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Emitir protocolo de cópia

Os protocolos de cópia poderão ser emitidos nos seguintes locais:

▪Menu Gestão Cópia Distribuição:

a.Na lista de registros, localize e selecione o protocolo desejado.

b.Em seguida, clique no botão da barra de ferramentas.

▪Menu Minhas tarefas Execução Envio de cópias impressas:

a.Na lista de registros pendentes, selecione o documento que terá suas cópias enviadas.

b.Em seguida, clique no botão da barra de ferramentas para abrir a tela de dados.

Em seguida, realize os seguintes passos:

1.Na tela de dados do protocolo, informe os seguintes campos que estarão disponíveis:

Protocolo: Apresenta o número identificador do protocolo. A cada novo protocolo é gerado um número sequencial.

Identificador: Informe um nome ou sigla para o protocolo de cópias que está sendo incluído.

Tipo de cópia:

▪Controlada: Selecione esta opção se a cópia será enviada para um posto. Com isso, elas serão controladas pelo SE Documento, para que a cada nova revisão, as cópias obsoletas sejam recolhidas e substituídas pela nova versão.

▪Não controlada: Selecione esta opção se a cópia será enviada para um destinatário externo e não será controlada pelo SE Documento, ou seja, a cada nova versão o sistema não alertará para a necessidade de recolhimento e substituição das cópias obsoletas

Data de emissão: Apresenta a data na qual se está realizando a inclusão do protocolo de cópias.

Motivo: Preencha este campo para informar um motivo pelo qual as cópias serão distribuídas. Neste caso, selecione o motivo desejado. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo motivo de distribuição de cópias, editar o motivo selecionado e limpar o campo.

Recebimento: Apresenta os dados do usuário que confirmará o recebimento das cópias.

Data: Apresenta a data na qual for realizada a confirmação do recebimento das cópias.

Emissor: Apresenta o nome do usuário (responsável) que está realizando o registro do protocolo e a área à qual ele pertence.

Responsável: Os campos irão variar de acordo com o tipo de cópia selecionado anteriormente:

Controlada:

▪Posto de cópias: Selecione o posto de cópias para o qual serão enviadas as cópias. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir um novo posto de cópias e limpar o campo.

▪Responsável: Apresenta os dados do responsável pelo recebimento no posto de cópias, sendo possível alterá-lo para outros responsáveis definidos, caso houver.

Não controlada:

▪Empresa: Informe a empresa para a qual as cópias serão enviadas.

▪Responsável: Informe o nome do responsável pelo recebimento das cópias na empresa.

Observações: Preencha este campo para registrar informações relevantes sobre as cópias que serão distribuídas.

2.Salve o registro. Neste momento as demais recursos da tela ficarão habilitados.

3.Na parte inferior da tela, na seção Relação de documentos, associe os documentos cujas cópias serão distribuídas. Para isso, clique no botão da barra de ferramentas lateral. Na tela que será aberta, realize os seguintes passos:

a.Localize os documentos desejados. Para isso, utilize os filtros de pesquisa, conforme desejado, e clique no botão Pesquisar.

b.De acordo com os valores informados nos filtros, o resultado será apresentado na lista de registros. Serão apresentados os documentos nos quais o usuário conectado tiver o controle Distribuir cópia habilitado em sua lista de segurança e aqueles cuja situação não for "Emissão", "Cancelado" ou "Aprovação da indexação".
Selecione os documentos desejados. As teclas SHIFT ou CTRL do teclado ou o check ao lado de cada registro, poderão ser utilizados para auxiliar na seleção dos documentos desejados.

c.Preencha o campo Qtd. cópia com o número de cópias impressas que deverão ser distribuídas.

d.Feito isso, salve a seleção.

4.Caso alguma Cópia controlada da relação de documentos, não estiver associada ao posto de cópias, o sistema questionará se deseja realizar a associação. Escolha a opção desejada:

▪OK: O documento será associado ao posto definido como destinatário, no campo "Responsável".

▪Cancelar: O documento será retirado pelo sistema da relação de documentos.

Se o documento já estiver associado ao posto de cópias, o sistema questionará se deseja somar o número de cópias à quantidade programada no posto. Escolha a opção desejada:

▪OK: O número de cópias programadas no posto será atualizado de acordo com o número de cópias que está sendo distribuído. Com isso, quando for aberto um novo protocolo de distribuição, será apresentado como programado o número de cópias distribuído no protocolo atual.

▪Cancelar: O número de cópias programadas no posto não será atualizado de acordo com o número de cópias que está sendo distribuído.

Após realizar todas as configurações necessárias, salve o registro. Neste momento o sistema questionará se deseja confirmar o recebimento das cópias. Clique na opção desejada:

Na prática: