Registrar y configurar una acción

En esta sección será presentado como registrar y configurar una acción de la actividad de proceso.

▪La configuración de acciones es recomendada después de modelar el proceso, así será más fácil la definición de acciones a ser tomadas para cada flujo.

▪Es posible importar los flujos de salida de la actividad como acciones. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Importando acciones.

Primero, acceda a la sección "Configuraciones Acción" en la pantalla de datos de la actividad, la cual solamente estará disponible al acceder a la actividad a través del diagrama de flujo del proceso. Para registrar una nueva acción, accione el botón . Enseguida, en la pantalla que se abrirá (Datos de la acción), defina la Secuencia, el Nombre y el Icono de la acción. Notas: Tanto el nombre como el icono serán presentados como botón para la ejecución de la actividad/decisión en el componente SE Workflow, SE Incidente o SE Problema.

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Utilice esta pestaña para configurar las opciones pertinentes a la acción que está siendo registrada. Para eso, llene los siguientes campos:

Para que un proceso pueda ser ejecutado, cada actividad/decisión debe tener al menos una acción que ejecute y encamine el proceso hacia otra actividad/decisión. Las demás acciones podrán entonces llamar a una aplicación externa, una actividad/decisión o ambas.

Ejecutar la actividad: Seleccione esta opción, si la acción en cuestión ejecutará una actividad/decisión. En este caso, es necesario configurar los campos a continuación:

▪Tipo de ruta: Seleccione cómo será la desviación del flujo para otro ítem del proceso (subproceso, actividad/decisión, conector o finalizador). Existen dos tipos de ruta:

oFijo: Ejecuta la actividad/decisión en cuestión y habilita el ítem definido en el campo Objetivo estándar.

oVariable: Ejecuta la actividad/decisión en cuestión y el próximo ítem del proceso a ser habilitado será el objetivo definido en la expresión condicional atendida por la acción. Recuerde que las acciones que tengan ruta variable deben contener al menos una expresión condicional registrada. Para mayores detalles sobre expresiones condicionales, vea la sección Configurando una expresión condicional.

▪Objetivo estándar: El objetivo estándar es uno de los ítems de destino de los flujos de salida de la actividad/decisión en ejecución, ya sea un subproceso, un conector, un finalizador o una actividad/decisión. Seleccione el ítem deseado, recuerde que solamente se listarán para selección los ítems de destino del flujo de salida de la actividad/decisión en la cual se está registrando la acción.

▪Seleccionar el ejecutor de la próxima actividad: Marque este campo para definir que se seleccionará el ejecutor de la próxima actividad/decisión (definida en el campo Objetivo estándar) en tiempo de ejecución del proceso, es decir, a través de SE Workflow, SE Incidente o SE Problema. Importante: este campo solo se habilitará si la ruta es fija y si el objetivo estándar es una actividad/decisión.

oTipo de selección: Es posible seleccionar entre las opciones: único ejecutor o múltiples ejecutores. La selección de múltiples ejecutores implicará habilitar varias instancias de la actividad/decisión de forma paralela, una para cada usuario seleccionado durante la ejecución del proceso. Solo después de que todos los usuarios ejecuten sus actividades, el proceso podrá continuar su flujo.

oTipo de restricción: Defina, en este campo, si la ejecución de la próxima actividad será restringida a un grupo o a un rol funcional. Seleccione la opción correspondiente en el respectivo campo que será presentado.

Ejecutar aplicación externa: Seleccione esta opción, si la acción en cuestión ejecutará una aplicación externa. En este caso, se presentará el campo a continuación:

▪Aplicación externa: Seleccione cual aplicación externa será invocada. Las aplicaciones externas son registradas en el menú Registro Automatización Aplicación externa.

▪Ocultar ventana WEB: Este campo queda habilitado solamente si la aplicación externa seleccionada en el campo anterior es del tipo WEB. De esta forma, esta opción debe ser utilizada cuando se está ejecutando un programa externo que no tiene ninguna interfaz con el usuario, es decir, solo está destinado a ejecutar un script o actualizar algo en una base de datos, por ejemplo.

Deshabilitar ejecución manual: Marque este campo para que la acción en cuestión ejecute automáticamente la actividad sin necesidad de la intervención del usuario.

Descripción: Informe una descripción para la acción en cuestión.

En la pestaña Reglas se debe realizar la configuración de la información que debe ser llenada o asociada en la ejecución de la actividad/decisión en cuestión o en la llamada de una aplicación externa.

Ítems de llenado obligatorio de la acción: Seleccione cuales de las opciones a continuación serán requisitos obligatorios en el momento en que el botón sea accionado en el componente SE Workflow: Atributos, Requerimientos, Descripción, Checklist, Prioridad, Nota, Tareas y/o Solicitante.

Asociación: Marque los ítems que deberán ser, obligatoriamente, asociados a la actividad/decisión en cuestión.

Asociación	Requerido	Configuración
Objeto	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un objeto (Administración, CEP, FMEA, Incidente, Problema o Workflow) en la actividad.	No hay configuración.
Producto	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un ítem (PDM) en la actividad.	No hay configuración.
Insumo	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un insumo en la actividad.	No hay configuración.
Activo	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un activo en la actividad.	No hay configuración.
Documento	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un documento en la actividad.	Verificar validez vencida: Si esta opción está marcada, solo será posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si los documentos asociados en la actividad no están vencidos. Si los documentos asociados no tienen control de validez, la verificación será ignorada, es decir, será posible ejecutar la actividad. Obligar la firma digital: Si esta opción está marcada, solo será posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si los documentos asociados en la actividad han sido firmados digitalmente por el ejecutor de la actividad. Una vez hecho esto, será posible agregar este requisito de obligatoriedad para los documentos de determinadas categorías. Para eso, incluya en la parte inferior de la pantalla las categorías de los documentos que deben ser firmados digitalmente.
Proceso	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un proceso en la actividad.	No hay configuración.
Workflow	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un workflow en la actividad.	No permitir la ejecución si algún workflow asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si en la instancia hay algún workflow en una determinada situación: En marcha, Suspendido, Cancelado, Finalizado y/o Bloqueado para edición.
Incidente	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un incidente en la actividad.	No hay configuración.
Problema	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un problema en la actividad.	No hay configuración.
Plan de acción	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un plan de acción en la actividad. Nota: Se debe registrar una actividad de diagrama de flujo para ejecutar la aprobación del plan de acción.	▪No permitir la ejecución si algún plan de acción asociado a la instancia está vacío: Marque esta opción para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si en la instancia hay algún plan de acción sin acciones configuradas. ▪No permitir la ejecución si algún plan o acción aislada asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si en la instancia hay algún plan de acción o acción aislada en una determinada situación: Planificación, Aprobación de la planificación, Ejecución, Verificación de eficacia, Finalizado y/o Cancelado. ▪Modificar la situación de los planes y acciones aisladas asociadas a la instancia para: Marque esta opción para que los planes y/o acciones aisladas asociadas en la instancia tengan su situación cambiada a: Planificación, Aprobación de la planificación o Ejecución.
Ocurrencia	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar una ocurrencia en la actividad.	No hay configuración.
Proyecto	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un proyecto en la actividad.	No permitir la ejecución si algún proyecto asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción en cuestión si en la instancia hay algún proyecto en una determinada situación: Planificación, Iniciar, Verificación, Suspendido, Reprobado, Aprobación, Ejecución, Finalizada y/o Cancelado.
Riesgo	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un riesgo en la actividad.	No hay configuración.
Control	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un control en la actividad.	No hay configuración.
Encuesta	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar una encuesta en la actividad.	No hay configuración.
Requisito	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un requisito en la actividad.	No hay configuración.
Artículo	Si esta opción está marcada, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un artículo en la actividad.	No hay configuración.

Guarde los datos después de efectuar las configuraciones necesarias.