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Esta documentación ha sido desarrollada para los usuarios de SE Acción, con el objetivo de presentar las funcionalidades y los pasos de utilización del sistema. Sus capítulos se forman por los menús del sistema e información complementaria, que auxiliarán a los usuarios en cualquier momento del registro de los datos.
Bienvenido a SE Acción
SE Acción automatiza la ejecución de las etapas existentes en el proceso de tratamiento de las ocurrencias: desde la identificación del problema, hasta la conclusión del tratamiento y su estandarización. Utiliza el mecanismo de control de tareas Team Workflow, que notifica a los responsables por las acciones pendientes, además de autorizar el registro de la información pertinente a la solución de estas. En caso de atrasos en el cumplimiento de acciones, los responsables son notificados automáticamente.
Para la automatización del tratamiento de las no conformidades y acciones preventivas/correctivas, se utilizan los métodos PDCA (Planificación - Ejecución - Verificación de Resultados - Actuación en el Proceso) para solución de problemas, y 5W2H (¿Qué? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Por qué? ¿Cuánto cuesta?) en la planificación de acciones.
Principales operaciones de SE Acción
Para configurar un método, acceda al menú "Configuración  Ocurrencia Método" y accione el botón  de la barra de herramientas. En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un nombre para el método.
Enseguida, deberá ser llenada la información. Note que la disponibilidad de algunas pestañas, campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales.
Por medio de las subpestañas presentadas en la "pestaña General", es posible configurar las etapas por las cuales la ocurrencia podrá pasar:
▪Identificación: Defina si la ocurrencia pasará por la etapa de aprobación y en caso afirmativo, el plazo para su ejecución. ▪Contención/Disposición: Defina si las ocurrencias de este método pasarán por las etapas de las acciones de contención/disposición. Para eso, marque la opción "Acciones de contención", enseguida, seleccione la opción "Plan de acción" para definir si la ocurrencia pasará por el "Plan de acción de contención / disposición" o entonces seleccione la opción "Informativo" para que las acciones sean informadas solo durante la identificación de la ocurrencia. ▪Análisis: Defina si las causas de las no conformidades descubiertas pasarán por la etapa de análisis de causa. En caso afirmativo, marque la opción "Análisis de causa". Marque la opción "Aprobación de análisis", para que el análisis pase por aprobación. Determine también los plazos del análisis y de la aprobación. ▪Plan de acción: Defina si las ocurrencias de este modo pasarán por la etapa de las acciones del plan de acción, para el tratamiento y eliminación de las no conformidades de los ítems. En la subpestaña "General", seleccione la opción "Planificar junto con el análisis de causa" para que las acciones del plan de acción sean planificadas por el usuario responsable por el análisis o entonces, seleccione la opción "Tipo de acción" y defina cuáles tipos de acción podrán ser incluidos en el plan de acción. ▪Eficacia: Defina si la eficacia para el tratamiento de las ocurrencias del método en cuestión pasará o no por verificación. En caso afirmativo, marque la opción "Verificación de eficacia" y defina el plazo para el responsable realizarla. Para que esta verificación pase por aprobación, marque la opción "Aprobación" e informe el plazo que los responsables tendrán para ejecutarla.
En la pestaña "Alcance", defina si las ocurrencias de este método pasarán o no por la etapa de análisis de alcance. En caso afirmativo, marque el campo "Análisis del alcance" enseguida, seleccione en cuáles etapas el análisis será realizado.
Después de configurar los campos necesarios, guarde el registro. Consulte la sección Configurar método para obtener la descripción detallada de los campos presentados en la pantalla de datos del método.
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Para editar una ocurrencia, acceda al menú "Ejecución Identificación de ocurrencia" y accione el botón  de la barra de herramientas. En la pantalla que se abrirá, será posible editar la clasificación, fecha y área de la ocurrencia. La disponibilidad de algunas pestañas, los campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales, en la clasificación de la ocurrencia y en el método asociado a la clasificación.
En la pestaña General, seleccione el nivel de criticidad de la ocurrencia y asocie los miembros del grupo que participarán del proceso de tratamiento de la ocurrencia. Asocie también, los ítems de la organización no conformes con las especificaciones o estándares de inspección. Si los hay, llene los valores de los atributos y defina las acciones de contención/disposición de la ocurrencia. Informe, también, la causa probable de la ocurrencia.
En la pestaña Notificación, deben ser definidos los grupos de interés y los responsables que serán notificados cuando el registro de la ocurrencia sea concluido o aprobado.
En la pestaña Asociación pueden ser asociadas ocurrencias, documentos, procesos, productos a la ocurrencia, así como visualizar registros de auditorías, indicadores y workflows a los que fue asociada la ocurrencia que se está editando.
En la pestaña Seguridad es posible definir los usuarios que tendrán permiso para visualizarla, y en la pestaña Adjunto es posible asociar adjuntos al registro de la ocurrencia que se está editando.
Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Confirme la solicitud realizada por el sistema para enviar la ocurrencia a la próxima etapa configurada. Consulte la sección Editar ocurrencia para obtener una descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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Después de identificar la ocurrencia, es posible planificar una acción de contención/disposición para ella. Para eso, acceda al menú "Ejecución Contención/Disposición Planificación" y en la lista de registros, seleccione la ocurrencia deseada. Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
En la pantalla que se abrirá, es posible visualizar los datos informados en el momento de la identificación de la ocurrencia y estos estarán disponibles para la edición de acuerdo con las configuraciones realizadas en la clasificación de la ocurrencia. La disponibilidad de algunas pestañas, campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales, en la clasificación de la ocurrencia y en el método asociado a la clasificación.
En la lista de registros "Acción" de la pestaña General sección Contención/Disposición, son presentadas todas las acciones de contención/disposición ya planificadas. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral para asociar acciones (planificadas o inmediatas) a la ocurrencia, editar la acción seleccionada o desasociar una acción de la ocurrencia.
Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Confirme la solicitud hecha por el sistema para enviar la ocurrencia a la próxima etapa configurada. Consulte la sección Planificar acción de contención/disposición para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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Para realizar un análisis de causa, acceda al menú "Ejecución Análisis de causa" y en la lista de registros, seleccione la ocurrencia deseada. Enseguida, accione el botón de la barra de herramientas.
En la pantalla de datos que se abrirá, es posible visualizar, tanto los datos informados en el momento de la identificación de la ocurrencia, así como otras etapas por las cuales pasó la ocurrencia, según la configuración realizada en el método de la ocurrencia en cuestión. La disponibilidad de algunas pestañas, campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales, en la clasificación de la ocurrencia y en el método asociado a la clasificación.
En la lista de registros "Causa" de la pestaña General sección Análisis de causa, son presentadas todas las causas asociadas a la ocurrencia. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral para asociar causas ya registradas, editar los datos, desasociar la causa seleccionada y definir las causas por medio del diagrama de Ishikawa orientado por causa, por el diagrama de Ishikawa orientado por tipo de causa, o entonces a través del diagrama de 5 Porqués.
Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Confirme la solicitud hecha por el sistema para enviar la ocurrencia a la próxima etapa configurada. Consulte la sección Realizar análisis de causa para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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Después de la constatación de la causa de la ocurrencia, el plan de acciones debe ser elaborado para que el problema sea eliminado. Para planificar un plan de acciones, acceda al menú "Ejecución Plan de acción Planificación" y en la lista de registros, seleccione la ocurrencia deseada. Enseguida, accione el botón de la barra de herramientas.
En la pantalla de datos que se abrirá, es posible visualizar, tanto los datos informados en el momento de la identificación de la ocurrencia, así como otras etapas por las cuales pasó la ocurrencia, según la configuración realizada en el método de la ocurrencia en cuestión. La disponibilidad de algunas pestañas, campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales, en la clasificación de la ocurrencia y en el método asociado a la clasificación.
La sección Plan de acción, de la pestaña General se divide en dos listas de registros:
▪Acción propuesta: En esta lista de registros son presentadas las acciones propuestas durante la etapa de análisis de causas. Seleccione el registro deseado y accione el botón para realizar la planificación de las acciones propuestas para el plan de acción. ▪Acción: En esta lista de registros son presentadas las acciones de plan de acción que fueron planificadas. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral de esta lista para realizar la planificación de las acciones del plan, editar la acción seleccionada en la lista de registro o desasociar la acción de la lista de registro.
En el campo Forma de verificación de la eficacia, describa la forma de cómo será hecha la verificación de la eficacia de las acciones del plan de acción.
Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Confirme la solicitud hecha por el sistema para enviar la ocurrencia a la próxima etapa configurada. Consulte la sección Planificar acción del plan de acción para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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Para verificar la eficacia de las acciones, acceda al menú "Ejecución Verificación de eficacia" y en la lista de registros, seleccione la ocurrencia deseada. Enseguida, accione el botón de la barra de herramientas.
En la pantalla de datos que se abrirá, es posible visualizar los datos informados en el momento de la identificación de la ocurrencia y en las otras etapas del tratamiento que haya pasado la ocurrencia en cuestión, conforme fue definido en el método. La disponibilidad de algunas pestañas, campos y secciones pueden variar de acuerdo con las configuraciones definidas en los parámetros generales, en la clasificación de la ocurrencia y en el método asociado a la clasificación.
En la sección Verificación de eficacia de la pestaña General, defina si las acciones fueron eficaces o no y si habrá estandarización. Registre las evidencias objetivas y el modo de comprobación de la eficacia de las acciones. Si las hay, responda el checklist presentado.
En la sección Ocurrencia reincidente deben ser seleccionadas las ocurrencias que reinciden de la ocurrencia que está siendo verificada. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral para asociar ocurrencias ya registradas como reincidentes, visualizar los datos del registro seleccionado en la lista de registro o excluir la ocurrencia reincidente, respectivamente.
Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Confirme la solicitud hecha por el sistema para enviar la ocurrencia a la próxima etapa configurada. Consulte la sección Verificar eficacia de acción para obtener la descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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