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Utilizar docvariables en archivos electrónicos

Vea a continuación un paso a paso detallado de cómo realizar la configuración del recurso de docvariable, para que estas se presenten correctamente en su archivo electrónico:

Parametrice los visualizadores compatibles con el recurso de docvariable

Para realizar esta configuración, su usuario debe tener una licencia del tipo "Manager" y acceso al menú descrito a continuación:

1.Acceda al componente SE Documento, menú Configuración Parámetros generales (DC035).

2.En el panel lateral, haga clic en la opción Aplicación.

3.En las opciones que serán presentadas, marque los siguientes visualizadores, de la sección Office:

▪DocView: solo para archivos .doc y .docx;

▪ExcelView : solo para archivos .xls y .xlsx;

▪LibreOffice: solo para archivos .odt.

Verifique el nombre del metadato que será utilizado como docvariable

Antes de incluir la docvariable en el archivo deseado es necesario verificar si el metadato está configurado correctamente en el sistema y cuál es su nombre. Para que este recurso se aplique correctamente, la docvariable y el nombre del metadato deben ser iguales. Para realizar esta configuración, su usuario debe tener una licencia del tipo "Manager", y acceso al menú descrito a continuación.

Para eso, en el componente SE Documento, acceda al menú Configuración Exportación de metadatos (DC052). En la lista de registros, se presenta la configuración de exportación de metadatos "Default metadata" (ya preconfigurada por el sistema), además de las otras configuraciones de metadatos existentes.

Para verificar si el metadato deseado está contenido en una configuración, realice los siguientes pasos:

1.Ubique y seleccione en la lista de registros, la configuración deseada.

2.Accione el botón de la barra de herramientas.

3.Verifique si en la lista de la pestaña General es presentado el metadato que desea. A través de las columnas, es posible identificar el nombre del metadato, su tipo (si es una propiedad del documento, un dato de la revisión, etc.), el ítem al que se refiere (título del documento, de la revisión, etc.) y su formato, si hay algún (por ejemplo: si el metadato se refiere al consenso de una revisión, su formato podrá ser el nombre del usuario que ejecutó esa operación). Por ejemplo: si el registro listado es: DOC | Propiedad del objeto | Identificador | - : se puede entender que el metadato DOC se refiere al identificador del documento.

Si el metadato deseado no está contenido en la configuración de exportación de metadato que se utilizará, realice los siguientes pasos:

1.Haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral de la pestaña General, en la pantalla de datos de la exportación de metadatos.

2.En la pantalla que se abrirá, informe un nombre para el metadato, seleccione su tipo, el ítem que se utilizará como metadato y defina su formato, si es necesario. Consulte la descripción detallada de cada campo y opción disponible en la sección Incluir metadatos.

3.Una vez hecho eso, guarde el registro.

Asocie la configuración de metadato con la categoría

Para que las docvariables sean debidamente llenadas en los archivos electrónicos de los documentos, es necesario que la configuración de la exportación de los metadatos esté asociada a la categoría que clasificará estos documentos.

Para realizar esta configuración, su usuario debe tener una licencia del tipo "Manager", acceso al menú descrito a continuación y el control "Editar" permitido en la categoría. Si es una subcategoría, será necesario tener el control "Listar" permitido en la categoría superior.

Realice los siguientes pasos:

1.En SE Documento, acceda al menú Configuración Categoría (DC043).

2.En la jerarquía de categoría, ubique y seleccione la categoría deseada.

3.Accione el botón de la barra de herramientas lateral.

4.En la pestaña Detalles de la pantalla de datos que se abrirá, acceda a la sección Archivo electrónico General.

5.Asegúrese de que la opción Exportación de metadatos esté marcada y que en el campo Configuración, esté seleccionada la configuración que contiene los metadatos deseados. Si no es así, utilice los demás botones al lado del campo para seleccionar la configuración deseada e incluir una nueva configuración y asociarla a la categoría.

Configure las docvariables en el archivo electrónico y cree el documento al que se asociará (o viceversa)

Para realizar las operaciones descritas a continuación, note que:

▪Si su usuario tiene una licencia "Manager", para realizar las configuraciones, este debe tener acceso al menú Registro Documento (DC003).

▪Si su usuario tiene una licencia "Staff", será necesario tener acceso al menú "Ejecución Indexación".

▪Para incluir un documento, su usuario debe tener el control "Incluir" permitido en la seguridad de la categoría que lo clasifica. Esta definición es realizada en la sección "Seguridad Documento", de la pestaña Detalles de la pantalla de datos de la categoría.

▪Para editar un documento y su archivo electrónico, su usuario debe tener el control "Editar" permitido en la seguridad del documento. Esta seguridad puede ser definida y heredada de la categoría o personalizada por medio de la opción "Seguridad" de la pantalla de datos del documento.

▪Si el documento que será incluido no tiene control de revisión o indexación (es decir si es incluido ya homologado), se recomienda configurar primero la docvariable en el archivo, luego crear el documento y después asociar el archivo electrónico. Si el documento tiene control de revisión o indexación, se puede realizar el procedimiento citado o crear el documento primero, asociar el archivo electrónico y realizar la inserción de docvariables por SE Suite.

Para crear el documento, realice los siguientes pasos:

1.En la pantalla donde será creado el documento, accione la flecha ubicada al lado del botón de la barra de herramientas y seleccione la opción deseada:

▪Incluir nuevo documento: En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un título para el documento y llene el resto de la información requerida. Consulte la descripción detallada de cómo realizar esta operación en la sección Registro Documento Incluir nuevo documento de la ayuda (help de contexto) de SE Documento.

▪Crear documento utilizando asistente: En el asistente de creación que se abrirá, haga clic en la opción Documento en blanco. Hecho eso, llene los campos requeridos de las etapas que serán presentadas. Consulte la descripción detallada de cómo realizar esta operación en la sección Registro Documento Crear documento utilizando asistente - Documento en blanco de la ayuda (help de contexto) de SE Documento.

▪Incluir documento a partir de archivo: Utilice esta opción solo si el archivo electrónico ya tiene las docvariables insertadas en él. En la pantalla que se abrirá, incluya el archivo electrónico, defina si el archivo electrónico será asociado a un solo documento (si hay más de un archivo) y seleccione en la jerarquía la categoría que clasificará el documento. Hecho eso, haga clic en Finalizar. Consulte la descripción detallada de cómo realizar esta operación en la sección Registro Documento Incluir documento a partir de archivo de la ayuda (help de contexto) de SE Documento.

2.Después de guardar el registro por primera vez o finalizar su creación por el asistente, en la pantalla de datos del documento, haga clic en la opción Archivo electrónico de la barra de herramientas.

3.Incluya el archivo electrónico de una de las siguientes maneras:

▪En la barra de herramientas lateral de la pestaña/sección Archivo electrónico, accione el botón .

▪Arrastre los archivos electrónicos deseados para la lista de registros de la pestaña/sección Archivo electrónico.

La edición del archivo electrónico y por consiguiente, la inserción de las docvariables, se puede realizar por medio de los siguientes menús/pantallas:

Para esta operación, realice los siguientes pasos:

1.En la lista de registros de la pantalla donde será realizada la edición, ubique y seleccione el archivo electrónico deseado.

2.Enseguida, accione el botón de la barra de herramientas. En este momento se abrirá el archivo electrónico, por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, según su extensión. La forma como la pantalla se abrirá, dependerá también si es el primer acceso al archivo electrónico o no. Es importante tener en cuenta que si la integración por Google Drive o por One Drive está habilitada, el recurso de docvariable no funcionará correctamente.

3.Defina el lugar del archivo donde la docvariable será insertada y realice su inserción. Es importante resaltar que la docvariable debe ser el nombre del metadato configurado y asociado a la categoría del documento.

Visualice el archivo electrónico con las docvariables configuradas

Si las docvariables se están insertando en el archivo electrónico por medio de SE Suite (luego de asociarlo al documento), en el momento en que ellas se inserten, su valor será presentado.

Si las docvariables fueron insertadas en el archivo electrónico antes de la asociación de este al documento es posible visualizar si ellas fueron llenadas correctamente, por medio del botón Visualizar archivo electrónico, presente en las pantallas principales de diversos menús de SE Documento, así como, de la sección Archivo electrónico de los datos del documento.