Por meio desta seção deve-se determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas e como elas serão feitas. A forma de configurar a comunicação é similar para projetos e programas, por isso, a descrição será feita apenas nesta seção. Para configurar a comunicação, estão disponíveis as seguintes seções:
Nesta seção, é possível configurar o plano de comunicação, para que o repasse de informações seja feito com sucesso. Para isso, estão disponíveis as seguintes subseções:
Equipe
Permite definir como será composta a equipe do plano de comunicação. Para isso, acione o botão e preencha os seguintes campos da tela que será aberta:
Campo
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Nome
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Selecione o usuário que comporá a equipe do plano de comunicação. Utilize os demais botões ao lado do campo para preenchê-lo com os dados do usuário conectado ou limpá-lo.
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Papel no projeto
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Selecione o papel que o usuário selecionado anteriormente exercerá no projeto/programa. Utilize os demais botões ao lado do campo para visualizar os dados do papel no projeto selecionado ou limpar o campo.
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Salve o registro. Repita o procedimento descrito anteriormente para incluir todos os membros desejados na equipe do plano de comunicação.
Matriz
Permite definir como se dará e quem será o responsável pelo repasse das informações, assim como, para quem essas informações serão repassadas. Por isso, a tela será dividida em duas listas de registros.
Na lista de registros superior, acione o botão da barra de ferramentas lateral e preencha os seguintes campos da tela que será aberta:
Campo
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Item de comunicação
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Selecione o item (acontecimento) que será comunicado. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo item de comunicação, editar o item de comunicação selecionado ou limpar o campo.
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Frequência controlada
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Mantenha esta opção marcada para controlar a frequência com a qual a comunicação do item ocorrerá. Em seguida, informe o número de dias, semanas ou meses com o qual se dará o intervalo da frequência e realize também, uma breve descrição sobre a frequência definida. Se esta opção for desmarcada, será requerido descrever como se dará a frequência da comunicação.
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Responsável
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Selecione o membro da equipe do plano que será responsável por realizar a comunicação do item selecionado anteriormente.
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Meio de comunicação
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Selecione o meio de comunicação que será utilizado para troca de informações dos projetos/programas entre as pessoas. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo meio de comunicação, editar o meio de comunicação selecionado ou limpar o campo.
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Descrição (aba)
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Registre informações relevantes sobre a comunicação que será feita.
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Observação (aba)
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Registre as observações necessárias sobre a comunicação que será feita.
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Receptores
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Será possível incluir quem será comunicado. Para isso, acione o botão da barra de ferramentas lateral e na tela que será aberta selecione os membros da equipe do plano que serão comunicados.
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Após informar os campos necessários, salve o registro. Repita o procedimento descrito anteriormente para incluir todas as comunicações previstas no plano.
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Nesta seção, são apresentados os e-mails de tarefas enviados aos envolvidos no projeto/programa. Acione o botão para visualizar os detalhes do e-mail selecionado na lista de registros.
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Nesta seção, é possível visualizar, agendar e registrar as reuniões referentes ao projeto em questão. Para que este recurso funcione corretamente, é necessário que o SE Reunião faça parte das soluções adquiridas por sua organização. Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:
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Acione este botão e selecione a opção desejada:
▪Agendamento: Permite agendar uma reunião referente ao projeto. ▪Registro: Permite registrar uma reunião que já ocorreu referente ao projeto. |
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Acione este botão para editar os dados da reunião selecionada na lista de registros.
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Acione este botão para visualizar os dados da reunião selecionada na lista de registros em modo somente leitura.
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Consulte a documentação específica do componente SE Reunião, para obter uma descrição detalhada sobre o agendamento, registro e edição de dados de reuniões.
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Nesta seção, são apresentados todos os tópicos de discussão do fórum, independentemente de a situação na qual se encontram e que estão relacionados ao projeto/programa em questão. Acione o botão para visualizar os dados do tópico selecionado na lista de registros.
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