañas:
Campo
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Guía de transferencia
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▪Plazo de emisión: Informe la cantidad de tiempo, en días, meses o años que el responsable tendrá para emitir la guía de transferencia. ▪Plazo de recepción: Informe la cantidad de tiempo, en días, meses o años que el responsable tendrá para recibir la guía de transferencia. |
Descripción
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Llene este campo para registrar información importante sobre la tabla de temporalidad.
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Marque la opción Corriente para que los documentos cuya categoría tiene la tabla de temporalidad en cuestión asociada pasen por la etapa de archivo corriente. Están disponibles los siguientes campos:
Campo
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Plazo de archivo
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Informe el número de días, meses o años, que el responsable tendrá para ejecutar el archivado de los documentos en la etapa "Corriente".
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Tiempo de retención
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Informe el número de días, meses o años, que los documentos permanecerán retenidos (almacenados) en esta etapa.
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Fecha de inicio de la retención
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Seleccione la opción deseada:
▪Fecha del documento: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa corriente se iniciará a partir de la fecha de vigencia del documento. ▪Fecha de archivo: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa corriente se iniciará a partir de la fecha en la cual fue realizada el archivo del documento en la etapa "Corriente". ▪Atributo: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa corriente se iniciará a partir de la fecha informada en un atributo. En el campo Atributo que será habilitado, seleccione el atributo del tipo fecha deseado. Para que este recurso funcione correctamente es necesario que el atributo esté debidamente asociado a la categoría del documento que será archivado. |
Responsable por el archivo
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Seleccione la opción deseada:
▪ Usuario de registro : El responsable será el responsable por el documento. ▪Lista de seguridad: Los responsables serán los usuarios de la lista de seguridad del documento que tengan el permiso "Archivar" concedido. ▪Grupo específico: Los responsables serán los miembros de un grupo registrado en el componente SE Documento. En el campo Grupo específico que quedará habilitado, seleccione el grupo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo grupo, editar los datos del grupo seleccionado y limpiar el campo. |
El sistema aplicará el tiempo de retención definido, en consonancia con la fecha de inicio configurada. Por ejemplo: Si fue definido que la fecha de inicio de la retención será la "Fecha del documento", si la fecha de vigencia del documento es 15/06/2024 y el plazo de retención definido es de 6 meses, el sistema generará una tarea para emisión de la guía de transferencia para la próxima etapa de archivo, el 15/12/2024.
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Si la opción "Corriente" no está marcada, los documentos a los cuales la tabla de temporalidad es aplicada, no pasarán por esta etapa de archivo.
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Marque la opción Intermedio, para que los documentos cuya categoría tiene la tabla de temporalidad en cuestión asociada, pasen por la etapa de archivo intermedio. Están disponibles los siguientes campos:
Campo
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Plazo de archivo
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Informe el número de días, meses o años, que el responsable tendrá para ejecutar el archivo de los documentos en la etapa "Intermedia".
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Tiempo de retención
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Informe el número de días, meses o años, que los documentos permanecerán retenidos (almacenados) en esta etapa.
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Fecha de inicio de la retención
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Seleccione la opción deseada:
▪Fecha del documento: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa intermedia se iniciará a partir de la fecha de vigencia del documento. ▪Fecha de archivo: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa intermedia se iniciará a partir de la fecha en la cual fue realizado el archivado del documento en la etapa "Intermedia". ▪Atributo: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa intermedia se iniciará a partir de la fecha informada en un atributo. En el campo Atributo que será habilitado, seleccione el atributo del tipo fecha deseado. Para que este recurso funcione correctamente es necesario que el atributo esté debidamente asociado a la categoría del documento que será archivado. ▪Fecha de retención corriente: La cuenta del período de la retención del documento en la etapa intermedia se iniciará a partir del fin del tiempo de retención del documento en la etapa "Corriente". |
Responsable por el archivo
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Seleccione la opción deseada:
▪ Usuario de registro : El responsable será el responsable por el documento. ▪Lista de seguridad: Los responsables serán los usuarios de la lista de seguridad del documento que tengan el permiso "Archivar" concedido. ▪Grupo específico: Los responsables serán los miembros de un grupo registrado en el componente SE Documento. En el campo Grupo específico que quedará habilitado, seleccione el grupo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo grupo, editar los datos del grupo seleccionado y limpiar el campo. |
Si la opción "Intermedia" no está marcada, los documentos a los cuales la tabla de temporalidad es aplicada, no pasarán por esta etapa de archivo.
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Marque la opción Grabación en dispositivo multimedia, para que los documentos cuya categoría tiene la tabla de temporalidad en cuestión asociada, sean grabados en un dispositivo multimedia. Están disponibles los siguientes campos:
Campo
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Plazo de archivo
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Informe el número de días, meses o años, que el responsable tendrá para registrar la grabación en el dispositivo multimedia de los documentos.
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Responsable por el archivo
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Seleccione la opción deseada:
▪Usuario de registro: El responsable será el responsable por el documento que tendrá su grabación registrada. ▪Lista de seguridad: Los responsables por el registro de la grabación en el dispositivo multimedia, serán los usuarios de la lista de seguridad seguridad del documento que tengan el permiso "Archivar" concedido. ▪Grupo específico: Los responsables por el registro de la grabación en el dispositivo multimedia, serán los miembros de un grupo registrado en el componente SE Documento. En el campo Grupo específico que quedará habilitado, seleccione el grupo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo grupo, editar los datos del grupo seleccionado y limpiar el campo. |
Si la opción "Grabación en dispositivo multimedia" no ha sido marcada, los documentos a los que se aplica la tabla de temporalidad, no tendrán su grabación en dispositivo multimedia controlada.
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En esta pestaña son configurados los parámetros de disposición final de los documentos de la categoría que tiene la tabla de temporalidad en cuestión asociada. Para eso, primero, seleccione la opción deseada:
Guardar en lugar permanente
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Expurgo
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Los documentos serán almacenados permanentemente. Defina el Lugar donde tendrá lugar este almacenamiento:
▪Asociar nuevo repositorio: El documento será archivado en un nuevo repositorio. ▪Enviar para archivo externo: El documento será enviado a un archivo físico ubicado fuera del ambiente de la organización. |
Los documentos serán eliminados. Defina cual registro será eliminado:
▪Registro físico: El archivo físico (documento en papel) será eliminado. ▪Registro electrónico: El archivo electrónico del documento, si existe, será eliminado. ▪Documento: El documento creado en el componente SE Documento será eliminado del sistema. |
Los siguientes campos también están disponibles:
Campo
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Plazo de archivo
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Informe el número de días, meses o años, que el responsable tendrá que dar al destino final del documento.
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Responsable por el archivo
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Seleccione la opción deseada:
▪Usuario de registro: El responsable por el destino final será el responsable del documento. ▪Lista de seguridad: Los responsables por el destino final serán los usuarios de la lista de seguridad seguridad del documento que tengan el permiso "Archivar" concedido. ▪Grupo específico: Los responsables por el destino final serán los miembros de un grupo registrado en el componente SE Documento. En el campo Grupo específico que quedará habilitado, seleccione el grupo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo grupo, editar los datos del grupo seleccionado y limpiar el campo. |
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Después de realizar las configuraciones deseadas, guarde el registro.
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