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Editar atividade em execução

Veja como preencher os dados de uma atividade durante sua execução:

1.Na lista de registros da tela principal, localize e selecione a atividade em execução desejada.

2.Em seguida, acione a seta localizada ao lado do botão e selecione a opção Dados da atividade.

3.Neste momento, a tela de dados da atividade será apresentada. Note que a maioria dos campos da tela estarão preenchidos com os dados informados no momento da inclusão da atividade no projeto, e alguns estarão disponíveis para edição pelo executor:

4.A seção Apontar horas somente estará disponível se, no tipo da atividade for marcada a opção "Permitir apontar horas" e se o componente SE Controle de atividades fizer parte das soluções adquiridas por sua organização. Por meio dela é possível realizar o apontamento das horas empregadas na execução da atividade. Consulte a documentação específica do componente SE Controle de atividades para obter mais detalhes sobre o apontamento de horas.

5.Se a atividade que está sendo executada pertencer a um projeto com automação com o SE APQP, na seção Dados gerais, será apresentado o campo Atividade do APQP/PPAP. Este campo será preenchido pelo sistema com o formulário do APQP, associado à atividade no momento de sua inclusão por meio do SE GanttChart. Acione o botão localizado ao lado do campo, para acessar os dados do APQP e finalizar o formulário em questão. Consulte a documentação específica do componente SE APQP/PPAP para obter uma descrição detalhada da tela que será apresentada.

6.A seção Dados gerais Atributo Execução somente será apresentada no painel de navegação, se na aba Atributo da tela de dados do tipo da atividade, for associado um atributo de execução. Neste caso, informe os valores dos atributos apresentados. Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos. A forma de preencher um atributo, varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu registro.

7.A seção Aprovação Execução, somente será apresentada se na aba Aprovação do tipo da atividade, foi marcada a opção "Terá aprovação?". Nela, é possível consultar os responsáveis pela aprovação da execução da atividade em questão.

8.A seção Checklist Execução somente será apresentada se na seção Configurações Checklist da tela de dados da atividade foi associado um checklist. Nela, será apresentada uma lista de perguntas que auxiliará o responsável a realizar a execução da atividade devidamente. Para responder as perguntas do checklist, selecione a opção desejada: Sim, Não ou N/A. As respostas podem já estar selecionadas pelo sistema, de acordo com o padrão definido no cadastro do checklist. Além disso, o preenchimento dos campos Observação será obrigatório ou não, conforme as configurações estabelecidas, também, no cadastro do checklist.

9.Na seção Comentário, é possível incluir comentários referentes à atividade que está sendo executada. Para isso, na tela que será aberta, informe o comentário desejado e clique em Enviar. Os comentários incluídos serão apresentados na linha do tempo da seção Histórico da atividade.

10. Na seção Documentação devem ser incluídas as documentações que complementarão as informações da execução da atividade. Para isso, estão disponíveis as seguintes seções:

▪Anexo: Inclua os anexos relacionados com a atividade. Consulte a seção Incluir anexos para obter mais detalhes sobre como incluir anexos.

▪Documento: Inclua ou associe os documentos relacionados com a atividade. Consulte a seção Incluir documentos para obter mais detalhes sobre como associar documentos do SE Documento.

▪Requerimento: Nesta seção são apresentados os requerimentos incluídos na atividade. Os requerimentos devem ser preenchidos para encerrar a execução da atividade com sucesso. O preenchimento do campo da coluna Anexo/Documento da lista de registros, irá variar de acordo com o tipo do requerimento:

oAnexo: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um anexo já associado na atividade ao requerimento, incluir um anexo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do anexo selecionado e limpar o campo.

oDocumento: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um documento já associado na atividade ao requerimento, incluir um documento a partir de um arquivo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do documento selecionado e limpar o campo.

▪Formulário de arquivo: Nesta seção serão apresentados os formulários de arquivos incluídos na atividade. Utilize os botões da lista de registros superior desta seção, para carregar o arquivo eletrônico e realizar as edições necessárias, informar a realização da verificação do formulário de arquivo e visualizar os dados do formulário de arquivo selecionado. Se não forem associados formulários de arquivo à atividade, esta seção não deve ser considerada. É importante ressaltar que, para iniciar a execução de uma atividade com sucesso é necessário que o formulário de arquivo seja devidamente verificado.

▪Formulário: Nesta seção serão apresentados os formulários (SE Formulário) associados à atividade. Os formulários poderão estar habilitados para preenchimento ou apenas para visualização, de acordo a configuração realizada no momento de sua associação à atividade. Se o formulário tiver campos com preenchimento configurado como requerido, será necessário preencher os campos deste formulário para encerrar a execução da atividade com sucesso.

11. Na seção Entrega são apresentadas as entregas associadas à atividade em questão. Faça as alterações necessárias nos seguintes campos das respectivas entregas:

12. Na seção Histórico é apresentada uma linha do tempo com os principais eventos ocorridos na atividade, até o momento atual. Utilize a opção Comentar, localizada abaixo de cada  evento, para incluir um comentário referente a ele. No campo que será habilitado, registre o comentário desejado e pressione a tecla Enter do teclado. Caso desejar, é possível notificar um usuário, sobre determinado evento, mencionando-o através de "@usuário". O comentário realizado será apresentado na linha do tempo. O usuário que realizou o comentário poderá editá-lo ou apagá-lo, por meio das opções apresentadas.

13. Na seção Alocação estão disponíveis as seguintes opções:

▪Recurso: Por meio desta opção, é possível visualizar os recursos que foram alocados à atividade. Na parte inferior da seção, é apresentada a Quantidade total de horas planejada, reprogramada e realizada. Também é apresentada a Análise por função (FPA). No campo Realizado, informe o número que equivale a FPA que será utilizado para avaliar/mensurar a atividade em questão.

▪Hora real: Esta seção será preenchida com os dados do apontamento de horas realizados na atividade. Na parte inferior da seção, é apresentada a Quantidade de total de horas normais, extras e totais apontadas.

14. Na seção Finança é possível gerenciar as finanças da atividade. Para isso, estão disponíveis as seguintes subseções:

▪Custo: Por meio desta seção é possível gerenciar os custos referentes à atividade em questão. Se na inclusão da atividade ou no acompanhamento do projeto foram informados custos, estes serão apresentados nesta seção. Será possível incluir novos custos, excluir custos indesejados e acessar os dados de custos já incluídos e, no campo Realizado do painel de detalhes, informar a quantidade e valor real do custo em questão. Pode-se também, dar baixa nos custos que já foram pagos. Para isso, basta habilitar a opção "Pago" no card do custo. Esta operação poderá ser realizada também, por meio da tarefa Pagamento de custos ou por meio do menu Execução Apontamento financeiro. Para obter uma descrição detalhada das opções apresentadas nesta seção, consulte a seção Finança Custo.

▪Receita: Por meio desta seção é possível gerenciar as receitas que se espera obter com a atividade em questão. Se na inclusão da atividade ou no acompanhamento do projeto foram informadas receitas, estas serão apresentadas nesta seção. Será possível incluir novas receitas, excluir receitas indesejadas e acessar os dados de receitas já incluídas e, no campo Realizado do painel de detalhes, informar a quantidade e valor real da receita em questão. Pode-se também, dar baixa em receitas que já foram recebidas. Para isso, basta habilitar a opção "Recebido" da receita desejada. Esta operação poderá ser realizada também, por meio da tarefa Recebimento de receitas ou por meio do menu Execução Apontamento financeiro. Para obter uma descrição detalhada das opções apresentadas nesta seção, consulte a seção Finança Receita.

▪Total: Nesta seção, são discriminados os custos e receitas da atividade, além de sua rentabilidade. Para obter uma descrição detalhada das colunas apresentadas nesta seção, consulte a seção Finança Total - Atividade.

15. Na seção Comunicação estão disponíveis as seguintes seções:

▪Histórico: Nesta seção é possível visualizar os e-mails de tarefas enviados aos envolvidos no projeto ao qual a atividade pertence. Acione o botão para visualizar os detalhes do e-mail selecionado na lista de registros.

▪Reunião: Nesta seção é possível visualizar todas as reuniões agendadas ou registradas relacionadas ao projeto ao qual a atividade pertence. Acione o botão para visualizar os dados da reunião selecionada na lista de registros. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SE Reunião faça parte das soluções adquiridas por sua organização.

16. Na seção Resultado devem ser registradas as informações referentes à entrega da atividade. O preenchimento dos campos desta seção será obrigatório se no tipo da atividade, for marcada a opção "Obrigar o preenchimento dos campos de resultado ao encerrar". Estão disponíveis os seguintes campos:

▪Lições aprendidas: Registre o conhecimento adquirido durante a execução das atividades, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro.

▪Objetivo alcançado: Registre o que se alcançou com a execução da atividade.

▪Benefício alcançado: Registre o ganho obtido com a execução da atividade.

▪Motivo de atraso: Se ocorreu, registre o fato que levou ao atraso na execução da atividade. O preenchimento deste campo será requerido se na aba Opcional Desvio da tela de dados do tipo da atividade, for marcada a opção Obrigatório preenchimento do motivo de atraso.

17. Por meio da seção Vínculo é possível acompanhar os vínculos de dependência estabelecidos para a atividade. Nas respectivas seções é possível visualizar as atividades predecessoras e sucessoras da atividade que está sendo executada.

18. Se o projeto ao qual a atividade pertence tem a automação com o SE Auditoria configurada, serão apresentadas as seções descritas a seguir. Note que elas estarão preenchidas de acordo com as configurações realizadas no momento de sua inclusão no SE GanttChart, porém, é possível editá-las:

Escopo da auditoria: Nesta seção é definida a associação dos objetos/requisitos que irão compor a auditoria criada a partir do projeto. Ela somente será apresentada se na aba "Escopo" da categoria da auditoria selecionada anteriormente, for habilitada a opção "Auditar plano de risco e controle".

Escopo da auditora: Nesta seção é definido o foco da auditoria criada a partir do projeto e são parametrizados os detalhes referentes à extensão dos trabalhos de auditoria.

Auditor: Nesta seção, são definidos os responsáveis pela execução da auditoria.

Entrevistado: Nesta seção, devem ser associadas as pessoas da unidade de negócio ou fornecedor que serão entrevistadas na auditoria.

Papel de trabalho: Nesta seção, é possível avaliar os itens da auditoria.

Dados do projeto: Clique nesta opção para visualizar a tela de dados do projeto ao qual pertence a atividade.

Resultado da auditoria: Clique nesta opção para visualizar o resultado da auditoria criada a partir do projeto ao qual pertence a atividade.

19. Na seção Associações, é possível associar objetos provenientes de outros componentes do SE Suite à atividade que está sendo executada. Veja mais detalhes na seção Associações.

20. Na seção Configurações é possível visualizar as configurações realizadas na atividade por meio do SE GanttChart.

21. Após informar todos os campos necessários, salve o registro. Veja na seção Executar atividade, como encerrar a execução da atividade.