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Ubicación: Ejecución  Emisión de guía de transferencia Grabación en dispositivo multimedia
Prerrequisito:
▪Documento (SE Documento)
Vista general:
Por medio de este menú, se emiten las guías de transferencia de los documentos que tendrán su grabación registrada en dispositivo multimedia. Para eso, es necesario que, en la categoría del documento registrado, el control Archivo físico esté habilitado y que la tabla de temporalidad asociada, tenga la pestaña Grabación en dispositivo multimedia debidamente configurada. En esta tabla de temporalidad se define también el plazo que los responsables tendrán para realizar la emisión de la guía de transferencia.
Botones específicos:
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Accione este botón para emitir una guía de transferencia de grabación en dispositivo multimedia. Es posible seleccionar más de un documento en la lista de registros y emitirlos en la misma guía de transferencia, siempre que ellos tengan la misma tabla de temporalidad con la misma revisión, asociada a su categoría. Esta información puede ser consultada, por medio de las columnas "Tabla de temporalidad" y "Revisión" de la lista de registros. Vea cómo emitir una guía en la sección Emisión de guía de grabación en dispositivo multimedia.
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Accione este botón para visualizar la pantalla de datos del documento asociado a la guía de transferencia seleccionada en la lista de registros.
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Accione la flecha, ubicada al lado de este botón, para exportar la lista de los registros presentados en la pantalla principal para un archivo Excel, configurar un nuevo reporte o asociar algún reporte existente o para consultar los parámetros que podrán ser utilizados en la configuración de nuevos reportes.
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▪Si, en el menú Configuración  Parámetros generales pestaña Archivo físico, esté marcada la opción "Al registrar el documento, enviar automáticamente a la tarea de archivo" y el documento registrado está siendo enviado para su primera fase de archivo, no será emitida la guía de transferencia de esta etapa, o sea, el documento seguirá directamente para el registro de su Grabación en dispositivo multimedia. ▪Si esta no es la primera etapa de archivo del documento y el plazo de retención de la etapa de archivo anterior aún no ha vencido, la guía deseada puede que no sea exhibida en la lista de registros, sin embargo, es posible anticipar su emisión. Para eso, agregue el filtro "General" en el panel de Filtros de búsqueda, utilice los campos de la sección "Plazo de retención" para informar con cuántos días de anticipación desea emitir la guía y accione el botón "Buscar". Las guías de transferencias cuya emisión es compatible con el período de anticipación informado, serán exhibidas en la lista de registros. |
▪Si en los parámetros generales, está marcada la opción "Permitir emisión de la guía de transferencia por el área del usuario de registro" la emisión de la guía podrá ser realizada por cualquier usuario perteneciente a la misma área del usuario de registro del documento. ▪Utilice los demás "Filtros de búsqueda" para encontrar los registros con mayor facilidad, por medio de información específica. |
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