Navigation:  Docvariable >

Utilizar docvariables em arquivos eletrônicos

Veja a seguir um passo a passo detalhado de como realizar a configuração do recurso de docvariable, para que estas sejam apresentadas corretamente em seu arquivo eletrônico:

Parametrize os visualizadores compatíveis com o recurso de docvariable

Para realizar essa configuração, seu usuário deve ter licença do tipo "Gestor" e acesso ao menu descrito abaixo:

1.Acesse o componente SE Documento, menu Configuração Parâmetros gerais (DC035).

2.No painel lateral, clique na opção Aplicativo.

3.Nas opções que serão apresentadas, marque os seguintes visualizadores, da seção Office:

▪DocView: para arquivos .doc e .docx somente;

▪ExcelView: para arquivos .xls e .xlsx somente;

▪LibreOffice: para arquivos .odt somente.

Verifique o nome do metadado que será utilizado como docvariable

Antes de incluir a docvariable no arquivo desejado é necessário verificar se o metadado está devidamente configurado no sistema e qual seu nome. Para que este recurso seja aplicado corretamente, a docvariable e o nome do metadado devem ser iguais. Para realizar esta configuração, seu usuário deve ter licença do tipo "Gestor" e acesso ao menu descrito a seguir.

Para isso, no componente SE Documento, acesse o menu Configuração Exportação de metadados (DC052). Na lista de registros, é apresentada a configuração de exportação de metadados "Default metadata" (já pré-configurada pelo sistema), além das demais configurações de metadados existentes.

Para verificar se o metadado desejado está contido em uma configuração, realize os seguintes passos:

1.Localize e selecione na lista de registros, a configuração desejada.

2.Acione o botão da barra de ferramentas.

3.Verifique se na listagem da aba Geral é apresentado o metadado que você deseja. Por meio das colunas é possível identificar o nome do metadado, seu tipo (se é uma propriedade do documento, um dado da revisão etc), o item ao qual ele se refere (título do documento, da revisão etc) e seu formato, caso houver (por exemplo: se o metadado for referente ao consenso de uma revisão, seu formato poderá ser o nome do usuário que executou essa operação). Por exemplo: se o registro listado for: DOC | Propriedade do objeto | Identificador | - : pode-se entender que o metadado DOC se refere ao identificador do documento.

Se o metadado desejado não estiver contido na configuração de exportação de metadado que será utilizada, realize os seguintes passos:

1.Clique no botão da barra de ferramentas lateral da aba Geral da tela de dados da exportação de metadados.

2.Na tela que será aberta, informe um nome para o metadado, selecione seu tipo, o item que será utilizado como metadado e defina seu formato, caso seja necessário. Consulte a descrição detalhada de cada campo e opção disponível, na seção Incluir metadados.

3.Feito isso, salve o registro.

Associe a configuração de metadado à categoria

Para que as docvariables sejam devidamente preenchidas nos arquivos eletrônicos dos documentos, é necessário que a configuração da exportação dos metadados esteja associada à categoria que classificará esses documentos.

Para realizar esta configuração, seu usuário deve ter licença do tipo "Gestor", acesso ao menu descrito a seguir e o controle "Editar" permitido na categoria. Caso seja uma subcategoria, será necessário ter o controle "Listar" permitido na categoria superior.

Realize os seguintes passos:

1.No SE Documento, acesse o menu Configuração Categoria (DC043).

2.Na hierarquia de categoria, localize e selecione a categoria desejada.

3.Acione o botão da barra de ferramentas lateral.

4.Na aba Detalhes da tela de dados que será aberta, acesse a seção Arquivo eletrônico Geral.

5.Certifique-se que a opção Exportação de metadados esteja marcada e que no campo Configuração, esteja selecionada a configuração que contém os metadados desejados. Caso não estiver, utilize os demais botões ao lado do campo para selecionar a configuração desejada e incluir uma nova configuração e associá-la à categoria.

Configure as docvariables no arquivo eletrônico e crie o documento ao qual ele será associado (ou vice-versa)

Para realizar as operações descritas a seguir, note que:

▪Se seu usuário tiver licença "Gestor", para realizar as configurações, ele deve ter acesso ao menu Cadastro Documento (DC003).

▪Caso seu usuário tenha licença "Apoio", será necessário ter acesso ao menu "Execução Indexação".

▪Para incluir um documento, seu usuário deve ter o controle "Incluir" permitido na segurança da categoria que o classifica. Esta definição é realizada na seção "Segurança Documento", da aba Detalhes da tela de dados da categoria.

▪Para editar um documento e seu arquivo eletrônico, seu usuário deve ter o controle "Editar" permitido na segurança do documento. Esta segurança pode ser definida e herdada da categoria ou personalizada por meio da opção "Segurança" da tela de dados do documento.

▪Se o documento que será incluído não tiver controle de revisão ou indexação (ou seja se ele for incluído já homologado), recomenda-se configurar primeiramente a docvariable no arquivo, em seguida criar o documento e depois associar o arquivo eletrônico. Caso o documento tiver controle de revisão ou indexação, pode-se realizar o procedimento citado ou criar o documento primeiro, associar o arquivo eletrônico e realizar a inserção de docvariables pelo SE Suite.

Para criar o documento, realize os seguintes passos:

1.Na tela por onde será criado o documento, acione a seta localizada ao lado do botão da barra de ferramentas e selecione a opção desejada:

▪Incluir novo documento: Na tela que será aberta, informe um identificador e um título para o documento e preencha as demais informações requeridas. Consulte a descrição detalhada de como realizar esta operação na seção Cadastro Documento Incluir novo documento do help de contexto do SE Documento.

▪Criar documento utilizando assistente: No assistente de criação que será aberto, clique na opção Documento em branco. Feito isso, preencha os campos requeridos das etapas que serão apresentadas. Consulte a descrição detalhada de como realizar esta operação na seção Cadastro Documento Criar documento utilizando assistente - Documento em branco do help de contexto do SE Documento.

▪Incluir documento a partir de arquivo: Utilize esta opção apenas se o arquivo eletrônico já tiver as docvariables inseridas nele. Na tela que será aberta, inclua o arquivo eletrônico, defina se o arquivo eletrônico será associado a apenas um documento (caso houver mais de um arquivo) e selecione na hierarquia a categoria que classificará o documento. Feito isso, clique em Finalizar. Consulte a descrição detalhada de como realizar esta operação na seção Cadastro Documento Incluir documento a partir de arquivo do help de contexto do SE Documento.

2.Após salvar o registro pela primeira vez ou finalizar sua criação pelo assistente, na tela de dados do documento, clique na opção Arquivo eletrônico da barra de ferramentas.

3.Inclua o arquivo eletrônico de uma das seguintes formas:

▪Na barra de ferramentas lateral da aba/seção Arquivo eletrônico, acione o botão .

▪Arraste os arquivos eletrônicos desejados para a lista de registros da aba/seção Arquivo eletrônico.

A edição do arquivo eletrônico e por conseguinte, a inserção das docvariables, pode ser realizado por meio dos seguintes menus/telas:

Para esta operação, realize os seguintes passos:

1.Na lista de registros da tela por onde será realizada a edição, localize e selecione o arquivo eletrônico desejado.

2.Em seguida, acione o botão da barra de ferramentas. Neste momento arquivo eletrônico será aberto, pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão. A forma como a tela será aberta, irá depender também se é o primeiro acesso ao arquivo eletrônico ou não. É importante ressaltar que se a integração pelo Google Drive ou pelo One Drive estiver habilitada, o recurso de docvariable não funcionará corretamente.

3.Defina o local do arquivo onde a docvariable será inserida e realize sua inserção. É importante ressaltar que a docvariable deve ser o nome do metadado configurado e associado à categoria do documento.

Visualize o arquivo eletrônico com as docvariables configuradas

Se as docvariables estão sendo inseridas no arquivo eletrônico por meio do SE Suite (após a associação deste ao documento), no momento em que elas forem inseridas, seu valor será apresentado.

Se as docvariables foram inseridas no arquivo eletrônico antes da associação deste ao documento é possível visualizar se elas foram preenchidas corretamente, por meio do botão Visualizar arquivo eletrônico, presente nas telas principais de diversos menus do SE Documento, assim como, da seção Arquivo eletrônico dos dados do documento.