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Criar revisão de documento

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Neste tópico, abordaremos apenas a criação de revisões baseadas no modelo ISO9000 e por Workflow.

 

Para poder criar uma revisão para o documento com sucesso, é necessário atender as seguintes condições:

▪O controle de revisão deve estar devidamente configurado na categoria do documento.

▪O usuário conectado deve ter o controle "Revisar" permitido na segurança do documento.

▪A última revisão do documento deve estar encerrada.

▪Note que serão apresentados botões na barra superior relacionados a execução da revisão, como, por exemplo, para enviar a revisão para a próxima etapa ou retornar se for o caso.

▪Se o parâmetro geral "Permitir alterar documentos homologados" estiver desmarcado o sistema deve permitir alterar os dados do documento somente se a situação da revisão for elaboração no caso de revisão ISO9000 ou se a situação de revisão por Workflow tiver a opção "Alterar metadados" marcada.

▪Ao criar uma nova revisão, se a revisão vigente possuir alguma tradução, a tradução será copiada.

 

As revisões dos documentos  podem ser criadas por meio dos seguintes locais:

▪Menu Cadastro Documento:

a.Selecione o registro a ser revisado e clique no botão .

b.Na tela de dados do documento clique no botão Incluir nova revisão.

▪Menu Gestão Revisão:

a.Selecione o registro no segundo quadrante.

b.Clique no botão e selecione a opção Incluir.

c.O sistema questionará se deseja criar uma nova revisão. Clique em OK.

 

Se o documento que está sendo revisado tiver uma estrutura de documentos complementares e na aba Revisão dos parâmetros gerais, estiver marcada a opção "Notificar revisão da estrutura", ao salvar os dados da revisão pela primeira vez, o sistema questionará quais documentos da estrutura também serão revisados. Ao clicar em OK, será gerada a tarefa "Conhecimento de revisão" para os responsáveis pela revisão dos documentos que compõe a estrutura do documento em questão.

 

Na tela de dados do documento acesse a seção Revisão, onde estarão disponíveis as seguintes subseções, de acordo com o processo de revisão configurado na categoria:

 

Geral

Nesta seção estão disponíveis informações gerais sobre a revisão do plano:

Geral

Nesta seção é possível informar o Motivo pelo qual a revisão foi criada. Os motivos apresentados estão cadastrados no menu "Configuração Revisão Motivo". Também exibe algumas informações sobre a revisão que está em andamento, tal como, identificador da revisão, situação ou etapa da revisão, data e ciclo da revisão.

O campo de identificação da revisão poderá ser alterado em qualquer etapa caso esteja configurado como "customizado"

 

Controle

Nesta seção é possível definir as datas programadas para início e término da revisão. As datas reais de início e término são preenchidas pelo sistema. Esta seção também apresenta o usuário responsável pela criação da revisão. O responsável pela liberação da revisão será automaticamente preenchido após o término da revisão.

 

Descrição

Utilize este campo para fazer descrições adicionais sobre a revisão.

 

Justificativa

Utilize este campo para justificar a revisão. Caso tenha sido configurado, este campo poderá ter seu preenchimento obrigatório.

 

Participante

Esta seção somente estará disponível para revisões baseadas no modelo ISO9000.

1.O preenchimento dependerá do tipo de roteiro2 selecionado na categoria. Se for um roteiro:

▪Fixo único: Esta subseção não poderá ser editada.

▪Fixo: Os participantes somente poderão ser selecionados através do botão "Importar roteiro" da parte inferior desta subseção.

▪Variável: Os participantes poderão ser selecionados através de um roteiro ou através dos botões presentes na parte inferior desta subseção.

2.No caso de um roteiro fixo, na parte inferior da tela clique no botão para importar o fluxo de participantes de outro roteiro de revisão já registrado no SE Documento. Na tela que será aberta, localize, selecione o roteiro e salve a seleção.

3.Caso não tenha sido informado um roteiro de revisão, na parte inferior da tela adicione os participantes do roteiro de revisão. Basta clicar no botão para incluir um participante.

 

1 - O preenchimento deste campo será obrigatório se, na configuração do controle de revisão, for marcada a opção "Exigir preenchimento da justificativa ao iniciar revisão".

2 - Independentemente do tipo de roteiro, não será possível incluir, editar ou excluir participantes de etapas que já tiverem sido executadas.

 

Workflow

Este campo somente será apresentado se o processo de revisão definido no tipo do modelo for "Workflow".

 

Alteração

Esta seção somente estará disponível para edição, se o processo de revisão configurado na categoria do documento for "Modelo ISO9000". Utilize-a para informar as alterações que foram realizadas no documento. Estas podem ser inseridas tanto pelo usuário que está cadastrando a revisão, quanto pelos elaboradores, por meio da etapa de elaboração na tarefa "Revisão de documento".

 

Crítica

Esta seção somente estará disponível para edição, se o processo de revisão configurado na categoria do documento for "Modelo ISO9000" e de acordo com a etapa na qual a revisão se encontra:

▪Consenso, Aprovação, Homologação ou Encerramento: O executor da revisão poderá incluir críticas referentes à revisão. Para isso, deve-se utilizar o botão new e, na aba "Crítica" da tela que será aberta, descrever a crítica desejada.

▪Elaboração: No segundo ciclo ou posterior, o elaborador deverá informar as soluções para cada crítica registrada. Para isso, deve-se clicar no botão default e, na aba "Solução" da tela que será aberta, informar a solução desejada.

 

Checklist

Esta seção somente será apresentada se o processo de revisão configurado no tipo do modelo for "Modelo ISO9000" e se o usuário que está acessando a tela for também o responsável pela execução da etapa na qual revisão se encontra.

A lista de perguntas permite auxiliar o responsável na execução da etapa de revisão. Para respondê-las, selecione a opção desejada: Sim, Não ou N/A. As respostas podem já estar selecionadas pelo sistema, de acordo com o padrão definido no cadastro do checklist. Além disso, o preenchimento dos campos Observação será obrigatório ou não, conforme as configurações estabelecidas, também, no cadastro do checklist.

 

Solicitação

Nesta seção é possível associar uma solicitação de revisão de documento à revisão que está sendo criada, indicando que ela foi atendida. Se nenhuma solicitação atende a revisão, esta aba pode ser desconsiderada. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SE Solicitação faça parte das soluções adquiridas por sua organização.

Na barra de ferramentas lateral estão disponíveis os seguintes botões:

Acione este botão para associar uma solicitação à revisão. Na tela que será aberta, informe a solicitação referente à revisão e salve o registro.

Acione este botão para desassociar a solicitação selecionada na lista de registros, da revisão em questão.

Acione este botão para visualizar a tela de dados da solicitação selecionada na lista de registros.

 

▪As solicitações de revisão de documento devem ser emitidas por meio do componente SE Solicitação. Já o atendimento das solicitações pode ser efetuado por meio desta aba ou por meio da tarefa "Atendimento de solicitação".

▪Consulte a documentação específica do componente SE Solicitação para obter mais informações sobre emissão de solicitações.

 

Revisões

Esta seção apresenta uma listagem de todas as revisões pelas quais o documento já passou/está passando. Utilize o botão para visualizar os dados da revisão do documento selecionada na listagem.

 

Histórico

Permite visualizar o histórico de usuários que incluíram comentários no documento. Os comentários textuais inseridos podem ser visualizados também, por meio da seção Segurança Comentários, da tela de dados do documento ao qual os arquivos eletrônicos comentados pertencem.