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Después de guardar el proceso por primera vez, las demás secciones de los datos generales del proceso serán desbloqueadas, para que así se puedan efectuar esas configuraciones:
En esta sección será posible editar los siguientes campos:
Identificador: Muestra un número o sigla que será utilizado para identificar el proceso. Si prefiere, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar un identificador automático. No olvide que si en el tipo de este proceso fue configurada la utilización de máscara de identificación, al generar el identificador automático, será mostrada la respectiva máscara.
Nota: El identificador generado por medio de la máscara solamente podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar identificador" está marcada en la pantalla de datos del tipo del proceso.
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Nombre: Presenta el nombre del proceso, permitiendo la modificación para un nuevo nombre.
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Tipo de proceso: Accione el botón  para modificar el tipo del proceso.
Nota: Al modificar el tipo del proceso, los atributos del proceso también serán modificados.
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Responsable: Informe el usuario que será responsable por el proceso y que siempre tendrá acceso al mismo. Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el usuario que está efectuando el registro del proceso, sin embargo, si es necesario, el responsable podrá ser modificado.
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Unidad de negocio: Seleccione, en este campo, la unidad de negocio del proceso en cuestión. Este campo permite consultar los procesos por unidad de negocio y área, a través de la configuración y el uso de navegadores dinámicos.
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Área del proceso: Seleccione el área del proceso. Recuerde que en este campo solo serán exhibidas las áreas que pertenecen a la unidad de negocio seleccionada anteriormente.
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Evaluación del proceso: Esta sección solo será presentada si hay algún Método de evaluación definido en los parámetros generales.
Notas: Los detalles de cómo realizar la evaluación del proceso están descritos en la sección Evaluar proceso.
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Utilice esta sección para informar o modificar la descripción del proceso. Si el proceso está configurado con la automatización para el componente SE Workflow, SE Incidente o SE Problema, entonces, la descripción del proceso será presentada durante la ejecución de la instancia, en el primer ítem del panel de navegación, juntamente con la descripción de la actividad en ejecución y los documentos del proceso de actividad.
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En esta sección informe o modifique, en el campo Duración fija, el tiempo estimado para duración del proceso. Este tiempo puede darse en: Hora(s)/Minuto(s), Día(s), Semana(s) o Mes(es).
Duración variable (SLA): Marque este campo para definir una duración variable para el proceso en cuestión.
Nota: Consulte la sección Duración variable (SLA) para obtener detalles de cómo configurar la duración variable del proceso.
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Utilizar calendario del proceso: Si se marca este campo, indica que el calendario definido como estándar por medio del componente SE Administración, será utilizado para calcular el cronograma del proceso en cuestión. De lo contrario, en el campo Calendario, seleccione el calendario que será utilizado para calcular el cronograma del proceso en cuestión.
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En esta sección podrá ser habilitada y configurada la automatización del proceso en cuestión. Para eso, marque la opción Habilitar automatización para que el proceso en cuestión pueda ser utilizado en otros componentes. Enseguida, seleccione el Componente, Objeto y la Operación que será realizada por medio del proceso en cuestión.
Componente
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Objeto
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Operación
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Descripción
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APQP/PPAP
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APQP/PPQP
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de APQP/PPAP.
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Activo
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Activo
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de activo.
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Base de conocimiento
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Artículo
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en una base de conocimiento.
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Desempeño
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Scorecard
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de scorecard.
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Documento
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Documento
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión de documentos en una categoría (SE Documento).
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Documento
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Documento
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Aprobación
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de aprobación de indexación de documentos en una categoría (SE Documento).
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Documento
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Lote de captura
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Verificación
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de verificación de lotes de captura de documentos en los datos de la configuración de captura (SE Captura).
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FMEA
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FMEA
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de FMEA.
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Formulario
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Formulario
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en una tabla de formulario.
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Incidente
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Incidente
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Ciclo de vida
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Esta configuración permite automatizar el ciclo de vida de incidentes del componente SE Incidente.
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Insumo
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Insumo
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de insumo.
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PDM
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Ítem
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de ítem.
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Problema
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Problema
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Ciclo de vida
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Esta configuración permite automatizar el ciclo de vida de incidentes del componente SE Problema.
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Proceso
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Proceso
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de proceso.
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Encuesta
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Encuesta
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de encuesta.
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Requisito
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Requisito
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión de requisitos en un tipo de requisito.
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Requisito
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Mapeo de requisito
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión de mapeos en un tipo de requisito.
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Residuo
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Residuo
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de residuo.
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Riesgo
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Plan
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Revisión
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Esta configuración permite seleccionar el proceso como método de revisión en un tipo de plan.
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Workflow
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Workflow
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Instancia
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Esta configuración permite automatizar la ejecución de instancias en el componente SE Workflow.
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Deshabilitar inicialización manual: Esta opción solo estará disponible para la automatización del componente SE Workflow, SE Incidente o SE Problema. Seleccione esta opción para que el proceso en cuestión no puede ser inicializada manualmente, es decir, el proceso solo se puede inicializar como un subproceso de otro proceso, o a través de un programa.
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Solicitar validación de contraseña al ejecutar actividad: Marque esta opción para que la validación de contraseña sea solicitada al ejecutar las actividades del proceso en cuestión. También debe estar marcada la opción 'Solicitar validación de contraseña al ejecutar tarea' en el menú Autenticación del componente Configuración.
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Restricciones en smartphones: Esta opción solo estará disponible para la automatización del componente SE Workflow, SE Incidente o SE Problema. Deje este campo en blanco para que no se aplique ninguna restricción de inicialización o ejecución de actividades del proceso en smartphones, de lo contrario, seleccione una de las opciones de restricción:
▪Restringir inicialización: El workflow, incidente o problema, que utiliza el proceso en cuestión, no podrá ser inicializado cuando se accede al sistema desde un smartphone. ▪Restringir ejecución de actividades: Las actividades del workflow, incidente o problema, que utiliza el proceso en cuestión, no podrán ser ejecutadas cuando se accede al sistema desde un smartphone. ▪Restringir inicialización y ejecución de actividades: El workflow, incidente o problema, que utiliza el proceso en cuestión, no podrá ser inicializado o tener sus actividades ejecutadas cuando se accede al sistema desde un smartphone. |
Inicialización por la aplicación offline: Marque la configuración Habilitar inicialización por la aplicación offline para permitir que el proceso esté disponible en la aplicación mobile de SE Suite para su uso sin conexión.
Luego seleccione un Formulario de inicialización (Formulario adaptativo). Dicho formulario debe tener habilitada la configuración "Habilitar formulario para uso en la aplicación offline" en SE Formulario.
Conozca en detalle la ubicación de la configuración que habilita el llenado offline del formulario adaptativo. Consulte el paso H del tema Editor de formulario adaptativo, del manual del componente SE Formulario.
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▪No será posible modificar la automatización del proceso si ya ha sido instanciado. ▪No es posible utilizar el mismo proceso en más de una operación de automatización. |
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En esta sección son listados todos los atributos que fueron asociados al tipo de proceso por medio del menú "Configuración  Clasificación Tipo de proceso". Por lo tanto, aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. Para eso, es solo informarlos en la propia lista de atributos.
Recuerde que la forma de asociación del valor varía de acuerdo con las configuraciones establecidas al momento del registro del atributo.
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En esta sección deben ser asociados los costos obtenidos en la ejecución del proceso en cuestión (sin considerar los gastos de los recursos utilizados). Vea más detalles en las siguientes opciones:
Proceso corriente: Marque este campo para visualizar y/o incluir los costos en el proceso en cuestión. A continuación, serán detallados los pasos de inclusión de un costo en el proceso.
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Actividades del proceso: Marque este campo para visualizar los costos asociados a las actividades del proceso en cuestión.
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Todos los niveles inferiores: Marque este campo para visualizar los costos de todos los niveles del proceso (subprocesos y sus respectivas actividades, además de las actividades del proceso en cuestión).
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1.
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Para incluir un costo en el proceso en cuestión, primero marque la opción Proceso corriente, ubicado en la parte superior de la sección Costo. En este momento, los botones de esa sección serán habilitados.
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2.
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Accione el botón  y llene los siguientes campos de la pantalla que será presentada:
Costo: Seleccione el costo que tendrá el proceso. Accione los botones al lado de este campo para registrar un nuevo costo, visualizar los datos del costo seleccionado o limpiar el campo. Estarán disponibles para la selección todos los costos presentados en el menú "Registro Costo".
Cantidad: Informe la cantidad total de ese costo en el proceso.
Valor unitario: Informe el valor unitario del costo.
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3.
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Guarde los datos del costo.
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Para las actividades, decisiones y subprocesos de este proceso, la inclusión de costos solo será permitida a través de los datos de cada actividad/decisión o subproceso. Por este motivo, al incluir un costo de una actividad/decisión/subproceso, él también será agregado a los costos del proceso. Con eso, la lista de costos del proceso es una suma de todos los costos (cantidad y valor) utilizados en actividades/decisiones/subprocesos que componen este proceso.
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En esta sección son asociadas todas la entradas y salidas del proceso en cuestión. Vea cómo incluir materiales o información en cada subsección:
Las entradas de los procesos pueden ser materiales, equipos y otros bienes tangibles, pero también puede ser información y conocimiento. Para registrar las entradas, accione el botón de la respectiva sección, opte por una de las opciones (Información o Material) y llene los siguientes campos:
Información / Material: Seleccione la información/material que ingresa en el proceso. Utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Tipo de proveedor: Informe si el proveedor de la información/material es un área o una entidad externa.
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Proveedor: Seleccione el nombre del proveedor de la información/material de acuerdo con la elección realizada anteriormente. Si se ha seleccionado la opción entidad externa, utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Almacén: Seleccione el almacén donde la información/material será almacenada. Utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Los campos indicados con el asterisco (*) varían según la opción que está siendo asociada (Información o Material).
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Al igual que las entradas, las salidas de los procesos pueden ser materiales o información. Para registrar las salidas, accione el botón de la respectiva sección, opte por una de las opciones (Información o Material) y llene los siguientes campos:
Información / Material: Seleccione la información/material que sale del proceso. Utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Tipo de cliente: Informe si el tipo de cliente de la información/material* es un área o una entidad externa.
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Cliente: Seleccione el nombre del cliente de la información/material* de acuerdo con la elección realizada anteriormente. Si se ha seleccionado la opción entidad externa, utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Almacén: Seleccione el almacén donde la información/material* está almacenada. Utilice el botón ubicado al lado de este campo, para incluir nuevos registros.
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Los campos indicados con el asterisco (*) varían según la opción que está siendo asociada (Información o Material).
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Utilice esta sección para registrar los Factores Críticos de Éxito del proceso en cuestión. Los factores críticos de éxito son registrados por medio del menú "Registro Factor crítico de éxito". Utilice los botones de esta sección para asociar o desasociar Factores Críticos de Éxito al proceso:
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Accione este botón para asociar un factor crítico de éxito al proceso en cuestión. En la pantalla que será presentada, al accionar este botón, ubique y seleccione los factores deseados y guarde la selección. Utilice la tecla CTRL o SHIFT, del teclado, o el checkbox al lado de cada registro, para seleccionar más de un registro a la vez.
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Accione este botón para quitar la asociación del factor crítico de éxito con el proceso en cuestión. Seleccione el registro deseado antes de utilizar el botón.
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Accione este botón para visualizar los datos del factor crítico de éxito. Seleccione el registro deseado antes de utilizar el botón.
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Esta sección solo estará disponible cuando el proceso en cuestión es un subproceso y se accede a sus datos a través del diagrama de flujo del proceso principal.
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En esta sección se presentan los flujos de entrada (con su nombre y el ítem que lo ha originado) y los flujos de salida (con su nombre e ítem para los cuáles ellos seguirán). Para editar los datos de un flujo, selecciónelo y accione el botón  de la barra de herramientas lateral.
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En la sección Herramienta de análisis se podrá informar el registro del análisis del proceso a través de las herramientas de análisis disponibles en SE Suite: 5 Porqués, FTA y Espina de pescado. Podrá ser registrado un nuevo análisis o asociar un análisis existente. Para registrar un análisis, haga un clic sobre la herramienta deseada: 5 porqués, Espina de pescado o FTA. Para asociar un análisis existente, haga un clic en Asociar.
Los detalles de cómo registrar un nuevo análisis o de asociar un análisis existente pueden ser consultados en la sección "Guía del usuario  Herramientas Herramientas de análisis".
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En la sección Causa deben ser asociadas las causas de los defectos o problemas de este proceso. Para eso, accione el botón y en la pantalla que se abrirá, llene los siguientes campos:
Causa: Seleccione la causa, en el respectivo campo, informando si la misma es la causa raíz o la causa potencial del defecto o problema. Estarán disponibles las causas registradas por medio del menú Registro Causa, pero, en este campo, también es posible registrar una nueva causa.
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Porcentaje: Informe en este campo el porcentaje de la causa seleccionada que provocó el defecto o problema en el proceso.
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Área responsable: Informe el área donde se produjo la causa.
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Descripción: Informe una descripción para la causa del problema o defecto en este proceso.
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En esta sección debe ser configurada la información relacionada con la gestión del proceso en cuestión. Para eso, llene los siguientes campos:
Gestión de proceso: Seleccione, en el campo Tipo, si la gestión del proceso será realizada por un Rol funcional, Usuario, Área, Función o Grupo, y enseguida, seleccione el respectivo gestor en el campo que quedará habilitado en esta sección. El campo Restringido quedará habilitado cuando el tipo seleccionado es Área; este campo debe ser utilizado cuando sea necesario restringir que la gestión del proceso sea efectuada por una determinada Función o Rol funcional del área seleccionada.
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Gestión de la instancia: Seleccione, en el campo Tipo, si la gestión de las instancias de este proceso será realizada por un Rol funcional, Usuario, Área, Función o Grupo, y enseguida, seleccione el respectivo gestor en el campo que quedará habilitado en esta sección. El campo Restringido quedará habilitado cuando el tipo seleccionado es Área; este campo debe ser utilizado cuando sea necesario restringir que la gestión de las instancias de este proceso sea efectuada por una determinada Función o Rol funcional del área seleccionada.
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En esta sección deben ser asociados los recursos necesarios para la ejecución del proceso en cuestión. Vea más detalles en las siguientes opciones:
Proceso corriente: Marque este campo para visualizar y/o asociar los recursos en el proceso en cuestión. A continuación, serán detallados los pasos de inclusión de un recurso en el proceso.
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Actividades del proceso: Marque este campo para visualizar los recursos asociados a las actividades del proceso en cuestión.
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Todos los niveles inferiores: Marque este campo para visualizar los recursos de todos los niveles del proceso (subprocesos y sus respectivas actividades, además de las actividades del proceso en cuestión).
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1.
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Para asociar un recurso al proceso en cuestión, primero marque la opción Proceso corriente, ubicado en la parte superior de la sección Recurso. En este momento, los botones de esa sección serán habilitados.
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2.
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Accione el botón y llene los siguientes campos de la pantalla que será presentada:
Recurso: Seleccione el recurso que será utilizado en el proceso. Los posibles recursos son registrados en el sistema por medio del menú "Registro Recurso".
Cantidad: Informe la cantidad de recurso que será utilizado.
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3.
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Guarde los datos del recurso.
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Para las actividades, decisiones y subprocesos de este proceso, la inclusión de recursos solo será permitida a través de los datos de cada actividad/decisión o subproceso. Por este motivo, al incluir un recurso de una actividad/decisión/subproceso, él también será agregado a los recursos del proceso. Con eso, la lista de recursos del proceso es una suma de todos los recursos (cantidad y valor) utilizados en actividades/decisiones/subprocesos que componen este proceso.
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En esta sección se presenta el diagrama de flujo del proceso. El sistema permite la visualización de los datos de los ítems (subprocesos, actividades, decisiones, entre otros) del proceso. Para eso, haga un doble clic en el ítem donde desea visualizar los datos. El modelado del diagrama de flujo es realizado por medio de la herramienta SoftExpert BPM Suite.
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En esta sección es presentada la matriz RACI de las actividades del proceso en cuestión. La matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted Informed) muestra una matriz entre actividades y los participantes/responsables que actúan o reciben información en cada actividad. La matriz considera la información registrada en las actividades:
La matriz RACI contribuye para la división clara de las tareas entre personas y grupos, mostrando al gestor del proceso una visión completa del ciclo de vida del proceso.
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