Avaliação de desempenho com metas

A avaliação de desempenho é o ápice de um processo bem estruturado de gestão de desempenho. É o momento ideal para consolidar, entre outros aspectos, os resultados do período que se passou.

 

Dentre uma série de questões que compõem a estrutura de uma avaliação de desempenho, além de análises relacionadas a competências técnicas e comportamentais, potencial para crescimento, carreira e sucessão, está também, a entrega de resultados.

 

E uma das melhores formas de avaliar a entrega de resultados dos colaboradores é através da gestão de metas e objetivos, sejam individuais ou organizacionais. Para isso, são necessárias ferramentas que permitam: o planejamento, a definição, o acompanhamento e a avaliação de metas e objetivos individuais e corporativos.

 

Visando disponibilizar ferramentas que permitam a gestão de metas aliada ao resultado de desempenho dos colaboradores, o SoftExpert Competência possui agora recursos que permitirão essa gestão, disponibilizando um resultado de desempenho muito mais próximo da realidade, aliando competências e metas.

 

Abaixo serão descritos todos os novos recursos disponibilizados para realizar esta gestão e como será possível criar, monitorar, executar e avaliar metas no SoftExpert Competência.

 

Plano de metas

Para o funcionamento deste novo recurso, se faz necessário primeiramente a criação de um plano de metas. O plano de metas é a base para a criação de execuções de planos de metas e, nele, podem ser feitas configurações de frequência de execução, avaliação e aplicabilidade do plano, semelhante à funcionalidade existente de plano de avaliação.

 

Por exemplo: pode ser criado um plano de metas com frequência anual, aplicável a todos os colaboradores de uma unidade organizacional específica. Posteriormente, este plano permitirá que sejam criadas execuções de plano de metas que irão gerar ciclos de execução. A criação de um plano de metas poderá ser feita pelo menu Cadastro Plano de meta.

 

 

Planejamento de metas

Com a criação do plano de metas, será possível a criação de planejamentos de planos de metas. Ao criar um planejamento de metas, o sistema irá importar a configuração realizada previamente no plano de meta selecionado, mas, permitirá sua alteração.

 

No planejamento, será possível definir previamente as metas organizacionais e setoriais, bem como definir outras configurações, como: o período planejado, a equipe responsável e se a execução do plano poderá vir a ser avaliada futuramente. Será possível também, definir se a elaboração das metas poderá ser feita através de um roteiro de elaboração específico para aquela execução e se haverá a preparação individual de metas, recursos que serão explorados logo abaixo.

 

Ao marcar a opção “Permitir avaliar execução de plano de meta”, o sistema irá habilitar os campos para preenchimento da escala de proficiência padrão a ser utilizada na avaliação das metas. Será possível também, informar se a escala poderá ser alterada no momento da criação da meta, permitindo assim, a utilização de uma escala diferente em metas específicas. Posteriormente, execuções de planos de metas marcados com a opção de permitir avaliação serão listados para seleção em execuções de planos de avaliação.

 

A criação de um planejamento de metas poderá ser feita pelo menu Gestão Planejamento de meta ou através da tarefa Abertura de plano de meta, para planos de metas que não tenham nenhuma execução em aberto ou que estejam próximos da frequência definida. Para ambas as situações, é necessário pertencer à equipe responsável pelo plano de metas para realizar um novo planejamento.

 

 

Aplicabilidade das metas

Na aba "Aplicabilidade do planejamento de metas", será possível definir a quem as metas definidas poderão ser atribuídas, ou seja, quem irá se tornar participante da execução do plano de metas. Podem ser especificados diversos grupos, como por exemplo: todos os colaboradores da organização, uma unidade organizacional, área/função, função, equipe ou colaboradores específicos.

 

Uma vez definida a aplicabilidade, o sistema irá converter a aplicabilidade em colaboradores da execução do plano de avaliação e, estes colaboradores, poderão ter metas gerais ou individuais atribuídas. Caso um colaborador venha a mudar de área, por exemplo, e houver uma execução de plano de metas com aplicabilidade para sua nova área, ele será automaticamente associado a esta execução de plano de metas.

 

 

 

Elaboração das metas

A elaboração das metas gerais poderá ser feita pelos membros da equipe responsável pelo planejamento através da aba “Meta”. Porém, em casos em que se faz necessário seguir um fluxo com usuários específicos para a elaboração das metas, o sistema permitirá a definição de um roteiro responsável para elaboração.

 

Ao definir um roteiro responsável e enviar o planejamento para a próxima etapa, o sistema irá alterar a situação da execução do plano de metas para “Elaboração”, e os membros do roteiro poderão realizar a definição das metas através da tarefa Elaboração de plano de meta.

 

 

 

Criação de metas

A criação de metas poderá ser realizada em diversos momentos, como: no planejamento de metas (pela equipe responsável), em elaboração (pelos membros do roteiro), em preparação individual (pelos responsáveis pela preparação) e na execução do plano de metas, pela equipe responsável pela execução.

 

Para criar uma meta, será necessário preencher informações como o título, descrição, prazo e responsável pela execução. Além disso, será possível informar a aplicabilidade da meta, que define o grupo de colaboradores que receberá esta meta como herança. Esta aplicabilidade abrangerá apenas os colaboradores da execução do plano de metas (aba Colaborador).

 

Outra possibilidade é a associação de objetos do SoftExpert Suite relacionados à meta, como, por exemplo: indicadores ou elementos do SoftExpert Desempenho, além de projetos e atividades do SoftExpert Projeto. Estas associações permitem um acompanhamento em tempo real de aspectos relacionados à meta, e auxiliarão em uma possível avaliação da meta posteriormente.

 

Em execuções de planos de metas marcados para permitirem avaliação, será exibido o grupo “Avaliação” nos dados da meta. Nele, será possível definir informações como: o peso da meta na avaliação e a escala de proficiência para avaliação da meta, caso ela possa ser alterada. Em casos em que a execução permite avaliação, porém, uma determinada meta não é aplicável para ser avaliada, é possível marcar a opção “Não utilizar esta meta na avaliação”.

 

 

Preparação individual de metas

Após a definição das metas gerais, será possível realizar a preparação de metas individuais. Para isso, deve ser marcada a opção “Permitir a preparação de metas individuais”. Quando essa opção for marcada e o planejamento ou a elaboração das metas for finalizado, o sistema mudará a situação da execução do plano de metas para a etapa “Preparação individual” e irá gerar uma tarefa para o responsável pela preparação de cada colaborador, para que sejam definidas metas individuais para o ciclo em questão.

 

Por padrão, o responsável pela preparação individual de metas será o líder imediato de cada colaborador, podendo ser alterado pela equipe responsável pela execução do plano de metas. Na tarefa de preparação individual, o responsável terá uma visão das metas herdadas já atribuídas ao colaborador e poderá incluir novas metas individuais ou coletivas, relacionadas ao colaborador em questão.

 

Em metas herdadas, o responsável pela preparação individual poderá alterar o peso de metas marcadas para serem avaliadas.

 

 

 

Execução do plano de metas

Após o planejamento do plano de metas, onde foi feita a definição das metas individuais e coletivas, será necessário iniciar a execução do plano de metas. Esta ação poderá ser realizada através do menu Execução Execução de plano de metas ou pela tarefa Execução de plano de metas, sendo necessário pertencer a equipe responsável pela execução.

 

Ao iniciar a execução de um plano de metas vindo do planejamento, o sistema permitirá habilitar as metas para serem executadas e acompanhadas pelos colaboradores pertencentes à execução. Esta ação poderá ser realizada através do botão “Habilitar execução de metas”.

 

Através do menu Execução de plano de metas também será possível a criação de novas execuções de planos de metas, porém, sem os recursos disponíveis no planejamento, como elaboração e preparação individual. Neste caso, a definição das metas só poderá ser realizada na aba “Meta” pela equipe responsável pela execução.

 

 

Execução e acompanhamento de metas

Com a definição das metas gerais e individuais realizadas, as metas poderão ser habilitadas para execução. Caso uma meta tenha sua aplicabilidade definida para todos da organização ou de uma área específica, os colaboradores pertencentes ao grupo visualizarão essa meta como “herdada”, porém, não conseguirão executá-la. A responsabilidade por executar a meta será do usuário responsável definido no momento da criação da meta.

 

Para executar uma meta ou apenas alterar alguma informação como data de início ou progresso, o responsável poderá fazê-lo através da tarefa Execução de meta ou pela aba “Meta” no perfil do colaborador. As metas permanecerão na tarefa de execução de metas até que seja informada uma data de término e o responsável confirme seu encerramento.

 

Colaboradores que têm metas herdadas e não são responsáveis por sua execução poderão acompanhar o andamento da meta pela tarefa Acompanhamento de meta.

 

 

 

Avaliação de metas

Para realizar a avaliação de metas, foi adicionada uma opção para avaliar “Metas” na execução de plano de avaliação. Ao marcar esta opção, o sistema irá habilitar para seleção as execuções de plano de metas que tenham metas dos colaboradores pertencentes a execução de plano de avaliação.

 

Assim como as competências, as metas poderão ser avaliadas pelo próprio colaborador, pelo líder, pelos pares e pelos liderados, porém, será possível selecionar quais dos tipos de avaliadores do plano de fato poderão avaliar as metas do colaborador avaliado. Por exemplo, em um plano configurado para todos os tipos de avaliadores, poderá ser definido que apenas o próprio colaborador e o líder irão avaliar as metas.

 

Ao gerar as avaliações, o sistema irá buscar todas as metas relacionadas ao colaborador nas execuções de planos de meta relacionados ao plano de avaliação. Na tela de dados da avaliação, quando houver avaliação de competências e metas, haverá um agrupador separando competências e metas.

 

Ao avaliar uma meta, o avaliador terá informações do resultado e dos objetos relacionados a ela, e irá avaliá-la utilizando a escala definida no plano de metas ou na meta, caso seja específica. O peso da meta, definido no momento de sua criação, servirá para a realização do cálculo do nível da avaliação de metas e da avaliação como um todo.

 

 

 

Resultado de desempenho com metas

Ao habilitar a opção de avaliar as metas relacionadas aos colaboradores, será possível definir um peso para o resultado da avaliação de metas quando ela for realizada em conjunto com as competências. Sendo assim, o resultado do nível da avaliação será o coeficiente entre o resultado das competências e das metas, cada avaliação com seu respectivo peso.

 

Por exemplo:

Em uma execução de plano de avaliação foi definido que o peso do resultado das competências é 60% e o peso do resultado das metas é de 40%. O mesmo cálculo já realizado para obter o nível com base nos níveis de proficiência e peso das competências será realizado também com as metas (a descrição de como o cálculo é realizado pode ser consultado no manual do SoftExpert Competência). Em uma avaliação onde o nível das competências foi de 80% e o nível das metas foi de 90%, será realizado um cálculo com base no nível e no peso de cada item da avaliação (competência e meta).

 

Neste caso, teremos o nível da competência multiplicado pelo seu peso (80 * 60), somado ao nível obtido da meta multiplicado pelo seu peso (90 * 40), sendo divido por 100 (que é a soma dos pesos), gerando um resultado de nível de desempenho de 84.

 

Exemplo: (80 * 60) + (90 * 40) / 100 = 84

 

Sendo assim, o nível de desempenho do colaborador neste caso passaria a ser de 84% considerando competências e metas, e não mais 80%, caso fosse considerado apenas competências, como era até então.

 

 

Consulta de metas

As metas poderão ser consultadas através do menu Consulta Meta do SoftExpert Competência. Nela será possível: consultar todas as metas relacionadas às execuções de planos de metas, gerar relatórios, Analytics, filtrar por execuções de planos de metas, metas específicas e objetos relacionados (indicadores, elementos, projetos e atividades), além de exibir informações relacionadas a avaliação da meta.

 

Esta consulta respeitará os parâmetros de segurança do SoftExpert Administração.

 

 

Consulta de avaliação

Na consulta de avaliação, foi adicionado uma nova visão de “Meta” para permitir a visualização detalhada das metas avaliadas em avaliações de colaboradores. A partir dessa visão, será possível emitir relatórios, Analytics e aplicar filtros relacionados a meta.

 

No relatório de dados da avaliação também foram adicionadas informações das metas avaliadas.

 

 

Metas no perfil do colaborador

As metas poderão ser acompanhadas e executadas pelo perfil de cada colaborador. Para isso, foi adicionado o botão “Meta” na tela do perfil do colaborador, que permitirá a visão das metas relacionadas ao colaborador por execução de plano de meta. Será possível selecionar execuções de planos de metas anteriores para análise das metas já realizadas.

 

 

Tempo mínimo na organização para seleção dos colaboradores

Será possível definir um tempo mínimo na organização para permitir a inclusão de um participante em um plano de avaliação ou plano de metas. Com isso, ao realizar a conversão da aplicabilidade do plano em colaboradores participantes da execução, apenas serão adicionados os colaboradores cuja data de admissão for posterior ao período informado no momento da criação do registro.

 

 

Versões anteriores

Consulte também as melhorias realizadas neste componente em versões anteriores: