Inscripción de usuarios externos como participantes de la capacitación

Usuarios externos pueden ser registrados en el sistema y requerir autenticación para acceder, sin embargo tienen acceso limitado a las funcionalidades. Para incluir a un usuario externo como participante de la capacitación, el responsable deberá seleccionar la opción "Usuario externo" en la selección de participantes de la capacitación.

Una vez inscrito, el usuario externo podrá acceder al contenido y responder las evaluaciones de la capacitación a través de los links contenidos en los e-mails que SE Suite enviará al e-mail informado en el registro del usuario externo. En futuras versiones, habrá la posibilidad de acceder a los portales de capacitación dirigidos a los usuarios externos, como ya es el caso de los usuarios internos, donde estos pueden autoinscribirse en capacitaciones, monitorear y hacer el seguimiento de la capacitación continuamente y visualizar capacitaciones que hayan sido realizadas.

Los reportes, consultas, filtros, Analytics, listados y pantallas se han adaptado para que sea posible obtener información y estratificar datos tanto de usuarios internos como de usuarios externos.

 

 

La nomenclatura de la consulta ha sido modificada de "Capacitación del empleado" para "Participación en capacitación"

Con el nuevo recurso de permitir inscribir usuarios externos en capacitaciones, la consulta de "Capacitación del empleado" fue renombrada para "Participación en capacitación" y dejó el grupo "Empleado" de manera que permita la visualización de las capacitaciones realizadas por usuarios externos.

Además de eso, se agregaron nuevos grupos de filtro, como "Participante" y "Usuario externo", los cuales permiten filtrar participantes por tipo, nota, frecuencia y situación, por ejemplo.

 

 

Contenido del tipo "encuesta"

A partir de esta versión será posible utilizar una encuesta de modo test como contenido de la capacitación. Con este recurso, será posible, por ejemplo, aplicar un test al final de cada sección del contenido de la capacitación. Al agregar un contenido del tipo encuesta, será posible informar un modelo de encuesta de modo test, la nota mínima para ser considerada aprobada en el contenido, además de la posibilidad de definir un número de intentos para la realización del test.

Además de estas opciones, será posible definir si el contenido será bloqueador para el resto del contenido de la capacitación. Al marcar esta opción, el usuario solo podrá ir al siguiente contenido si es aprobado en el test del contenido del tipo encuesta. También será posible definir que sean visualizados los otros contenidos de la capacitación mientras que el usuario realiza el test, de lo contrario los demás contenidos de la capacitación quedarán bloqueados durante la respuesta del test.

Si el participante no alcanza la nota mínima después del número de intentos definidos, puede ser configurado que la encuesta sea reiniciada automáticamente y este pueda realizar el test nuevamente. Si esta opción no ha sido marcada, cuando el participante no alcance la nota mínima en el test, será enviado un e-mail para el instructor o el grupo de control de la capacitación para que sea tomada una acción en el contenido de este participante: si se reiniciará la encuesta en cuestión o si el contenido como un todo será invalidado.

 

 

Bloquear contenidos posteriores hasta que se finalice el contenido actual

A partir de ahora será posible definir si el contenido será bloqueador para el resto del contenido de la capacitación. Al marcar la opción "Bloquear contenidos posteriores hasta que se finalice el contenido actual", el usuario solo podrá acceder al contenido posterior si finaliza el contenido actual. En el caso de contenidos del tipo encuesta, solo podrá pasar al siguiente si es aprobado en el test.

 

 

Nota de la capacitación a partir del resultado de los contenidos del tipo "encuesta"

Con el nuevo recurso del contenido del tipo encuesta, será posible obtener la nota para aprobación en la capacitación a partir de los tests realizados durante la ejecución del contenido de la capacitación. Para eso, será necesario marcar en el contenido del tipo encuesta que este será utilizado en la definición de la nota de la capacitación. Al marcar esta opción, será necesario informar un peso para el resultado de este contenido en la nota final, si hay más de una encuesta utilizada como nota.

Posteriormente, será necesario configurar la evaluación de capacitación para utilizar como resultado la nota obtenida a través de los contenidos del tipo encuesta. Con eso, al finalizar el acceso al contenido de la capacitación y responder las encuestas, el sistema definirá la nota de la capacitación basada en la nota obtenida en el contenido del tipo encuesta. Si hay más de un contenido definido para ser utilizado como resultado, el resultado será la suma de las notas de estos contenidos multiplicados por sus pesos, y luego dividido por la suma de los pesos.

 

 

Habilitar encuesta para participantes con contenido no válido

A partir de ahora, participantes que tengan su contenido finalizado por el plazo y que no alcanzaron el porcentaje mínimo de contenidos necesarios para la finalización o no visualizaron todos los contenidos requeridos, tendrán su situación de acceso al contenido invalidada.

Con ese cambio, los participantes que tengan su contenido invalidado tendrán también sus evaluaciones finalizadas como incompletas y nota cero, a menos que sea parametrizado en las configuraciones de la evaluación de la capacitación la opción de "Habilitar para participante con contenido no válido". En este caso, incluso con el contenido invalidado, el participante podrá responder las evaluaciones de la capacitación, de lo contrario, como recibirá nota cero en las evaluaciones, será considerado reprobado en la capacitación.

El responsable por la capacitación también podrá invalidar el acceso al contenido del participante manualmente a través del botón "Invalidar" en la sección "E-learning" de la capacitación.

 

 

Habilitar evaluaciones para participante sin frecuencia

Se agregó el parámetro en la configuración de la evaluación de la capacitación para permitir habilitar las evaluaciones de la capacitación a los participantes que no asistieron a la capacitación. Son considerados participantes que no asistieron a la capacitación aquellos en los que la frecuencia de la capacitación sea 0%, independientemente de que la capacitación tenga evaluación por frecuencia.

Si la opción "Habilitar si el participante no asiste a la capacitación" está marcada, y hay automatización del flujo de la capacitación, el sistema habilitará las evaluaciones del participante aunque este no haya asistido a la capacitación. De lo contrario, el sistema alertará de que hay participantes que no han asistido a la capacitación y que tendrán sus evaluaciones finalizadas como incompletas y con nota cero.

 

 

Permitir invalidar evaluaciones de capacitación del participante

A partir de esta versión será posible invalidar evaluaciones de capacitación de participantes de la capacitación. Hasta entonces, si por algún motivo, era requerido finalizar o invalidar manualmente la evaluación de un participante, solo era posible realizar esta acción a través de la ejecución de la encuesta en SoftExpert Encuesta. Con este recurso, el responsable por la ejecución de la capacitación podrá invalidar una determinada evaluación de los participantes llenando un motivo para la finalización. Al realizar esta acción, la evaluación será finalizada como incompleta y nota cero, permitiendo que la capacitación pueda seguir su flujo.

 

 

Ejecutar la tarea de capacitación vencida con justificación

Se agregó una nueva opción para ejecutar tareas de capacitaciones con validez vencida por justificación. Hasta entonces solo era posible ejecutar la tarea creando o asociando capacitaciones del curso para los participantes de la capacitación vencida. Con esta opción, será posible eliminar la tarea llenando una justificación para los participantes que no necesitan de una nueva capacitación para revalidar la vencida.

 

 

Mapeo del objeto (documento) en aplicabilidad del e-learning

En documentos que necesitan de capacitación, la definición de los usuarios que necesitan ser capacitados será hecha en la seguridad del documento o de la categoría. Posteriormente, el documento es definido como objeto de un curso en SoftExpert Capacitación, y este curso puede estar disponible para autocapacitación. Para no tener que replicar la misma configuración de la aplicabilidad de capacitación del documento en el curso, fue agregada la opción de "Mapeo del objeto" en la aplicabilidad del e-learning.

Con eso, cuando el curso tenga un objeto (documento) relacionado y este documento tenga una revisión que requiere capacitación, al agregar el ítem "Mapeo del objeto" en la aplicabilidad del e-learning, todos los usuarios que necesitan de capacitación en el documento irán a visualizar el curso en el card de "cursos disponibles", y tendrán la indicación de necesidad de capacitación si aún no han recibido capacitación en la revisión del documento abierto.

 

 

Considerar autocapacitación como capacitación impartida

A partir de esta versión es posible configurar si las autocapacitaciones serán consideradas como capacitaciones impartidas por los instructores utilizados en capacitaciones generadas a partir del e-learning. Para eso, fue agregada la opción "Considerar autocapacitación como capacitación impartida" en los parámetros generales de SoftExpert Capacitación.

Al marcar esta opción, las autocapacitaciones serán listadas en la consulta de capacitación impartida, en el perfil del empleado (capacitación impartida e historial), además de permitir la generación del certificado para el instructor.

 

 

Versiones anteriores

Consulte también las mejoras realizadas en este componente en versiones anteriores: