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La distribución de copias estará disponible para configuración, si se define también el control de "Revisión" para la categoría. Debe ser marcado cuando se desea definir los parámetros referentes a la distribución de las copias impresas de los documentos de la categoría.
Para configurar la distribución y copias, realice los siguientes pasos en una categoría:
1.Acceda al menú Configuración  Categoría.
2.Seleccione la categoría deseada y haga clic en el botón  .
3.En la pestaña Control, habilite la sección Copia impresa. Configure los siguientes campos:
Distribución
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Responsable
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Seleccione quién será responsable por la distribución de las copias impresas de los documentos:
▪Control de documento: Usuarios con el permiso Distribuir copia habilitada para el documento que tendrá sus copias distribuidas. ▪Grupo responsable del puesto: Miembros del grupo responsable por el puesto de copias. ▪Grupo específico: Miembros de un determinado grupo. En el campo que será habilitado, seleccione el grupo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo grupo y limpiarlo. |
Campo
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Enviar copia después de
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Seleccione si las copias impresas serán enviadas después de la aprobación u homologación de las revisiones de los documentos.
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Modo sustitución copias obsoletas
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Seleccione una de las siguientes opciones para definir cómo serán sustituidas las copias físicas obsoletas (de revisiones anteriores):
▪Manual: Una vez que se libere una nueva revisión, el sistema generará la tarea Cancelación de copias obsoletas para los usuarios responsables por la distribución de las copias impresas de los documentos. ▪Automático: Cuando una revisión es homologada (finalizada), todas las copias impresas de las revisiones anteriores serán canceladas. ▪Sustitución: Las copias impresas de las revisiones anteriores a la revisión vigente serán canceladas a medida que las nuevas copias de los documentos son distribuidas. |
Plazo de envío de copias controladas
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Informe el número de días hasta el cual deben ser enviadas las copias controladas de los documentos.
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Plazo de confirmación de recepción
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Informe el número de días hasta el cual debe ser realizada la confirmación de la recepción de las copias impresas de los documentos.
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Plazo de recolección de copias obsoletas
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Informe el número de días hasta el cual debe ser realizada la recolección de las copias obsoletas de los documentos.
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4.Guarde el registro.
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