Cadastrar repositório

Cada repositório está diretamente ligado a um local de armazenamento e cada local de armazenamento está associado a uma área da organização, registrada no componente SE Administração.

Por isso, primeiramente, no filtro Local de armazenamento, localizado no painel de filtros de pesquisa, acione o botão

e na tela que será aberta, localize e selecione na hierarquia, a Área desejada. Utilize o botão

para preencher o campo com a área do usuário conectado.

Em seguida, no filtro Tipo, acione o botão Selecionar tipo. O painel que será apresentado, contém a estrutura de locais de armazenamento pertencentes à área selecionada anteriormente. Na estrutura, selecione o local de armazenamento desejado. Marque a opção "Exibir registros dos subníveis" na parte inferior do painel, para que os locais de armazenamento que se encontram nos níveis abaixo do nível do local de armazenamento selecionado, também sejam mostrados na lista de registros. Acione o botão Aplicar, localizado na parte inferior do painel.

Feito isso, clique em Pesquisar. Desta forma, os repositórios criados no local de armazenamento selecionado, serão apresentados na lista de registros.

Para incluir um repositório, acione o botão

da barra de ferramentas principal. Já para editar os dados de um repositório, selecione-o na hierarquia e acione o botão

Na tela que será aberta, informe um identificador e um nome para o repositório. Para informar um identificador com mais facilidade, pode ser utilizado o botão ao lado do campo, para gerar um novo número sequencial.

Obs.: Para realizar o cadastro de um repositório, é necessário preencher os campos requeridos da aba Geral. Após salvar os dados pela primeira vez, a aba Conteúdo será habilitada para preenchimento.

Campo
Tipo	▪Repositório de documentos: Selecione esta opção para que o repositório armazene documentos. ▪Repositório de mídias: Selecione esta opção para que o repositório armazene mídias, como por exemplo, CD's, DVD's, flashdrives etc. Após salvar o registro pela primeira vez, não será possível editar a opção selecionada.
Local de armazenamento	Este campo é preenchido pelo sistema com o local de armazenamento ao qual o repositório pertence, sendo possível editá-lo. Neste caso, selecione o local de armazenamento no qual se encontra o repositório que está sendo cadastrado.
Descrição	Preencha este campo para registrar informações importantes sobre o repositório que está sendo cadastrado.
Capacidade	No campo Capacidade máxima, informe o número máximo de objetos que o repositório poderá armazenar. A barra localizada abaixo deste campo indica a situação do repositório com relação ao espaço disponível para armazenamento.
Endereçamento automático	Marque esta opção para que determinados documentos sejam associados automaticamente ao repositório que está sendo cadastrado. Para isso, preencha os seguintes campos: ▪Categoria: Selecione a categoria dos documentos que serão armazenados no repositório em questão. A categoria selecionada deve estar devidamente configurada e com o controle Arquivo físico habilitado. ▪Limitar endereçamento eletrônico para um intervalo: Utilize os campos De e Até para informar o intervalo de número de identificadores dos documentos pertencentes à categoria selecionada anteriormente, que serão armazenados no repositório em questão. Se esta opção não for marcada, o recurso de endereçamento automático não será aplicado.

Serão apresentados os objetos armazenados no repositório em questão, de acordo com seu tipo:

Repositório de documentos

Na lista de registros serão apresentados os dados dos documentos arquivados no repositório: categoria, identificador, data e título. Utilize o botão na barra de ferramentas lateral para visualizar a tela de dados do documento selecionado na lista de registros.

Repositório de mídias

Na lista de registros serão apresentadas as informações das mídias arquivadas no repositório: tipo da mídia, identificador, nome, data de gravação e prazo de retenção. Utilize o botão na barra de ferramentas lateral para visualizar a tela de dados da mídia selecionada na lista de registros.