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Marca de agua en archivos electrónicos en revisión vía workflow

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Si desea aplicar la marca de agua en archivos electrónicos que están siendo revisados vía workflow, primero, realice todos los pasos y configuraciones descritas en la sección Marca de agua en archivos electrónicos.

 

Hecho eso, serán necesarias algunas configuraciones adicionales en SE Proceso:

 

Defina la marca de agua que será aplicada en la situación de la actividad de revisión por workflow

Para realizar esta configuración, su usuario debe tener una licencia del tipo "Manager", y acceso al menú descrito a continuación. Realice los siguientes pasos:

1.Acceda al componente SE Proceso, menú Registro Automatización Situación (PM044).

 

2.Ubique y seleccione en la lista de registros, la situación a la que desea aplicar una marca de agua.

 

3.Accione el botón de la barra de herramientas.

 

4.En la pantalla que se abrirá, asegúrese de que en la pestaña General, los campos estén llenados de la siguiente forma:

▪Componente: Documento

▪Objeto: Documento

▪Operación: Revisión

 

5.Enseguida, acceda a la pestaña Control y ubique la opción Situación de la marca de agua.

 

6.En el campo presentado en la columna "Habilitar", seleccione la situación del documento cuyas configuraciones de marca de agua serán válidas para la actividad en cuestión.

 

7.Guarde el registro.

 

Repita los pasos anteriores para configurar todas las situaciones que estarán relacionadas con las actividades del proceso de revisión utilizado en los documentos a los que desea aplicar una marca de agua.

 

▪Por ejemplo: Al seleccionar la opción "Revisión en elaboración", cuando se está ejecutando la actividad con la situación asociada en cuestión, al imprimir el archivo electrónico, será presentada la marca de agua configurada en la sección "Revisión en elaboración" de la configuración de marca de agua asociada a la categoría del documento que se está revisando.

▪Si es necesario, incluir y configurar una nueva situación, accione el botón "Incluir" de la barra de herramientas de la pantalla principal. En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y nombre para la situación. En la pestaña General, seleccione: el componente, el objeto y la operación como se indicó en el paso 4. En la pestaña Control, marque las operaciones que estarán habilitadas mientras se encuentra en ejecución la actividad a la que se relacionará la situación. Realice las configuraciones a partir del paso 4.

▪Consulte la descripción detallada de cómo incluir y configurar una situación en la sección Registro Automatización Situación Registrar situación de la ayuda (help de contexto) de SE Proceso.

 

Asocie la situación con marca de agua definida a la actividad del proceso de revisión

Para realizar las operaciones descritas a continuación, note que:

▪Si su usuario tiene una licencia "Manager", para realizar las configuraciones, este debe tener acceso al menú Registro Proceso (PM022).

▪Para editar un proceso y su diagrama de flujo, su usuario debe tener el control "Editar" permitido en la seguridad del proceso. Esta seguridad puede ser definida y heredada del tipo o personalizada por medio de la opción "Seguridad" de la pantalla de datos del proceso.

▪Si en el tipo del proceso seleccionado, fue configurado el control de revisión "ISO900" o "Workflow", será necesario crear una revisión para realizar la edición.

▪Si el proceso seleccionado tiene control de revisión del tipo "Simplificado", será necesario habilitar la edición para poder realizarla.

 

Para editar el proceso, realice los siguientes pasos:

1.En la lista de registros del menú Registro Proceso (PM022), ubique y seleccione el proceso utilizado para controlar la revisión de los documentos a los que desea aplicar la marca de agua.

 

2.Accione el botón de la barra de herramientas.

 

3.En el diagrama de flujo, seleccione la actividad del proceso de revisión, que cuando esté en ejecución, debe presentar una marca de agua en el archivo electrónico del documento.

 

4.Haga clic en la opción Datos de la barra de herramientas.

 

5.Acceda a la opción Configuraciones Revisión.

 

6.En el campo Situación de la revisión verifique si la situación que contiene la situación de marca de agua deseada, está seleccionada. En caso contrario, utilice los otros botones junto al campo para seleccionar la situación deseada e incluir una nueva situación y asociarla con la actividad.

 

7.Guarde el registro.

 

Repita los pasos anteriores para verificar todas las actividades en las que debe mostrarse la marca de agua en los archivos, durante su ejecución. Las ediciones en el diagrama de flujo serán presentadas después de liberar la versión o finalizar la revisión del proceso.

 

Si es necesario, incluir y configurar un nuevo proceso, consulte la descripción detallada de cómo realizar esta operación en la sección Registro Proceso Registrar nuevo proceso de la ayuda (help de contexto) de SE Proceso.

 

Imprima el archivo electrónico con la marca de agua configurada

Cuando se crea el documento o se está revisando y la actividad con la situación configurada con una marca de agua está en ejecución, al abrir el archivo electrónico a través de los visualizadores DocView o ExcelView, la marca de agua no se mostrará durante la visualización. Solo será presentada en la versión impresa del archivo.