Evaluación de desempeño con metas

La evaluación de desempeño es la cumbre de un proceso bien estructurado de gestión de desempeño. Es el momento ideal para consolidar, entre otros aspectos, los resultados del período pasado.

 

Entre una serie de temas que componen la estructura de una evaluación de desempeño, además de los análisis relacionados con las habilidades técnicas y conductuales, el potencial de crecimiento, carrera y sucesión, también se encuentra la entrega de resultados.

 

Y una de las mejores formas de evaluar la entrega de los resultados de los empleados es a través de la gestión de metas y objetivos, ya sean individuales u organizacionales. Para eso, son necesarias herramientas que permitan: la planificación, la definición, el seguimiento y la evaluación de metas y objetivos individuales y corporativos.

 

Con el objetivo de brindar herramientas que permitan la gestión de metas combinada con el resultado de desempeño de los empleados, SoftExpert Competencia ahora cuenta con recursos que permitirán esta gestión, proporcionando un resultado de desempeño mucho más cercano a la realidad, combinando competencias y metas.

 

A continuación, se describirán todos los nuevos recursos disponibles para realizar esta gestión y cómo será posible crear, monitorear, ejecutar y evaluar metas en SoftExpert Competencia.

 

Plan de metas

Para el funcionamiento de este nuevo recurso, primero es necesario crear un plan de metas. El plan de metas es la base para la creación de ejecuciones de planes de metas y, en él, se pueden realizar configuraciones de frecuencia de ejecución, evaluación y aplicabilidad del plan, de manera semejante a la funcionalidad existente de plan de evaluación.

 

Por ejemplo: se puede crear un plan de metas con frecuencia anual, aplicable a todos los empleados de una unidad organizativa específica. Posteriormente, este plan permitirá que sean creadas ejecuciones de plan de metas que generarán ciclos de ejecución. La creación de un plan de metas se podrá realizar desde el menú Registro Plan de meta.

 

 

Planificación de metas

Con la creación del plan de metas, será posible crear planificaciones de planes de metas. Al crear una planificación de metas, el sistema importará la configuración realizada previamente en el plan de meta seleccionado, pero permitirá su cambio.

 

En la planificación, será posible definir previamente las metas organizativas y sectoriales, al igual que definir otras configuraciones, como: el período planificado, el grupo responsable, y si se podrá evaluar la ejecución del plan futuramente. También será posible definir si se podrán elaborar las metas a través de una ruta de elaboración específica para aquella ejecución, y si habrá la preparación individual de metas, recursos que se explicarán a continuación.

 

Al marcar la opción "Permitir evaluar ejecución de plan de meta", el sistema habilitará los campos para el llenado de la escala de proficiencia estándar que se utilizará en la evaluación de las metas. También será posible informar si se podrá cambiar la escala al crear la meta, permitiendo, así, la utilización de una escala diferente en metas específicas. Posteriormente, ejecuciones de planes de metas marcados con la opción de permitir evaluación serán listados para su selección en ejecuciones de planes de evaluación.

 

Se podrá crear una planificación de metas desde el menú Gestión Planificación de meta o a través de la tarea Apertura de plan de meta, para planes de metas que no tengan ninguna ejecución en curso o que estén próximos a la frecuencia definida. Para ambas situaciones, es necesario pertenecer al grupo responsable por el plan de metas para realizar una nueva planificación.

 

 

Aplicabilidad de las metas

En la pestaña "Aplicabilidad de la planificación de metas", será posible definir a quién se podrán atribuir las metas definidas, o sea, quién será participante de la ejecución del plan de metas. Se pueden especificar diferentes grupos, como: todos los empleados de la organización, una unidad organizativa, área/función, función, grupo o empleados específicos.

 

Una vez definida la aplicabilidad, el sistema convertirá la aplicabilidad en empleados de la ejecución del plan de evaluación y, estos empleados, podrán tener asignadas metas generales o individuales. Si un empleado cambia de área, por ejemplo, y hay una ejecución de plan de metas con aplicabilidad a su nueva área, será asociado automáticamente a dicha ejecución del plan de metas.

 

 

 

Elaboración de las metas

La elaboración de las metas generales puede ser realizada por los miembros del grupo responsable por la planificación a través de la pestaña “Meta”. Sin embargo, en los casos en que sea necesario seguir un flujo con usuarios específicos para la elaboración de metas, el sistema permitirá la definición de una ruta responsable para la elaboración.

 

Al definir una ruta responsable y enviar la planificación para la próxima etapa, el sistema cambiará la situación de la ejecución del plan de metas para “Elaboración”, y los miembros de la ruta podrán realizar la definición de las metas a través de la tarea Elaboración del plan de meta.

 

 

 

Creación de metas

La creación de metas se puede realizar en varios momentos, tales como: en la planificación de metas (por el grupo responsable), en la elaboración (por los miembros de la ruta), en la preparación individual (por los responsables de la preparación) y en la ejecución del plan de metas, por el grupo responsable de la ejecución.

 

Para crear una meta, deberá llenar información como el título, descripción, plazo y responsable por la ejecución. Además de eso, se podrá informar la aplicabilidad de la meta, que define el grupo de empleados que recibirá esta meta como herencia. Esta aplicabilidad solo abarcará a los empleados en la ejecución del plan de metas (pestaña Empleado).

 

Otra posibilidad es la asociación de objetos de SoftExpert Suite relacionados con la meta, como, por ejemplo: indicadores o elementos de SoftExpert Desempeño, además de proyectos y actividades de SoftExpert Proyecto. Estas asociaciones permiten el seguimiento en tiempo real de aspectos relacionados con la meta y ayudarán en una posible evaluación de la meta posteriormente.

 

En ejecuciones de planes de metas marcados para permitir evaluación, se exhibirá el grupo “Evaluación” en los datos de la meta. En él se podrá definir información como: el peso de la meta en la evaluación y la escala de proficiencia para evaluar la meta (si se puede modificar). En los casos en que la ejecución permita la evaluación, sin embargo, una determinada meta no es aplicable para ser evaluada, se puede marcar la opción “No utilizar esta meta en la evaluación”.

 

 

Preparación individual de metas

Después de definir las metas generales, será posible realizar la preparación de metas individuales. Para eso, debe ser marcada la opción “Permitir la preparación de metas individuales”. Cuando se marque esta opción y se finalice la planificación o la elaboración de metas, el sistema cambiará la situación de la ejecución del plan de metas para la etapa "Preparación individual" y generará una tarea para el responsable de preparar a cada empleado, de modo que se establezcan metas individuales para el ciclo en cuestión.

 

De forma predeterminada, el responsable por la preparación individual de metas será el líder inmediato de cada empleado, que podrá ser modificado por el grupo responsable de la ejecución del plan de metas. En la tarea de preparación individual, el responsable tendrá una visión de las metas heredadas ya asignadas al empleado y podrá incluir nuevas metas individuales o colectivas, relacionadas con el empleado en cuestión.

 

En metas heredadas, el responsable por la preparación individual podrá cambiar el peso de metas marcadas para ser evaluadas.

 

 

 

Ejecución del plan de metas

Luego de planificar el plan de metas, donde se definieron las metas individuales y colectivas, será necesario iniciar la ejecución del plan de metas. Esta acción se puede realizar a través del menú Ejecución Ejecución del plan de metas o por la tarea Ejecución del plan de metas, siendo necesario pertenecer al grupo responsable por la ejecución.

 

Al iniciar la ejecución de un plan de metas proveniente de la planificación, el sistema permitirá habilitar las metas para que sean ejecutadas y monitoreadas por los empleados pertenecientes a la ejecución. Esta acción podrá ser realizada a través del botón “Habilitar ejecución de metas”.

 

A través del menú Ejecución del plan de metas también será posible la creación de nuevas ejecuciones de planes de metas, sin embargo, sin los recursos disponibles en la planificación, como elaboración y preparación individual. En este caso, la definición de las metas solo podrá ser realizada en la pestaña “Meta” por el grupo responsable por la ejecución.

 

 

Ejecución y acompañamiento de metas

Con la definición de las metas generales e individuales realizadas, las metas podrán ser habilitadas para ejecución. Si una meta tiene su aplicabilidad definida para todos en la organización o un área específica, los empleados que pertenecen al grupo verán esta meta como “heredada”, sin embargo, no podrán ejecutarla. La responsabilidad por ejecutar la meta será del usuario responsable definido en el momento de la creación de la meta.

 

Para ejecutar una meta o solo modificar alguna información como fecha de inicio o progreso, el responsable puede hacerlo a través de la tarea Ejecución de meta o por la pestaña “Meta” en el perfil del empleado. Las metas permanecerán en la tarea de ejecución de metas hasta que se ingrese una fecha de fin y el responsable confirme su finalización.

 

Los empleados que tienen metas heredadas y no son responsables de su ejecución podrán realizar un seguimiento del progreso de la meta a través de la tarea Acompañamiento de meta.

 

 

 

Evaluación de metas

Para realizar la evaluación de metas, se agregó una opción para evaluar “Metas” en la ejecución de plan de evaluación. Al marcar esta opción, el sistema permitirá seleccionar las ejecuciones del plan de metas que tengan las metas de los empleados pertenecientes a la ejecución del plan de evaluación.

 

Al igual que las competencias, las metas pueden ser evaluadas por el empleado, el líder, los pares y los liderados, sin embargo, será posible seleccionar cuál de los tipos de evaluadores del plan, de hecho, puede evaluar las metas del empleado evaluado. Por ejemplo, en un plan configurado para todos los tipos de evaluadores, se puede definir que solo el empleado y el líder evaluarán las metas.

 

Al generar las evaluaciones, el sistema buscará todas las metas relacionadas con el empleado en las ejecuciones de planes de metas relacionadas con el plan de evaluación. En la pantalla de datos de la evaluación, cuando exista una evaluación de competencias y metas, habrá un agrupador separando competencias y metas.

 

Al evaluar una meta, el evaluador tendrá información sobre el resultado y los objetos relacionados con ella, y la evaluará utilizando la escala definida en el plan de metas o en la meta, si es específica. El peso de la meta, definido en el momento de su creación, servirá para realizar el cálculo del nivel de la evaluación de metas y de la evaluación como un todo.

 

 

 

Resultado de desempeño con metas

Al habilitar la opción de evaluar las metas relacionadas con los empleados, será posible definir un peso para el resultado de la evaluación de metas cuando se realiza en conjunto con las competencias. Así, el resultado del nivel de la evaluación será el coeficiente entre el resultado de las competencias y de las metas, cada evaluación con su respectivo peso.

 

Por ejemplo:

En la ejecución de un plan de evaluación, se definió que el peso del resultado de las competencias es del 60% y el peso del resultado de las metas es del 40%. El mismo cálculo ya realizado para obtener el nivel en base a los niveles de proficiencia y peso de las competencias también se realizará con las metas (una descripción de cómo se realiza el cálculo se puede consultar en el manual de SoftExpert Competencia). En una evaluación donde el nivel de las competencias fue del 80% y el nivel de las metas fue del 90%, se realizará un cálculo en base al nivel y peso de cada ítem de la evaluación (competencia y meta).

 

En este caso, tendremos el nivel de competencia multiplicado por su peso (80 * 60), sumado al nivel obtenido de la meta multiplicado por su peso (90 * 40), siendo dividido por 100 (que es la suma de las ponderaciones), generando un resultado de nivel de desempeño de 84.

 

Ejemplo: (80 * 60) + (90 * 40) / 100 = 84

 

Así, el nivel de desempeño del empleado en este caso pasaría a ser del 84% considerando competencias y metas, y no del 80%, si solo se consideraran las competencias, como hasta ahora.

 

 

Consulta de metas

Las metas podrán ser consultadas a través del menú Consulta Meta de SoftExpert Competencia. Será posible consultar todas las metas relacionadas con las ejecuciones de planes de metas, generar reportes, analytics, filtrar por ejecuciones de planes de metas, metas específicas y objetos relacionados (indicadores, elementos, proyectos y actividades), además de mostrar información relacionada con la evaluación de la meta.

 

Esta consulta respetará los parámetros de seguridad de SoftExpert Administración.

 

 

Consulta de evaluación

En la consulta de evaluación, se agregó una nueva vista de “Meta” para permitir la visualización detallada de las metas evaluadas en evaluaciones de empleados. A partir de esta versión, será posible emitir reportes, analytics y aplicar filtros relacionados con la meta.

 

En el reporte de datos de la evaluación también se agregó información sobre las metas evaluadas.

 

 

Metas en el perfil del empleado

Las metas podrán ser acompañadas y ejecutadas por el perfil de cada empleado. Para eso, se agregó el botón “Meta” en la pantalla del perfil del empleado, que permitirá ver las metas relacionadas con el empleado mediante ejecución del plan de meta. Será posible seleccionar ejecuciones de planes de metas anteriores para el análisis de las metas ya realizadas.

 

 

Tiempo mínimo en la organización para la selección de los empleados

Será posible definir un tiempo mínimo en la organización para permitir la inclusión de un participante en un plan de evaluación o plan de metas. Con eso, al realizar la conversión de la aplicabilidad del plan en empleados participantes de la ejecución, solo se agregarán los empleados cuya data de admisión sea posterior al período informado en el momento de la creación del registro.

 

 

Versiones anteriores

Consulte también las mejoras realizadas en este componente en versiones anteriores: