Tarea:
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Emisión de guía intermedia
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Quién recibe:
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▪Si la tabla de temporalidad asociada al control "Archivo físico" de la categoría del documento tiene la etapa Corriente configurada, esta tarea será generada para el usuario de registro o para cualquier usuario perteneciente a la misma área que él (si la opción Permitir emisión de la guía de transferencia por el área del usuario de registro" ha sido marcada en los parámetros generales). ▪De lo contrario (si la etapa en cuestión es la primera etapa de archivo del documento) esta tarea será generada para el responsable por el archivo definido para la etapa Intermedia. |
Cuando:
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▪Un documento, cuya categoría tiene el control "Archivo físico" habilitado y una tabla de temporalidad con la etapa "Intermedia" configurada como primera etapa de archivo asociada a ella, sea registrado en SE Documento. Esta tarea solamente será generada, si la opción "Al registrar el documento, enviar automáticamente a la tarea de archivo" no está marcada en los parámetros generales. ▪El plazo de retención del documento en la etapa "Corriente" haya vencido. |
Finalidad:
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Emitir una guía, registrando el envío/modificación del documento para archivo en la etapa Intermedia.
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Cómo ejecutar esta tarea:
1.
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En la lista de registros pendientes, seleccione el documento cuya guía de transferencia será emitida. Si desea seleccionar más de un documento en la lista de registros y emitirlos en la misma guía de transferencia, es necesario que estos tengan la misma tabla de temporalidad con la misma revisión, asociada a su categoría. Esta información puede ser consultada, por medio de las columnas "Tabla de temporalidad" y "Revisión" de la lista de registros.
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2.
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Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
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3.
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En este momento, la pantalla de la guía de transferencia será presentada.
El campo Identificador es llenado por el sistema con un número secuencial y no podrá ser editado. El campo Plazo es llenado por el sistema con el plazo establecido en la tabla de temporalidad siendo posible editarlo. En este caso, seleccione la fecha hasta la cual la guía intermedia deberá ser recibida.
Están disponibles también, las siguientes pestañas:
Envío
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Responsable
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Presenta el nombre del usuario que está emitiendo la guía de transferencia.
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Fecha
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Presenta la fecha en la cual se está efectuando la emisión de la guía de transferencia. Después de efectuar la emisión, el campo al lado es llenado con la hora en la cual esta operación fue realizada.
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Dictamen
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Llene este campo para registrar una nota sobre la emisión de la guía de transferencia.
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Recepción
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Los campos de esta sección solamente quedarán disponibles para llenado en el momento de la recepción de la guía por el debido responsable.
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En esta pestaña son presentados los datos de los documentos cuya guía de transferencia está siendo emitida: categoría, identificador y título. Accione el botón  para visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado. Consulte la documentación específica del componente SE Documento para obtener más detalles sobre la pantalla de datos de un documento.
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4.
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Guarde el registro. En este momento, el sistema preguntará si desea visualizar el reporte para impresión. Elija la opción deseada:
▪OK: La guía de transferencia será enviada para recepción y será presentado un reporte sobre ella, posibilitando su impresión. ▪Cancelar: Será generada la tarea Recepción de guía intermedia para el debido responsable y no será presentado el reporte para impresión. |
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