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Localização: Consulta  Documento
Visão geral:
Por meio deste menu é possível consultar os documentos cadastrados no sistema. No momento de efetuar uma consulta, a exibição dos documentos no resultado para o usuário conectado, dependerá da configuração realizada nos parâmetros gerais, e as operações que ele poderá realizar no documento irão depender das permissões concedidas na segurança do documento e sua categoria. Através do campo localizado na parte superior direita deste menu, é possível alterar a visão da consulta de documento entre:
Visão
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Descrição
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Analítico
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Exibe todas as informações principais dos documentos.
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Estrutura
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Esta opção somente será habilitada se na lista de registros for selecionado um documento que tiver outros documentos associados na seção "Composto de" de sua tela de dados. Ela exibe as informações principais dos documentos que formam a estrutura do documento selecionado na lista de registros.
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Container
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Esta opção somente será habilitada se na lista de registros for selecionado um documento cujos arquivos eletrônicos forem complexos. Ela exibe as informações referentes à estrutura do container e os arquivos associados em cada pasta.
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Botões específicos:
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Acione a seta localizada ao lado deste botão e selecione a opção desejada para:
▪Visualizar o arquivo eletrônico do documento selecionado na lista de registros por meio do visualizador configurado nos parâmetros gerais. ▪Visualizar o arquivo eletrônico do documento selecionado na lista de registros com marcação (comentários). ▪Visualizar o arquivo eletrônico do documento selecionado na lista de registros pelo Google Drive API. A opção "Visualizar arquivo eletrônico no Google Drive" somente estará disponível se, nos parâmetros gerais, estiver habilitada e devidamente configurada a integração com o Google Drive. ▪Visualizar o arquivo eletrônico do documento selecionado na lista de registros pelo OneDrive API. A opção "Visualizar arquivo eletrônico no OneDrive" somente estará disponível se, nos parâmetros gerais, estiver habilitada e devidamente configurada a integração com o Microsoft OneDrive. ▪Visualizar os dados da assinatura digital do documento selecionado na lista de registros. |
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Acione a seta localizada ao lado deste botão e selecione a opção desejada para visualizar a tela de dados do documento selecionado ou os dados de sua revisão.
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Acione este botão para carregar o SE Analytics, para que o resultado obtido na consulta possa ser analisado.
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Acione a seta localizada ao lado deste botão para configurar e emitir os relatórios de documentos desejados. Este botão também permite exportar a listagem dos registros apresentados na tela principal para um arquivo Excel, configurar um novo relatório ou associar algum relatório existente e ainda consultar os parâmetros que poderão ser utilizados na configuração de novos relatórios.
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Acione este botão para fazer download dos arquivos eletrônicos ou dos documentos complementares, caso houver, do documento selecionado.
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Acione este botão para inserir comentários gráficos no arquivo eletrônico do documento que está selecionado.
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▪Download de arquivo eletrônico: Acione esta opção para fazer download do arquivo eletrônico do documento selecionado na lista de registros. Para realizar esta operação com sucesso é necessário ter o controle "Salvar localmente" habilitado na segurança do documento que está sendo revisado. Se o tipo de arquivo configurado na categoria do documento selecionado for "Complexo", ao acionar este botão, será exportada também a estrutura de pastas do container. ▪Download do aplicativo Windows: Acione esta opção para fazer download do instalador do aplicativo desktop. Para instalar o aplicativo, basta dar um duplo clique no instalador e seguir os passos do assistente que será apresentado. Veja mais informações sobre o aplicativo na seção SoftExpert Document App. |
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Acione este botão para inserir comentários textuais no arquivo eletrônico do documento que está selecionado.
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Acione este botão para realizar o compartilhamento externo dos arquivos eletrônicos do documento selecionado na lista de registros. Consulte a seção Compartilhamento externo para obter mais informações sobre como preencher a tela que será aberta.
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Acione este botão para visualizar o fluxograma do processo que controla a revisão do documento. Ele somente estará habilitado se o documento tiver o controle "Revisão" parametrizado em sua categoria e o processo de revisão for por "Workflow".
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Acione este botão para comparar a revisão vigente de um documento selecionado na lista de registros, com sua revisão anterior. Ele somente estará habilitado se o documento tiver o controle "Revisão" parametrizado em sua categoria. Consulte a seção Comparar revisão para obter mais detalhes sobre as extensões de arquivos para os quais esta operação está disponível e sobre como realizá-la.
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Acione este botão para alterar o layout da tela principal para três quadrantes. Ao selecionar esta opção, no terceiro quadrante são apresentados os detalhes do documento selecionado na lista de registros do segundo quadrante.
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Acione este botão para alterar o layout da tela principal para dois quadrantes.
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Utilize os filtros descritos a seguir, para localizar os registros desejados por meio de informações específicas. Para utilizá-los, vá até o painel Filtros de pesquisa e acione o botão  para adicionar filtros.
▪Utilize o campo Pesquisa rápida do painel de Filtros de pesquisa, para buscar o documento desejado por meio de palavras contidas no título, descrição e/ou conteúdo de cada arquivo eletrônico. ▪Para obter mais detalhes sobre o 'Painel de pesquisa' e demais operações de consulta, veja a seção Consultas. |
Marque a opção Somente favoritos para que na consulta sejam apresentados somente os documentos classificados como favoritos. Para obter mais informações, consulte a seção Filtrando consultas Consultar registros favoritos.
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Acione o botão Adicionar atributo e selecione o atributo associado à categoria do documento que deseja consultar, o operador e um valor para ele. Para incluir mais de um atributo neste filtro, utilize a opção Adicionar atributo na parte inferior do painel e repita o procedimento descrito anteriormente. Após adicionar os atributos desejados, clique no botão Aplicar.
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Utilize os campos deste filtro para localizar o documento desejado, por meio de seu identificador e/ou título/resumo.
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Situação do documento: Expanda a lista de opções e marque a possível situação na qual o documento que deseja consultar se encontra. Se assim for parametrizado, algumas situações já virão marcadas, porém, será possível desmarcá-las. Utilize os demais botões para marcar todas as situações disponíveis e limpar as marcações realizadas.
Autor: Informe o nome do autor do documento que deseja consultar.
Nome do arquivo: Informe o nome do arquivo eletrônico do documento que deseja consultar.
Usuário de cadastro: Selecione o responsável do documento que deseja consultar. Utilize os demais botões ao lado do campo para preenchê-lo com os dados do usuário conectado e limpá-lo.
Posto: Selecione o posto responsável pelas cópias do documento que deseja consultar.
Controle de acesso: Utilize as informações da lista de segurança do documento que deseja consultar para localizá-lo. Para isso, no respectivo campo, marque as permissões desejadas e selecione o usuário, função, área e equipe que fazem parte da lista de segurança.
Período do documento: No campo Último(s) __ dia(s) informe a quantidade de dias anteriores à data da última revisão do documento que deseja consultar. Caso preferir, utilize os campos Início e Fim para selecionar o intervalo de datas que abrange a data na qual o documento desejado foi revisado pela última vez.
Período do cadastro: No campo Último(s) __ dia(s) informe a quantidade de dias anteriores à data atual que abrange a data de cadastro do documento que deseja consultar. Caso preferir, utilize os campos Início e Fim para selecionar o intervalo de datas que abrange a data na qual o documento desejado foi cadastrado.
Validade: No campo Próximo(s) __ dia(s) informe a quantidade de dias posteriores à data atual que abrange a data de validade do documento que deseja consultar. Caso preferir, utilize os campos Início e Fim para selecionar o intervalo de datas que abrange o período de validade do documento que deseja consultar.
Situação da validade: Expanda a lista e marque as opções correspondentes à situação do documento em relação à sua validade.
Assinatura digital: Expanda a lista e selecione a opção correspondente para que sejam apresentados no resultado da consulta, os documentos assinados ou aqueles que não foram assinados.
Estrutura: No campo Onde é usado, selecione um documento o qual o documento que deseja consulta, faz parte de sua estrutura. No campo Composto de, selecione um documento que faz parte da estrutura do documento que deseja consultar.
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No campo apresentado neste filtro, digite o nome da palavra-chave e acione a tecla Enter do teclado, ou utilize o botão  e selecione a palavra-chave relacionada ao documento que deseja consultar. Inclua quantas forem necessárias.
Conforme elas são incluídas, serão apresentadas na área logo abaixo do campo. Para remover uma palavra-chave do filtro, posicione o mouse sobre ela e clique na opção Fechar. Para remover todas as palavras-chaves do filtro, acione o botão  , localizado ao lado do campo Palavra-chave.
Na parte inferior do filtro, selecione a opção E para que sejam consideradas todas as palavras como filtro ou a opção OU para que ao menos uma das palavras seja utilizada como filtro.
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Utilize os campos deste filtro para localizar o documento desejado por meio do projeto (SE Projeto) ao qual ele foi associado. Para isso, selecione o projeto desejado ou informe seu identificador e/ou nome.
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Utilize os campos deste filtro para localizar o documento desejado por meio da atividade de projeto (SE Projeto) à qual ele foi associado. Para isso, informe o identificador e/ou nome da atividade desejada.
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Utilize os campos deste filtro para localizar o documento desejado por meio da atividade isolada (SE Controle de atividades) à qual ele foi associado. Para isso, informe o identificador e/ou nome da atividade desejada.
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Utilize os campos deste filtro para localizar o documento desejado por meio do workflow (SE Workflow) ao qual ele foi associado. Para isso, informe o identificador e/ou título do workflow desejado.
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Situação do arquivamento: Selecione se o documento que deseja consultar foi arquivado ou não.
Fase de arquivamento: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Arquivado" for selecionada no campo "Situação do arquivamento". Selecione a etapa na qual se encontra o documento que deseja consultar: Corrente, Intermediário, Gravação em mídia ou Destinação final.
Destinação final: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Destinação final" for selecionada no campo "Fase de arquivamento". Selecione se a destinação final definida na tabela de temporalidade para o documento que deseja consultar é guarda permanente ou expurgo.
Situação: Expanda a lista e marque as opções correspondentes à situação do documento que deseja consultar, no âmbito das solicitações de serviços: Emprestado, Em trâmite, Disponível ou Eliminado.
Caminho físico: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Arquivado" for selecionada no campo "Situação do arquivamento". Selecione, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, o repositório onde o documento que deseja consultar foi arquivado. Somente serão apresentados, na estrutura de locais de armazenamento, repositórios de documentos e, se nos parâmetros gerais, for marcada a opção "Restringir área do arquivo físico", estarão disponíveis apenas os repositórios pertencentes à mesma área do usuário conectado.
Arquivado por: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Arquivado" for selecionada no campo "Situação do arquivamento". Selecione o usuário que realizou o arquivamento do documento que deseja consultar. Utilize os botões ao lado do campo para preenchê-lo com os dados do usuário conectado ou limpar o valor preenchido.
Período de arquivamento: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Arquivado" for selecionada no campo "Situação do arquivamento". No campo Último(s) __ dia(s), informe a quantidade de dias anteriores à data atual que abrange a data de arquivamento do documento que deseja consultar, ou, utilize os campos Início e Fim para selecionar o intervalo de datas que abrange a data na qual o documento que deseja consultar foi arquivado.
Período de retenção: Este filtro somente ficará habilitado se a opção "Destinação final" não for selecionada no campo "Fase de arquivamento". No campo Último(s) __ dia(s), informe a quantidade de dias anteriores à data atual que abrange o período de retenção do documento que deseja consultar, ou, utilize os campos Início e Fim para selecionar o intervalo de datas que abrange o período no qual o documento que deseja consultar permanecerá retido.
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Após informar os filtros necessários, acione o botão PESQUISAR no painel Filtros de pesquisa ou pressione a tecla ENTER do teclado, para efetuar a pesquisa. O resultado será listado na parte direita da tela de consultas.
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