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Ubicación: Consulta  Documento
Visión general:
Por medio de este menú es posible consultar los documentos registrados en el sistema. En el momento de efectuar una consulta, la visualización de los documentos en el resultado para el usuario conectado, dependerá de la configuración realizada en los parámetros generales, y las operaciones que pueda realizar en el documento dependerán de los permisos concedidos en la seguridad del documento y su categoría. A través del campo ubicado en la parte superior derecha de este menú, es posible modificar de la consulta de documento entre:
Vista
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Descripción
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Analítico
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Exhibe toda la información principal de los documentos.
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Estructura
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Esta opción solamente será habilitada si en la lista de registros ha sido seleccionado un documento que tiene otros documentos asociados en la sección "Compuesto de "de su pantalla de datos. Ella muestra la información principal de los documentos que forman la estructura del documento seleccionado en la lista de registros.
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Contenedor
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Esta opción solamente será habilitada si en la lista de registros es seleccionado un documento cuyos archivos electrónicos sean complejos. Ella muestra la información referente a la estructura del contenedor y los archivos asociados en cada carpeta.
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Botones específicos:
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Accione la flecha ubicada al lado de este botón y seleccione la opción deseada para:
▪Visualizar el archivo electrónico del documento seleccionado en la lista de registros por medio del visualizador configurado en los parámetros generales. ▪Visualizar el archivo electrónico del documento seleccionado en la lista de registros con marcación (comentarios). ▪Visualizar el archivo electrónico del documento seleccionado en la lista de registros por Google Drive API. La opción "Visualizar el archivo electrónico en Google Drive" solamente estará disponible si, en los parámetros generales, está habilitada y debidamente configurada la integración con Google Drive. ▪Visualizar el archivo electrónico del documento seleccionado en la lista de registros por OneDrive API. La opción "Visualizar archivo electrónico en OneDrive" solamente estará disponible si, en los parámetros generales, está habilitada y debidamente configurada la integración con Microsoft OneDrive. ▪Visualizar los datos de la firma digital del documento seleccionado en la lista de registros. |
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Accione la flecha ubicada al lado de este botón y seleccione la opción deseada para visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado o los datos de su revisión.
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Accione este botón para cargar SE Analytics, para que el resultado obtenido en la consulta, pueda ser analizado.
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Accione la flecha ubicada al lado de este botón para configurar y emitir los reportes de documentos deseados. Este botón también permite exportar la lista de los registros presentados en la pantalla principal para un archivo Excel, configurar un nuevo reporte o asociar algún reporte existente y aún consultar los parámetros que podrán ser utilizados en la configuración de nuevos reportes.
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Accione este botón para descargar los archivos electrónicos o de los documentos complementarios, si existen, del documento seleccionado.
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Accione este botón para insertar comentarios gráficos en el archivo electrónico del documento que está seleccionado.
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▪Download de archivo electrónico: Accione esta opción para hacer download del archivo electrónico del documento seleccionado en la lista de registros. Para realizar esta operación con éxito es necesario tener el control "Guardar localmente" habilitado en la seguridad del documento que está siendo revisado. Si el tipo de archivo configurado en la categoría del documento seleccionado es "Complejo", al accionar este botón, será exportada también la estructura de carpetas del contenedor. ▪Download de la aplicación Windows: Accione esta opción para hacer download del instalador de la aplicación desktop. Para instalar la aplicación, basta dar un doble clic en el instalador y seguir los pasos del asistente que será presentado. Vea más información sobre la aplicación en la sección SoftExpert Document App. |
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Accione este botón para insertar comentarios textuales en el archivo electrónico del documento que está seleccionado.
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Accione este botón para realizar el uso compartido externo de los archivos electrónicos del documento seleccionado en la lista de registros. Consulte la sección Uso compartido externo para obtener más información sobre cómo llenar la pantalla que se abrirá.
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Accione este botón para visualizar el diagrama de flujo del proceso que controla la revisión del documento. Este botón solamente estará habilitado si el documento tiene el control "Revisión" parametrizado en su categoría y el proceso de revisión es por "Workflow".
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Accione este botón para comparar la revisión vigente de un documento seleccionado en la lista de registros, con su revisión anterior. Solo estará habilitado si el documento tiene el control "Revisión" parametrizado en su categoría. Consulte la sección Comparar revisión para obtener más detalles sobre las extensiones de archivos para las que está disponible esta operación y sobre cómo realizarla.
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Accione este botón para modificar el layout de la pantalla principal para tres cuadrantes. Al seleccionar esta opción, en el tercer cuadrante son presentados los detalles del documento seleccionado en la lista de registros del segundo cuadrante.
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Accione este botón para modificar el layout de la pantalla principal para dos cuadrantes.
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Utilice los filtros descritos a continuación, para ubicar el(los) registro(s) deseado(s) por medio de información específica. Para utilizarlos, vaya hasta el panel Filtros de búsqueda y accione el botón  para agregar filtros.
▪Utilice el campo Búsqueda rápida del panel de Filtros de búsqueda, para buscar el documento deseado por medio de palabras contenidas en el título, descripción y/o contenido de cada archivo electrónico. ▪Para obtener más detalles sobre el 'Panel de búsqueda' y demás operaciones de consulta, vea la sección Consultas. |
Marque la opción Solo favoritos para que, en la consulta, se presenten solo los documentos clasificados como favoritos. Para obtener más información, consulte la sección Filtrando consultas Consultar registros favoritos.
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Accione el botón Agregar atributo y seleccione al atributo asociado a la categoría del documento que desea consultar, el operador y un valor para él. Para utilizar más de un atributo en esta consulta, es solo hacer clic en OK y repetir el procedimiento descrito anteriormente. Después de agregar los atributos deseados, haga clic en el botón Aplicar.
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Utilice los campos de este filtro para ubicar el documento deseado, por medio de su identificador y/o título/resumen.
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Situación del documento: Expanda la lista de opciones y marque la posible situación en la cual el documento que desea consultar se encuentra. Si así es parametrizado, algunas situaciones ya vendrán marcadas, sin embargo, será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcas realizadas.
Autor: Informe el nombre del autor del documento que desea consultar.
Nombre del archivo: Informe el nombre del archivo electrónico del documento que desea consultar.
Usuario de registro: Seleccione al responsable del documento que desea consultar. Utilice los demás botones, al lado del campo, para llenarlo con los datos del usuario conectado o limpiarlo.
Puesto: Seleccione el puesto responsable por las copias del documento que desea consultar.
Control de acceso: Utilice la información de la lista de seguridad del documento que desea consultar para ubicarlo. Para eso, en el respectivo campo, marque los permisos deseados y seleccione al usuario, función, área y grupo que forman parte de la lista de seguridad.
Período del documento: En el campo Último(s) __ día(s) informe la cantidad de días anteriores a la fecha de la última revisión del documento que desea consultar. Si prefiere, utilice los campos Inicio y Fin para seleccionar el intervalo de fechas que comprende la fecha en la cual el documento deseado fue revisado por la última vez.
Período del registro: En el campo Último(s) __ día(s) informe la cantidad de días anteriores a la fecha actual que comprende la fecha de registro del documento que desea consultar. Si prefiere, utilice los campos Inicio y Fin para seleccionar el intervalo de fechas que comprende la fecha en la cual el documento deseado fue registrado.
Validez: En el campo Próximo(s) __ día(s) informe la cantidad de días posteriores a la fecha actual que comprende la fecha de validez del documento que desea consultar. Si prefiere, utilice los campos Inicio y Fin para seleccionar el intervalo de fechas que comprende el período de validez del documento que desea consultar.
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En el campo presentado en este filtro, digite el nombre de la palabra clave y accione la tecla Enter del teclado, o utilice el botón  y seleccione la palabra clave relacionada con el documento que desea consultar. Incluya tantas como sea necesario. Conforme ellas son incluidas, serán presentadas en el área justo debajo del campo. Para remover una palabra clave del filtro, posicione el mouse sobre ella y haga clic en la opción Cerrar. Para eliminar todas las palabras claves del filtro, accione el botón  , ubicado al lado del campo Palabra clave. En la parte inferior del filtro, seleccione la opción Y para que sean consideradas todas las palabras como filtro o la opción O para que al menos una de las palabras sea utilizada como filtro.
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Utilice los campos de este filtro para ubicar el documento deseado por medio del proyecto (SE Proyecto) al cual él fue asociado. Para eso, seleccione el proyecto deseado o informe su identificador y/o nombre.
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Utilice los campos de este filtro para ubicar el documento deseado por medio de la actividad de proyecto (SE Proyecto) a la cual él fue asociado. Para eso, informe el identificador y/o el nombre de la actividad deseada.
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Utilice los campos de este filtro para ubicar el documento deseado por medio de la actividad aislada (SE Control de Actividades) a la cual él fue asociado. Para eso, informe el identificador y/o el nombre de la actividad deseada.
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Utilice los campos de este filtro para ubicar el documento deseado por medio del workflow (SE Workflow) al cual él fue asociado. Para eso, informe el identificador y/o título del workflow deseado.
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Situación del archivo: Seleccione si el documento que desea consultar fue archivado o no.
Fase de archivo: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Archivado" es seleccionada en el campo "Situación del archivo". Seleccione la etapa en la cual se encuentra el documento que desea consultar: Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Destino final.
Destino final: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Destino final" es seleccionada en el campo "Fase de archivo". Seleccione si el destino final definido en la tabla de temporalidad para el documento que desea consultar es guardado en lugar permanente o expurgo.
Situación: Expanda la lista y marque las opciones correspondientes a la situación del documento que desea consultar, en el ámbito de las solicitudes de servicios: Prestado, En trámite, Disponible o Eliminado.
Ruta física: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Archivo" es seleccionada en el campo "Situación del archivo". Seleccione, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, el repositorio donde el documento que desea consultar fue archivado. Solamente serán presentados, en la estructura de lugares de almacenamiento, repositorios de documentos y, si en los parámetros generales, es marcada la opción "Restringir área del archivo físico", estarán disponibles solo los repositorios pertenecientes a la misma área del usuario conectado.
Archivado por: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Archivado" es seleccionada en el campo "Situación del archivo". Seleccione al usuario que realizó el archivado del documento que desea consultar. Utilice los botones al lado del campo para llenarlo con los datos del usuario conectado o limpiar el valor llenado.
Período de archivo: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Archivo" es seleccionada en el campo "Situación del archivo". En el campo Último(s) __ día(s), informe la cantidad de días anteriores a la fecha actual que comprende la fecha de archivado del documento que desea consultar, o, utilice los campos Inicio y Fin para seleccionar el intervalo de fechas que comprende la fecha en la cual el documento que desea consultar fue archivado.
Período de retención: Este filtro solamente quedará habilitado si la opción "Destino final" no está seleccionada en el campo "Fase de archivo". En el campo Último(s) __ día(s), informe la cantidad de días anteriores a la fecha actual que comprende el período de retención del documento que desea consultar, o, utilice los campos Inicio y Fin para seleccionar el intervalo de fechas que comprende el período en el cual el documento que desea consultar permanecerá retenido.
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Después de informar los filtros necesarios, accione el botón BUSCAR en el panel Filtros de búsqueda' o pulse la tecla ENTER del teclado, para efectuar la búsqueda. El resultado será listado en la parte derecha de la pantalla de consultas.
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