Configurar parâmetros gerais

Para configurar os parâmetros gerais do SE Arquivo Físico, estão disponíveis as seguintes seções:

parametros_gerais_dados

Nesta seção, é feita a parametrização referente aos aplicativos que serão utilizados para visualizar os arquivos eletrônicos dos documentos:

Parâmetro	Marcado	Desmarcado
PDF
SE PDFView	Habilita o visualizador PDF local. Note que ao utilizar o SE PDFView, no momento da abertura de um arquivo para visualização, se o SE Suite detectar programas de captura de imagens sendo executados, será solicitado que estes sejam encerrados.	Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. Por exemplo: arquivos com extensão '.pdf' serão abertos com Adobe Acrobat.
Visualizador nativo do navegador	Os arquivos PDF serão visualizados com o recurso do navegador utilizado pela estação. Esta opção não pode ser utilizada em conjunto com a opção "HTML5 PDF Viewer".	Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
HTML5 PDF Viewer	Os arquivos PDF serão visualizados utilizando HTML5 no navegador. Esta opção não pode ser utilizada em conjunto com a opção "Visualizador nativo do navegador".	Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
Habilitar servidor de visualização	Para o visualizador HTML5 é possível configurar um servidor que permite a visualização de arquivos mais rapidamente. Nos respectivos campos, informe o caminho do servidor e a porta socket.	O visualizador HTML5 poderá ser utilizado sem nenhum problema.
Office
DocView	Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .doc. Este recurso requer que o Microsoft Word esteja instalado nas estações.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
ExcelView	Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .xls. Este recurso requer que o Microsoft Excel esteja instalado nas estações.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
LibreOffice	Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .odt, .ods, e .odp. Será utilizado também, para abrir arquivos com extensões compatíveis com o Libre Office, como .doc, .xls etc, quando as opções "DocView" e/ou "ExcelView" não estiverem marcadas. Este recurso requer que o Libre Office esteja instalado nas estações.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
VisioView	Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .vsd, .vdx, .vss ou .vsx. Este recurso requer que o Microsoft Visio esteja instalado nas estações.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
DWG
SE Viewer	Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .dwg, .dxf ou .dwl.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
DGN
SE Viewer	Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .dgn.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
Imagem
SE Viewer	Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg ou .jpeg.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.
HTML5 Viewer	Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg ou .jpeg, por meio do navegador.	Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional.

Habilitar compatibilidade com AutoCAD 2008 ou superior	No momento de visualizar os arquivos do tipo AutoCAD, o SE Arquivo Físico será compatível com o AutoCAD 2008 ou superior. O SE Arquivo Físico está homologado até a versão 2014 do AutoCAD.	O SE Arquivo Físico pode não funcionar corretamente com versões superiores à 2008 do AutoCAD.

Consulte o documento técnico Requisitos do sistema para obter mais detalhes sobre as versões do Microsoft Office que são compatíveis com o SE Arquivo Físico.

Nesta seção, é feita a parametrização referente aos documentos e seus arquivos eletrônicos:

Parâmetro	Marcado	Desmarcado
Filtro situação do documento (padrão)	As situações definidas serão apresentadas, por padrão, no filtro "Situação do documento" nas telas onde ele estiver presente.	As situações que não forem marcadas não serão exibidas, por padrão, na consulta. Porém, no momento de efetuar a consulta, todas as situações podem ser selecionadas e neste caso, o sistema irá considerar esta seleção para apresentação do resultado. Quando nenhum item é selecionado, o sistema apresenta a opção "Homologado" marcada por padrão.
Exigir a visualização do arquivo eletrônico ao liberar tarefas	Para executar com sucesso, as tarefas marcadas, será necessário visualizar o arquivo eletrônico do documento relacionado a elas.	As tarefas que não forem marcadas poderão ser executadas sem a obrigatoriedade de visualização do arquivo eletrônico.
Permitir alterar documentos homologados	Os dados dos documentos que já foram homologados poderão ser editados.	Depois de homologados, os documentos estarão disponíveis somente para leitura, sendo necessária a criação de uma revisão para edição dos dados. Entretanto, os dados do documento como título, cópia impressa e segurança, só poderão ser alterados se a situação da revisão for elaboração, na revisão ISO9000, ou se a revisão por Workflow tiver a opção "Alterar metadados" marcada.
Permitir excluir apenas documentos em emissão	Somente poderão ser excluídos do sistema, os documentos que estiverem na etapa de emissão ou indexação.	Os documentos poderão ser excluídos em qualquer situação.
Permitir associar o mesmo arquivo eletrônico em documentos diferentes	Um mesmo arquivo eletrônico poderá ser associado a documentos diferentes.	Um mesmo arquivo eletrônico não poderá ser associado a mais de um documento.
Permitir mesmo identificador de documento em categorias diferentes	Será possível cadastrar documentos com identificadores iguais, desde que estes pertençam a categorias diferentes.	Não será possível cadastrar documentos com identificadores iguais no sistema (mesmo que seja renomeado).
Habilitar gerenciamento do documento pelo WebDAV	O gerenciamento dos documentos será efetuado pelo WebDAV, possibilitando que, ao visualizar um arquivo eletrônico de um documento, o sistema não efetue o download deste arquivo para o temp da máquina do usuário. A utilização deste recurso será restrita para os formatos MS-Office e para os formatos dos visualizadores SoftExpert que funcionarem com o caminho do WebDAV (DocView, ExcelView, PDFView e imagens/desenhos com SE Viewer).	O acesso aos documentos através do mapeamento do WebDAV será bloqueado, sendo permitido o acesso somente através do sistema. É recomendável a utilização do WebDAV, pois este recurso possibilita que o SE Suite utilize um método eficaz de segurança durante a visualização de arquivos eletrônicos.
Permitir somente a inclusão de revisão vigente na estrutura	Ao associar um documento à estrutura de outro documento, não será possível selecionar outra revisão que não seja a vigente.	Será possível associar qualquer revisão na estrutura do documento.
Enviar tarefa de indexação do documento para todos os usuários que possuem a permissão de editar	Todos os usuários que têm o controle "Editar" permitido na lista de segurança do documento receberão a tarefa Indexação de documento.	A tarefa "Indexação de documento" será gerada apenas para o responsável pelo documento.

Nesta seção, é feita a parametrização referente às revisões dos documentos:

Parâmetro	Habilitado	Desabilitado
Filtro situação do documento (padrão)	As situações definidas serão apresentadas, por padrão, no filtro "Situação do documento" nas telas onde ele estiver presente.	As situações que não forem marcadas não serão exibidas, por padrão, na consulta. Porém, no momento de efetuar a consulta, todas as situações podem ser selecionadas e neste caso, o sistema irá considerar esta seleção para apresentação do resultado. Quando nenhum item é selecionado, o sistema apresenta a opção “Homologado” marcada por padrão.
Permitir executar o conhecimento de publicação através do e-mail	Os e-mails referentes às tarefas de conhecimento de publicação irão conter um link para execução automática da tarefa correspondente.	Os e-mails referentes às tarefas de conhecimento de publicação não conterão o link para execução.
Permitir realizar download/upload de documentos na elaboração	Permite fazer download ou upload de arquivos eletrônicos nos documentos durante a etapa de elaboração da revisão.	Não será possível realizar o download por meio da tela de execução de revisão, enquanto o documento estiver em "Elaboração". O arquivo eletrônico poderá ser editado normalmente por meio dos visualizadores configurados. O download do arquivo eletrônico poderá ser realizado em outras telas onde este recurso estiver disponível.
Permitir incluir arquivo eletrônico na elaboração da revisão	O elaborador da revisão poderá associar arquivos eletrônicos ao documento pela execução de revisão, enquanto este se encontrar em "Elaboração".	Ao acessar os dados do documento pela execução de revisão não será possível incluir novos arquivos.
Permitir editar arquivo eletrônico no consenso	Durante a etapa de "Consenso" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas (edições) no documento.	Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de consenso.
Permitir editar arquivo eletrônico na aprovação	Durante a etapa de "Aprovação" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas (edições) no documento.	Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de aprovação.
Permitir editar arquivo eletrônico na homologação	Durante a etapa de "Homologação" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas no documento.	Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de homologação
Não permitir encerrar revisão com alterações controladas**	Não será possível encerrar a execução de revisões de documentos que contenham alterações controladas.	As revisões poderão ser encerradas mesmo com alterações controladas.
Notificar revisão da estrutura	Ao passar por uma revisão, será gerada a tarefa Conhecimento de revisão para relacionamentos “Onde é usado” e “Composto de”.	Ao criar revisão de um documento com relacionamento de estrutura, não será exibida nenhuma notificação sobre a necessidade de revisão destes.
Bloquear alterações controladas*	Durante as etapas de consenso e aprovação, será possível somente visualizar o documento, não sendo permitido incluir marcações.	Durante as etapas de consenso, aprovação e homologação poderão ser adicionadas marcações nos arquivos eletrônicos nos formatos suportados.
Bloquear o envio para a próxima etapa no consenso/aprovação de revisões com alterações controladas**	Força o usuário a retornar para a elaboração após incluir uma alteração controlada no arquivo eletrônico.	Permite o envio para a próxima fase mesmo quando o arquivo possuir alterações controladas.
Enviar tarefa de encerramento somente para o responsável pela criação da revisão	A etapa de Encerramento da revisão de um documento, somente será enviada ao usuário que criou a revisão.	A etapa de "Encerramento" da revisão será enviada para o usuário que criou a revisão e para todos os usuários que têm a permissão "Revisar" habilitada na segurança do documento.
Permitir informar a data da revisão	Habilita para edição o campo "Data" da tela de dados da revisão do documento, além de permitir informar uma data posterior à data atual no campo "Data" dos dados gerais do documento revisado.	O campo "Data" da tela de dados da revisão não estará disponível para preenchimento e não será possível informar uma data posterior à data atual no campo "Data" dos dados gerais do documento revisado. Neste caso, a data de revisão será preenchida pelo sistema com a data do encerramento da revisão.

*Quando este parâmetro geral estiver marcado, bloqueará as alterações somente para revisões do tipo ISO-9000. Para as categorias que utilizam workflow, o bloqueio deve ser feito pelo controle "Comentário" no cadastro de situação.

**Este parâmetro somente se aplica para revisões do tipo ISO-9000.

Nesta seção, estão disponíveis as opções referentes à assinatura digital dos arquivos eletrônicos no sistema:

Documentos PDF
Algoritmo de assinatura para o formato PDF	Por padrão, é utilizada a assinatura anexada (PAdEs - PDF Advanced Electronic Signatures). Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro.
Imagem do carimbo de assinatura	Preencha este campo para personalizar o logo que será utilizado no carimbo de assinatura digital em arquivos PDF, quando a opção "Incluir carimbo da assinatura digital em arquivos PDF" estiver marcada na categoria do documento. Neste caso, selecione a imagem do logo que deseja aplicar ao carimbo.
	Marcada	Desmarcada
Texto lateral da assinatura digital	Ao assinar, será incluído um texto informativo no lado direito do arquivo eletrônico. Defina o texto que será apresentado: ▪Texto padrão: Será apresentada uma mensagem para verificar/visualizar a assinatura. ▪Texto personalizado: No campo que será habilitado, digite o texto que deverá ser apresentado junto à assinatura digital.	Ao assinar, não será incluído um texto lateral no arquivo eletrônico.

Para que o recurso de texto lateral da assinatura digital funcione corretamente, é necessário ter uma marca d'água devidamente configurada e associada à categoria dos documentos aos quais ele será aplicado.

Algoritmo de assinatura para o formato XML

Para os arquivos .xml é utilizado, por padrão, o formato XML Signature. Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro.

Algoritmo de assinatura para o formato CMS

Para os demais tipos de arquivos é utilizado, por padrão, o formato CMS SignedData detached. Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro.

Parâmetro	Habilitado	Desabilitado
Habilitar serviço de conversão de PDF	Permite que a conversão de arquivos para PDF possa ser executada através do File Manager. Nos campos que ficarão habilitados, informe o servidor e a porta que será utilizada. Utilize o botão para testar a conexão. Para mais informações acerca da instalação deste serviço, consulte a Guia de instalação para Windows, ou a Guia de instalação para Linux. Obs.: Caso este parâmetro seja habilitado, mas não seja informado o servidor e porta, os que forem informados no parâmetro de redirecionamento abaixo serão utilizados na conversão. Se não forem informados os endereços em nenhum dos dois parâmetros, a conversão ocorrerá pelo sistema do SE Suite.	A conversão de arquivos para PDF não será executada através do File Manager.
Habilitar redirecionamento de serviço do SE Captura	Permite que os serviços do SE Captura que dependem do Microsoft Windows, possam ser executados em um servidor separado do servidor de aplicação, quando este for Linux*. Nos campos que ficarão habilitados, informe o servidor e a porta que será utilizada. Utilize o botão para testar a conexão do servidor informado.	Não será possível utilizar o componente SE Captura quando o servidor for Linux.
Habilitar a verificação dos arquivos eletrônicos	O sistema realizará a verificação dos arquivos eletrônicos por meio do menu Manutenção Verificação de arquivos eletrônicos. Preencha também, os seguintes campos: ▪Frequência: Informe em dias, o intervalo no qual o sistema realizará a verificação dos arquivos eletrônicos. ▪Verificar a integridade dos arquivos: Quando esta opção não é marcada, o sistema verificará se o arquivo eletrônico associado a um determinado documento no sistema, se encontra no devido diretório/banco de dados. Ao marcar esta opção além da verificação citada anteriormente, o sistema verificará também, se o hash do arquivo no diretório/banco de dados é compatível com o hash do arquivo no sistema.	Os arquivos não serão verificados pelo sistema.

*Se o SE Suite estiver instalado em um servidor com sistema operacional GNU/Linux é possível redirecionar serviços que somente podem ser executados no Windows, como o serviço de indexação do SE Captura e o serviço de conversão de PDF utilizando o Microsoft Office, para um servidor com Windows. Para isso, basta realizar o procedimento descrito anteriormente. Com isso, é necessário que o servidor que irá executar esses serviços esteja devidamente configurado. Consulte o documento Guia de instalação (Windows) para obter mais informações.

Esta seção somente deve ser preenchida para habilitar a integração do SE Documento com a Google Drive API.

Parâmetro

Habilitado

Desabilitado

Habilitar edição com Google Drive

Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do Google Drive.

Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Google Developer Console e garantir que o usuário configurado tem acesso ao Google Drive. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção.

Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo.

Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.

Campo
ID da conta de serviço	Informe o código exclusivo da conta de serviço utilizada para configurar a integração com o Google Drive.
E-mail do proprietário da conta de serviço	Informe o e-mail utilizado para configurar a integração com o Google Drive.
Arquivo .P12	Acione o botão , navegue entre os arquivos salvos no computador e selecione o arquivo .p12 criado na configuração da integração com o Google Drive.

Opção	Marcada	Desmarcada
Converter arquivo para PDF utilizando o Google Drive	O sistema utilizará o Google Drive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria destes esteja configurada a publicação em PDF.	Será utilizada a conversão padrão do sistema (File manager ou próprio servidor).

▪A API do Google Drive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf e .txt.

▪Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. por isso, as alterações realizadas com essa conta serão perdidas. Para não haver perda de informações, certifique-se que os documentos estão homologados antes de efetuar a troca da conta.

Esta seção somente deve ser preenchida para habilitar a integração do SE Documento com a OneDrive API.

Parâmetro

Habilitado

Desabilitado

Habilitar edição com Microsoft OneDrive

Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do OneDrive.

Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Microsoft Azure. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção.

Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo.

Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.

Campo
ID do locatário	Informe o ID do diretório (locatário) obtido nas propriedades do Active Directory do Azure.
ID do usuário	Informe o ID de objeto do usuário que terá seu OneDrive utilizado para armazenar os arquivos.
Client ID	Informe o ID do aplicativo (cliente) obtido no momento de sua configuração no Active Directory do Azure.
Client Secret	Informe o valor do segredo do cliente obtido no momento da configuração do aplicativo no Active Directory do Azure.

Opção	Marcada	Desmarcada
Converter arquivos para PDF utilizando o OneDrive	O sistema utilizará o OneDrive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria destes esteja configurada a publicação em PDF.	Será utilizada a conversão padrão do sistema (File manager ou próprio servidor).

▪A API do OneDrive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp e .pdf.

Nesta seção, é feita a parametrização da conversão automática para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos cadastrados no sistema:

Parâmetro	Habilitado	Desabilitado
Converter os seguintes formatos para PDF	Serão convertidos para pdf os arquivos eletrônicos que tiverem as extensões marcadas. Consulte a seção Conversão para PDF para obter mais detalhes sobre os formatos compatíveis e sobre a conversão para pdf dos arquivos eletrônicos.	Os arquivos eletrônicos que tiverem as extensões não marcadas, não serão convertidos para pdf, mesmo que a extensão seja compatível com o recurso de conversão para PDF.
Utilizar estação cliente para converter para PDF ao encerrar revisão	Os arquivos eletrônicos serão convertidos para pdf na estação cliente e não no servidor. Esta opção é válida somente para arquivos eletrônicos com extensões dos componentes do MSOffice e que estiverem configurados no parâmetro "Converter os seguintes formatos para PDF". Com isso, após executar a última etapa da revisão, a revisão será enviada para encerramento, para que seja feita a conversão do arquivo para PDF. Se o encerramento da revisão estiver configurado para ser automático, o sistema irá liberar esta etapa automaticamente.	Todos os arquivos eletrônicos serão convertidos no servidor.
Converter no formato PDF/A	Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato PDF-A. Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro "Converter os seguintes formatos para PDF".	Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato .pdf (normal). Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro "Converter os seguintes formatos para PDF".
Ao ocorrer erro na conversão, enviar e-mail para	Quando ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, seja disparado um e-mail para um determinado usuário. No campo Usuário, selecione o usuário desejado. Para que este recurso funcione corretamente, o e-mail do usuário deve estar preenchido na tela de dados de sua conta e que as devidas configurações referentes ao envio e servidor de e-mail estejam realizadas no componente SE Configuração.	Ao ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, não será enviada uma notificação.

Após realizar todas as parametrizações desejadas, acione o botão da barra de ferramentas.