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Un usuario externo puede registrar Workflows, Incidentes y Problemas seleccionados, llenar campos del formulario, ejecutar actividad, visualizar historial de la instancia y registrar comentarios.
El acceso del usuario externo al sistema fue centralizado en un portal del cliente. Es posible registrar los widgets de seguimiento y de inicialización del Workflow/Incidente/Problema en el menú "Panel del Cliente" disponible en SoftExpert Configuración.
El acceso al entorno del usuario externo está separado de los usuarios corporativos y necesita ser liberado en las configuraciones del sistema (menú CM008). Los usuarios externos deben ser registrados como contactos de clientes para mantener la relación con las empresas. Por lo tanto, se puede utilizar, por ejemplo, como solicitante en una instancia del Incidente/Problema/Workflow.
Restricciones relativas al usuario externo:
▪Los usuarios externos no pueden asociarse con roles funcionales, áreas, funciones o grupos, ya que no forman parte de la estructura de la corporación - los usuarios externos son vinculados en la sección de contactos de los datos de la empresa (Cliente); ▪El usuario solo será el ejecutor de una actividad, si es el iniciador/solicitante de la instancia y la actividad debe estar definida para el iniciador/solicitante; ▪El usuario externo no podrá modificar al solicitante ni registrar/visualizar comentarios privados; ▪La pantalla de ejecución de actividad para un usuario externo muestra solamente el formulario, y no permite el acceso al diagrama de flujo, delegar actividad, seguridad y otras asociaciones. |
Para liberar el acceso de usuarios externos al sistema, solicítelo al administrador del sistema o, si tiene acceso al menú CM008 de SE Configuración, acceda a la sección "Acceso de usuarios externos" y marque la opción "Permitir el acceso de usuarios externos al sistema". En esta sección también será presentada la URL por la cual los usuarios externos accederán al sistema.
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Para registrar un usuario externo, es necesario tener acceso al menú de registro de usuario externo (AD060) o al menú de registro de cliente (AD010), en SE Administración. Si usted no tiene acceso a estos menús, solicite al administrador del sistema la inclusión de usuarios externos.
Para crear un usuario externo basta accionar el botón  del menú de registro de usuario externo (AD060) y seleccionar una de las opciones:
▪Agregar usuario: Si esta opción es seleccionada, la pantalla para inclusión del usuario externo será presentada para el llenado de los datos del usuario externo. ▪Agregar a partir de un contacto: Si se selecciona esta opción, será presentada una pantalla para seleccionar cualquier contacto ya registrado en alguna empresa; será posible filtrar los contactos por el nombre, e-mail o empresa. Después de ubicar el contacto deseado, selecciónelo y guarde. En este momento la pantalla para la inclusión de usuario externo será presentada con algunos datos del contacto ya llenados. También es posible registrar un usuario externo a través de la pantalla de datos de la empresa (cliente). Para eso registre una empresa (cliente) o edite los datos de una empresa existente. En los datos de la empresa, acceda a la sección Contactos y, enseguida, haga clic en el botón , seleccionando la opción "Incluir como un usuario externo". En este momento será presentada la pantalla para la inclusión del usuario externo.
En la pantalla de datos del usuario externo llene los campos requeridos. Vale la pena mencionar que para el login, el usuario externo deberá usar el E-mail y la Contraseña, por esa razón es extremadamente importante que se registre un e-mail válido. El campo Empresa podrá haber sido llenado si el usuario está siendo incluido a partir de los datos de la empresa, pero es importante resaltar que después de guardar el registro, este campo ya no se podrá modificar.
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Para que un proceso pueda ser inicializado por un usuario externo son necesarias algunas configuraciones en el proceso y en la actividad que será ejecutada por el usuario externo:
▪Para mostrar el proceso en el panel del cliente, el proceso debe tener la seguridad en nivel público; ▪El proceso debe estar configurado para permitir informar solicitante del tipo "Cliente"; ▪Solamente el contenedor de adjunto es compatible para el usuario externo. El resto de los contenedores no se mostrarán; ▪El formulario adaptativo no será mostrado al usuario externo. |
En los datos del proceso, acceda a la sección "Configuraciones  Instancia" y en la opción de Informar solicitante, marque "Registro de clientes":
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Para que una actividad sea ejecutada por el usuario externo, acceda a la sección "Configuraciones Ejecución" de la pantalla de datos de la actividad del diagrama de flujo. Cuando el tipo de ejecutor sea definido en la instancia será posible marcar la opción "Solicitante", definiendo así, al solicitante como ejecutor de la actividad.
Si el lane donde la actividad está modelada no puede ser configurado para definir el ejecutor en la instancia, entonces, es posible marcar la opción "Considerar ejecutor dinámico" y definir el solicitante cómo ejecutor a través de la siguiente fórmula:
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La actividad que será ejecutada por el usuario externo deberá tener un formulario (no adaptable) asociado, pues todos los datos que debe llenar el usuario externo deben estar en un formulario. Debido a las restricciones que los usuarios externos tienen en la suite, el formulario será la única forma de llenar la información o insertar archivos adjuntos al proceso. De esta manera y para facilitar el modelado del proceso, marque la opción "Mostrar solo el formulario en la ejecución de la actividad" disponible en la sección "Configuraciones Formulario", en los datos de la actividad que será ejecutada por el usuario externo.
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Al efectuar el login, el usuario externo tendrá acceso a las operaciones que estén disponibles en los widgets del "Panel del cliente". La configuración de ese portal está disponible en SE Configuración, a través del menú "Configuración Panel del cliente". Si usted no tiene acceso a este menú, solicite al administrador del sistema la configuración de los widgets de workflow:
▪Seguimiento de actividades: Este widget lista las actividades habilitadas de instancias en las que el usuario externo es el iniciador o solicitante y, también permite que el usuario externo ejecute actividades que le han sido atribuidas (iniciador o solicitante). Este widget no requiere ninguna configuración. ▪Iniciar workflows: Este widget permite que el usuario externo inicialice los workflows. Este widget necesita que sean configurados los procesos que podrán ser inicializados por los usuarios externos, que se pueden mostrar en el formato de lista o en cuadrícula.
 Panel de cliente configurado con los widgets de SE Workflow
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Después de acceder al sistema con la URL disponible para usuarios externos, será presentado el portal o el panel del cliente.
En el widget de inicialización de workflows (puede tener un título personalizado), ubique el proceso que usted desea iniciar. Al pasar el mouse sobre el icono del card, este se convierte en un botón de "Play". Haga clic en él para inicializar el workflow. Una pantalla podrá ser presentada, si está configurado el permiso para editar el título de la instancia.
Después de confirmar la inicialización de la instancia, será presentada la pantalla de la actividad para su ejecución. Vea a continuación, como efectuar la ejecución de una actividad.
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Tan pronto como el workflow sea inicializado, la pantalla de la actividad será presentada si su ejecución está definida para el iniciador de la instancia. Si alguna actividad del workflow está habilitada para el usuario externo, entonces en el widget de seguimiento de actividades aparecerá un botón de "play" en el card de la actividad (A). El botón de visualizar (B) permite acceder a los datos en la instancia, donde es posible visualizar el historial de la instancia y registrar comentarios.
Al accionar el botón de ejecución, será presentada la pantalla de la actividad para el llenado del formulario. La imagen a continuación presenta un ejemplo de cómo se mostrará la actividad, pero el formulario (que se muestra de forma predeterminada) variará según su modelado.
En la barra de herramientas, del panel superior de la pantalla de la actividad, están disponibles los siguientes botones:
▪Guardar: Al hacer clic en este botón guarda la información que ha sido llenada en el formulario. ▪Acciones: Los botones de la sección "Acciones" permiten realizar la ejecución de la actividad. Las acciones irán a variar de acuerdo con el flujo modelado en el proceso. ▪Comentario: Al hacer clic en este botón será presentada una pantalla para la inclusión de comentarios en la instancia. Cualquier usuario (interno) que tenga permiso en la instancia puede acceder a los comentarios realizados por el usuario externo. No es posible registrar comentarios privados. Si desea modificar o excluir el comentario, simplemente acceda al historial de la instancia. ▪Identificación: Este botón solo será presentado si la actividad en ejecución ha sido configurada (en el modelado del proceso) con la opción "Permitir modificar el identificador" y/o con la opción "Permitir modificar el título". Por lo tanto, si es necesario, haga clic en este botón y realice los cambios deseados. ▪Historial: Al hacer clic en este botón será presentada una pantalla con el historial y los comentarios de la instancia. Los comentarios hechos por el usuario externo podrán ser editados o excluidos. Marque la opción "Exhibir historial completo" para mostrar las interacciones secundarias, tales como inclusión de adjuntos, modificación de situación, modificación de ejecutor, etc. ▪Reporte del formulario: Al hacer clic en este botón serán presentadas las opciones de reportes. El formulario podrá ser exportado a: PDF, Imagen o HTML.
Con el conocimiento de esta información, para ejecutar una actividad, solo siga los siguientes pasos:
1.Con la pantalla de datos de la actividad abierta, llene los campos del formulario. Si es necesario informe comentarios y asocie los adjuntos, si es requerido. 2.Guarde los datos, si necesita cerrar la pantalla de datos para finalizar su ejecución en otro momento. En este caso, basta accionar el botón de ejecución en el card de la actividad presentada en el widget de seguimiento de actividades. 3.Accione el botón con la acción que será ejecutada en la actividad. Por ejemplo: Ejecutar, Aprobar/Reprobar, Cancelar, etc. |
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