Assinatura digital de documentos |
O recurso de assinatura digital permite, através de uma atividade de sistema, enviar um documento para assinatura no DocuSign ou Clicksign. É possível enviar para assinatura um documento que esteja no processo de revisão através do Workflow, um documento que seja requerimento de uma atividade ou um documento que instanciou o workflow.
Primeiramente, é necessário a categoria do documento esteja configurada com assinatura digital no DocuSign ou ClickSign e o fluxograma esteja modelado com uma atividade de sistema. O processo e/ou suas atividades, devem estar devidamente configurados de acordo com o tipo de documento a ser assinado. ▪Requerimento: Se o documento a ser assinado é um requerimento na instância, então, em alguma atividade de usuário anterior à atividade de sistema, habilite a associação de documentos (Dados da atividade > Configurações > Associação) e configure um requerimento do tipo "Documento" (Dados da atividade > Configurações > Requerimento). Obs.: Recomendamos que na ação de execução da atividade seja configurada a obrigatoriedade de preenchimento do requerimento (Aba Regra da tela de dados da ação da atividade). ▪Documento da revisão: Para este tipo de documento, o processo deve estar configurado com a automação de revisão de documento (Dados do processo > Dados gerais > Automação). O respectivo processo deve estar definido no controle de revisão da categoria que terá seus documentos revisados e assinados via workflow. ▪Documento que iniciou o workflow: Se o documento a ser assinado é um documento que iniciou o workflow, então, a opção "Permitir iniciar workflow" deverá estar marcada na categoria de documento (Dados da categoria > Controle > Associação de workflow). Os signatários poderão ser definidos através de atributos, campos de formulários ou valores fixos. Caso o serviço de assinatura digital seja DocuSign, os signatários também poderão ser herdados de um modelo.
Na atividade de sistema, marque a opção "Assinatura eletrônica" e, em seguida, acione o botão "Configuração da assinatura digital" para realizar as configurações da assinatura digital.
Na tela da configuração da assinatura será necessário definir o tipo de documento que será assinado, além de configurar o serviço de assinatura digital.
Assinar: Defina o documento que será assinado durante a execução da instância. ▪Requerimento: Selecione esta opção para assinar o documento definido como requerimento. É necessário informar a "Atividade" e o "Requerimento" que irá conter o documento a ser assinado. Obs.: Recomendamos que na ação de execução da atividade seja configurada a obrigatoriedade de preenchimento do requerimento (Aba Regra da tela de dados da ação da atividade). ▪Documento da revisão: Selecione esta opção para assinar o documento da revisão. Obs.: Esta opção somente deve ser selecionada se a automação do processo for para revisão de documentos. ▪Documento que iniciou o workflow: Selecione esta opção para assinar o documento que iniciou o workflow. Obs.: A inicialização de workflows por documentos é configurada nos dados da categoria de documentos (Dados da categoria > Controle > Associação de workflow).
Quando ocorrer falha: Defina o que o sistema deverá fazer caso ocorra alguma falha com a assinatura de documentos, selecionando uma das seguintes opções: ▪Ignorar e continuar o processo: Marque esta opção para que o sistema continue a execução do processo. Esta opção pode ser utilizada, por exemplo, quando houver alguma atividade em que o executor verifica se o documento foi assinado. ▪Parar a execução do processo: Marque esta opção para que o sistema interrompa a execução do processo caso ocorra alguma falha com a assinatura do documento. Veja a seguir algumas falhas que podem ocorrer:
Dados do e-mail: Defina o assunto e o conteúdo a ser apresentado no e-mail enviado pelo DocuSign ou ClickSign. ▪Assunto: Informe o assunto/título do e-mail que será enviado solicitando a assinatura do documento. ▪Conteúdo da mensagem do e-mail: Informe a mensagem a ser apresentada no e-mail que será enviado.
DocuSign Utilize esta seção para definir os usuários que realizarão a assinatura digital de documentos usando o DocuSign: Modelo: Selecione o modelo que contém os signatários responsáveis pela assinatura digital. Neste campo estarão disponíveis os modelos da conta do DocuSign configurada nos Parâmetros gerais do SE Documento (DC035). Ao selecionar um modelo, os campos de nome e e-mail serão preenchidos com os signatários do modelo. Signatário: Clique no botão ao lado de "Itens" para incluir mais "nós" de signatários. Para remover algum "nó", clique no botão ao lado do signatário a ser removido. O campo número permite ordenar a sequência de signatários, quando houver mais que um usuário. ▪Nome: Informe o nome do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o signatário através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo. ▪E-mail: Informe o e-mail do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.
ClickSign Utilize esta seção para definir os usuários que realização a assinatura digital de documentos usando o ClickSign: Idioma: Selecione um dos idiomas disponíveis (Português ou Inglês). Prazo para assinatura: Selecione quantos dias os signatários terão como prazo para realizar a assinatura de documentos. Signatário: Clique no botão ao lado de "Itens" para incluir mais "nós" de signatários. Para remover algum "nó", clique no botão ao lado do signatário a ser removido. O campo número permite ordenar a sequência de signatários, quando houver mais que um usuário. ▪Nome: Informe o nome do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o signatário através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo. ▪E-mail: Informe o e-mail do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo. ▪Tipo de assinatura: Defina qual o propósito da assinatura do documento: Assinar, Assinar para aprovar, Assinar como parte, Assinar como testemunha, Assinar como interveniente, Assinar para acusar recebimento, Assinar como endossante, Assinar como endossatário, Assinar como administrador, Assinar como avalista, Assinar como cedente, Assinar como dessionário, Assinar como contratada, Assinar como contratante, Assinar como devedor solidário, Assinar como emitente, Assinar como gestor, Assinar como parte compradora, Assinar como parte vendedora, Assinar como procurador, Assinar como representante legal, Assinar como responsável solidário, Assinar como validador e Assinar para homologar. ▪O signatário possui CPF?: Marque este campo caso seja necessário que o signatário informe seu CPF. ▪CPF: Informe o CPF do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo. ▪Data de nascimento: Informe a data de nascimento do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir a data através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.
Clique em "Salvar" para salvar as configurações.
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