Este recurso permite hacer el seguimiento del proceso de archivo de la versión en papel del documento en el componente SE Archivo Físico. Si el usuario conectado tiene el control Archivar permitido y es responsable por el archivo en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría, podrá realizar el archivo en una determinada etapa o la transferencia de repositorio del documento, por medio de esta sección.

Vea a continuación cómo gestionar un archivo físico:

1.Acceda al menú Registro Documento.

2.Enseguida, ubique y seleccione el registro en la lista de registros y haga clic en el botón de la barra de herramientas.

3.En la pantalla de datos del documento, en la parte superior, haga clic en la opción "Archivo físico". Las siguientes secciones estarán disponibles:

Corriente

En esta sección se presentará la información referente al archivo corriente, si esta etapa ha sido definida en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento.

Campo
Guía de transferencia	Presenta el identificador de la guía de transferencia. Accione el botón para visualizar la pantalla de datos de la guía de transferencia.
Archivo	Presenta la fecha en la cual el archivo fue ejecutado.
Plazo de retención	Presenta la fecha hasta la cual el documento permanecerá archivado en la etapa. Accione el botón al lado de este campo, para visualizar la pantalla de datos de la tabla de temporalidad (SE Archivo Físico) aplicada al documento.
Archivado por	Presenta el nombre del usuario que ejecutó el archivado.
Área	Presenta el área del usuario que ejecutó el archivado.
Ruta	Presenta la ruta del repositorio en el cual el documento (físico) fue archivado: ▪Si el archivo aún no fue realizado, es posible archivar el documento por medio del botón presente al lado del campo. En la pantalla que se abrirá, defina el repositorio en el cual el documento será archivado. Al seleccionar el repositorio para archivo, el sistema realizará la emisión y recepción de la guía de transferencia automáticamente. El sistema emitirá un alerta informando que al archivar el documento no será posible retornarlo a la etapa anterior y si desea confirmar la operación. Confirme para archivar el documento. ▪Si el documento ya fue archivado, al accionar el botón presente al lado del campo, será posible modificar el repositorio en el cual él está almacenado. En la pantalla que se abrirá, defina el nuevo repositorio en el cual el documento deberá ser archivado. Consulte la sección Archivo corriente, de la documentación específica del componente SE Archivo físico, para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación. No será posible archivar documentos que estén prestados o en trámite.

Intermedio

En esta sección se presentará la información referente al archivo intermedio del documento, si esta etapa ha sido definida en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría.

Campo
Guía de transferencia	Presenta el identificador de la guía de transferencia. Accione el botón para visualizar la pantalla de datos de la guía de transferencia.
Archivo	Presenta la fecha en la cual el archivo fue ejecutado.
Plazo de retención	Presenta la fecha hasta la cual el documento permanecerá archivado en la etapa. Accione el botón al lado de este campo, para visualizar la pantalla de datos de la tabla de temporalidad (SE Archivo Físico) aplicada al documento.
Archivado por	Presenta el nombre del usuario que ejecutó el archivado.
Área	Presenta el área del usuario que ejecutó el archivado.
Ruta	Presenta la ruta del repositorio en el cual el documento (físico) fue archivado: ▪Si el archivo aún no fue realizado, es posible archivar el documento por medio del botón presente al lado del campo. En la pantalla que se abrirá, defina el repositorio en el cual el documento será archivado. Al seleccionar el repositorio para archivo, el sistema realizará la emisión y recepción de la guía de transferencia automáticamente. El sistema emitirá un alerta informando que al archivar el documento no será posible retornarlo a la etapa anterior y si desea confirmar la operación. Confirme para archivar el documento. ▪Si el documento ya fue archivado, al accionar el botón presente al lado del campo, será posible modificar el repositorio en el cual él está almacenado. En la pantalla que se abrirá, defina el nuevo repositorio en el cual el documento deberá ser archivado. Consulte la sección Archivo intermedio, de la documentación específica del componente SE Archivo físico, para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación. No será posible archivar documentos que estén prestados o en trámite.

Grabación en dispositivo multimedia

Esta sección presenta la información referente al registro de la grabación del documento en dispositivo multimedia, si esta etapa ha sido definida en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría.

Campo
Guía de transferencia	Presenta el identificador de la guía de transferencia. Accione el botón para visualizar la pantalla de datos de la guía de transferencia.
Grabado	Presenta la fecha en la cual la grabación fue registrada.
Grabado por	Presenta el nombre del usuario que ejecutó el registro de grabación.
Tipos de dispositivo multimedia	Presenta el tipo del dispositivo multimedia en el cual fue grabado el documento.
Posición	Presenta la posición del documento en el dispositivo multimedia en el cual él fue grabado.
Dispositivo multimedia	Presenta el dispositivo multimedia en el cual fue grabado el documento. Accione el botón al lado de este campo, para visualizar la pantalla de datos del dispositivo multimedia.

Destino final

Esta sección presenta la información referente a la disposición final del documento, si esta etapa ha sido definida en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento.

Campo
Guía de transferencia	Presenta el identificador de la guía de transferencia. Accione el botón para visualizar la pantalla de datos de la guía de transferencia.
Archivo	Presenta la fecha en la cual la disposición final del documento fue realizada.
Plazo de retención	Presenta la fecha hasta la cual el documento permanecerá archivado en la etapa. Accione el botón al lado de este campo, para visualizar la pantalla de datos de la tabla de temporalidad (SE Archivo Físico) aplicada al documento.
Archivado por	Presenta el nombre del usuario que realizó la disposición final del documento.
Área	Presenta el área del usuario que realizó la disposición final del documento.
Archivo externo	Este campo solo será presentado si el destino final configurado en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento es Guardar en lugar permanente Enviar para archivo externo. En este caso, presenta los datos del archivo externo al cual el documento fue destinado.
Ruta	Este campo solo será válido si el destino final configurado en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento es Guardar en lugar permanente Asociar nuevo repositorio. En este caso, presenta la ruta del repositorio a la cual fue destinado el documento: ▪Si el archivo aún no fue realizado, es posible archivar el documento por medio del botón presente al lado del campo. En la pantalla que se abrirá, defina el repositorio en el cual el documento será archivado. Al seleccionar el repositorio para archivo, el sistema realizará la emisión y recepción de la guía de transferencia automáticamente. El sistema emitirá un alerta informando que al archivar el documento no será posible retornarlo a la etapa anterior y si desea confirmar la operación. Confirme para archivar el documento. ▪Si el documento ya fue archivado, al accionar el botón presente al lado del campo, será posible modificar el repositorio en el cual él está almacenado. En la pantalla que se abrirá, defina el nuevo repositorio en el cual el documento deberá ser archivado. Consulte la sección Destino final, de la documentación específica del componente SE Archivo físico, para obtener más detalles sobre las opciones disponibles para el destino final de documentos.

Registro de servicio

En esta sección son presentadas todas las solicitudes y todos los registros de servicios relacionados con el archivo físico del documento. Accione el botón de la barra de herramientas lateral para visualizar la pantalla de datos del registro. Consulte las secciones Solicitud o Ejecución, de la documentación específica del componente SE Archivo físico, para obtener más detalles sobre solicitudes y registros de servicios referentes a archivos físicos.

4.Guarde el registro después de los cambios.

Gestionar archivo físico de documento