Tarea:
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Archivo corriente
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Quién recibe:
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Responsables por el archivo, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será archivado.
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Cuando:
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La recepción de la guía corriente es aprobada. Si en los parámetros generales es marcada la opción "Al registrar el documento, enviar automáticamente a la tarea de archivo" y el documento está siendo enviado para su primera etapa de archivado, esta tarea será generada sin la necesidad de emitir y recibir guía de transferencia.
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Finalidad:
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Mantener un documento registrado en el sistema archivo en la etapa Corriente.
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Cómo ejecutar esta tarea:
1.
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En la lista de registros pendientes, seleccione el documento que será archivado en la etapa "Corriente". Es posible archivar más de un documento a la vez, en la respectiva etapa. Para eso, utilice las teclas SHIFT o CTRL del teclado, o el check al lado de cada registro.
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2.
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Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
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3.
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En este momento, se abrirá la pantalla de archivo. Están disponibles los siguientes campos:
Campo
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Usuario
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Presenta el nombre del usuario que está realizando el archivo.
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Área
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Presenta el nombre del área del usuario que está realizando el archivado.
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Fecha
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Este campo solamente será presentado si, en la Tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que está siendo archivado, es seleccionada la opción "Fecha de archivo" en el campo Fecha de inicio del tiempo de retención. En este caso, seleccione la fecha real en la cual fue realizado el archivo. Con eso, el sistema contabilizará el tiempo de retención del documento a partir de esta fecha.
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Ruta física (Estándar)
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Llene este campo si todos los documentos presentados en la lista de registros en la parte inferior de la pantalla serán archivados en un mismo repositorio. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado. Si en el menú Configuración  Parámetros generales pestaña Archivo físico, es marcada la opción "Restringir área del archivo físico" solamente serán presentados en la estructura de lugares de almacenamiento, los repositorios pertenecientes a la misma área del usuario conectado. Vea en la lista de botones a continuación, como definir un repositorio específico para cada documento.
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Documento (Barcode)
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Llene este campo para incluir documentos, que deberán ser archivados, en la lista de registros ubicada en la parte inferior de la pantalla. En este caso, informe el identificador o código de barras del documento deseado y accione el botón "Incluir" al lado del campo. Repita el procedimiento para incluir tantos documentos como desee. El código de barras de un documento es generado en el componente SE Documento, por medio del reporte "Etiqueta de los documentos".
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En la lista de registros en la parte inferior de la pantalla, son presentados los datos de los documentos que están siendo archivados y donde serán almacenados. En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:
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Accione este botón para que el documento seleccionado en la lista de registros sea archivado en un repositorio específico. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado. Si en el campo Ruta física descrito anteriormente, ya fue seleccionado un repositorio estándar, este botón posibilita modificar el repositorio donde un determinado documento listado será almacenado. El documento ya podrá tener el repositorio donde será archivado definido, si él pertenece a una categoría que está asociada a un repositorio por medio del recurso de direccionamiento automático, sin embargo, será posible editar esta definición.
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Accione este botón para excluir el documento seleccionado de la lista de archivo.
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Accione este botón para visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado en la lista de registros. Consulte la documentación específica del componente SE Documento para obtener más detalles sobre la pantalla de datos de un documento.
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4.
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Después de informar los campos necesarios, guarde el registro. En este momento, el sistema emitirá una alerta informando que al archivar el documento no será posible regresarlo a la etapa anterior y si desea confirmar la operación. Elija la opción deseada:
Cancelar: El documento no es archivado y permanece pendiente.
OK: El sistema preguntará si desea visualizar el reporte para impresión. Elija la opción deseada:
▪OK: El documento será almacenado en la etapa "Corriente" y será presentado un reporte con etiquetas, que podrán ser impresas, para identificar los documentos en el repositorio. ▪Cancelar: Los documentos serán almacenados en la etapa "Corriente", por el período configurado en el plazo de retención y no será presentado el reporte de etiquetas.
Cuando venza el plazo de retención del documento en la etapa Corriente, el sistema generará una guía de transferencia para ser emitida para la próxima etapa de archivado que sea configurada en la tabla de temporalidad asociada a su categoría.
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