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Crear revisión de documento

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En este tema, abordaremos solo la creación de revisiones basadas en el modelo ISO9000 y por Workflow.

 

Para poder crear una revisión para el documento con éxito, es necesario cumplir con las siguientes condiciones:

▪El control de revisión debe estar debidamente configurado en la categoría del documento.

▪El usuario conectado debe tener el control "Revisar" permitido en la seguridad del documento.

▪La última revisión del documento debe estar finalizada.

▪Tenga en cuenta que se presentarán botones en la barra superior relacionados con la ejecución de la revisión, por ejemplo, para enviar la revisión a la próxima etapa o regresar, si corresponde.

▪Si el parámetro general "Permitir modificar documentos homologados" está desmarcado, el sistema debe permitir cambiar los datos del documento solo si la situación de la revisión es Elaboración, en el caso de revisión ISO9000, o si la situación de la revisión por Workflow tiene marcada la opción "Modificar metadatos".

▪Al crear una nueva revisión, si la revisión vigente tiene alguna traducción, la traducción será copiada.

 

Las revisiones de los documentos se pueden crear por medio de los siguientes lugares:

▪Menú Registro Documento:

a.Seleccione el registro que será revisado y haga clic en el botón .

b.En la pantalla de datos del documento, haga clic en el botón Incluir nueva revisión.

▪Menú Gestión Revisión:

a.Seleccione el registro en el segundo cuadrante.

b.Haga clic en el botón y seleccione la opción Incluir.

c.El sistema preguntará si desea crear una nueva revisión. Haga clic en OK.

 

Si el documento que se está revisando tiene una estructura de documentos complementarios, y en la pestaña Revisión de los parámetros generales está marcada la opción "Notificar revisión de la estructura", al guardar los datos de la revisión por primera vez, el sistema le preguntará cuáles documentos de la estructura también serán revisados. Al hacer clic en OK, se generará la tarea "Conocimiento de revisión" para los responsables por la revisión de los documentos que componen la estructura del documento en cuestión.

 

En la pantalla de datos del documento, acceda a la sección Revisión, donde estarán disponibles las siguientes subsecciones, de acuerdo con el proceso de revisión configurado en la categoría:

 

General

En esta sección se encuentra disponible la información general sobre la revisión del plan:

General

En esta sección es posible informar el Motivo por el cual la revisión fue creada. Los motivos presentados están registrados en el menú "Configuración Revisión Motivo". También exhibe información sobre la revisión que está en marcha, como identificador de la revisión, situación o etapa de la revisión, fecha y ciclo de la revisión.

El identificador de la revisión podrá ser modificado si está configurado como "personalizado".

 

Control

En esta sección es posible definir las fechas programadas para inicio y fin de la revisión. Las fechas reales de inicio y fin son llenadas por el sistema. Esta sección también presenta al usuario responsable por la creación de la revisión. El responsable por la liberación de la revisión se llenará automáticamente después de que se finalice la revisión.

 

Descripción

Utilice este campo para hacer descripciones adicionales sobre la revisión.

 

Justificación

Utilice este campo para justificar la revisión. Si ha sido configurado, este campo podrá tener su llenado obligatorio.

 

Participante

Esta sección solo estará disponible para revisiones basadas en el modelo ISO9000.

1.El llenado dependerá del tipo de ruta2 seleccionado en la categoría. Si es una ruta del tipo:

▪Fijo único: Esta subsección no podrá ser editada.

▪Fijo: Los participantes solo podrán ser seleccionados a través del botón "Importar ruta" de la parte inferior de esta subsección.

▪Variable: Los participantes podrán ser seleccionados a través de una ruta o a través de los botones presentes en la parte inferior de esta sección.

2.En el caso de una ruta fija, en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón para importar el flujo de participantes de otra ruta de revisión ya registrada en SE Documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione la ruta deseada y guarde la selección.

3.Si no ha sido informado una ruta de revisión, en la parte inferior de la pantalla agregue a los participantes de la ruta de revisión. Es solo hacer clic en el botón para incluir un participante.

 

1 - El llenado de este campo será obligatorio si, en la configuración del control de revisión, está marcada la opción "Exigir el llenado de la justificación cuando se inicie la revisión".

2 - Independientemente del tipo de ruta, no será posible incluir, editar o excluir participantes de etapas que ya hayan sido ejecutadas.

 

Workflow

Este campo solo será presentado si el proceso de revisión definido en el tipo del modelo es "Workflow".

 

Modificación

Esta sección solo estará disponible para edición si el proceso de revisión configurado en la categoría del documento es "Modelo ISO9000". Utilícela para informar las modificaciones que fueron realizadas en el documento. Estas pueden ser incluidas tanto por el usuario que está registrando la revisión, como por los elaboradores, por medio de la etapa de elaboración en la tarea "Revisión de documento".

 

Crítica

Esta sección solo estará disponible para edición si el proceso de revisión configurado en la categoría del documento es "Modelo ISO9000", y de acuerdo con la etapa en la que se encuentra la revisión:

▪Consenso, Aprobación, Homologación o Finalización: El ejecutor de la revisión podrá incluir críticas referentes a la revisión. Para eso, se debe utilizar el botón new y, en la pestaña Crítica de la pantalla que se abrirá, describir la crítica deseada.

▪Elaboración: En el segundo ciclo o posterior, el elaborador deberá informar las soluciones para cada crítica registrada. Para eso, se debe accionar el botón defaulty, en la pestaña Solución que se abrirá, informar la solución deseada.

 

Checklist

Esta sección solo se presentará si el proceso de revisión configurado en el tipo del modelo es "Modelo ISO9000", y si el usuario que accede a la pantalla es también el responsable por la ejecución de la etapa en la que se encuentra la revisión.

La lista de preguntas permite auxiliar al responsable en la ejecución de la etapa de revisión. Para responderlas, seleccione la opción deseada: Sí, No o N/A. Las respuestas pueden ya haber sido seleccionadas por el sistema, de acuerdo con el estándar definido en el registro del checklist. Además de eso, el llenado del campo Nota será obligatorio o no, conforme las configuraciones establecidas, también, en el registro del checklist.

 

Solicitud

En esta sección, es posible asociar una solicitud de revisión de documento a la revisión que se está creando, indicando que ella fue atendida. Si ninguna solicitud atende la revisión, se puede desconsiderar esta pestaña. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Solicitud forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.

En la barra de herramientas lateral están disponibles los siguientes botones:

Accione este botón para asociar una solicitud a la revisión. En la pantalla que se abrirá, informe la solicitud referente a la revisión y guarde el registro.

Accione este botón para desasociar de la revisión la solicitud seleccionada en la lista de registros.

Accione este botón para visualizar la pantalla de datos de la solicitud seleccionada en la lista de registros.

 

▪Las solicitudes de revisión de documentos deben ser emitidas por medio del componente SE Solicitud. La atención a las solicitudes se puede efectuar por medio de esta pestaña o por medio de la tarea "Atención a la solicitud".

▪Consulte la documentación específica del componente SE Solicitud para obtener más información sobre la emisión de solicitudes.

 

Revisiones

Esta sección presenta una lista de todas las revisiones por las cuales el modelo ya pasó/está pasando. Utilice el botón para visualizar los datos de la revisión del documento seleccionada en la lista.

 

Historial

Permite visualizar el historial de usuarios que incluyeron comentarios en el documento. Los comentarios textuales insertados pueden ser visualizados también por medio de la sección Seguridad Comentarios, de la pantalla de datos del documento al cual los archivos electrónicos comentados pertenecen.