Configurar regla de seguridad

2.Seleccione el conjunto de reglas deseado en la lista de registros y haga clic en el botón

3.En la pantalla que se abra, haga clic en el botón Nueva regla, en la parte inferior de la lista de la sección "Regla". Para editar una regla, posicione el mouse sobre ella y accione el botón

4.La inclusión y edición de una regla es realizada por medio de un asistente. En él, llene los campos de las siguientes etapas:

Identificación

En el respectivo campo, informe un identificador para la regla creada. Este identificador facilitará su ubicación en la lista de reglas.

Accione el botón Finalizar para finalizar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección "Regla" de la pantalla de datos del conjunto de reglas.

Condición

En esta etapa, deben ser configuradas las condiciones para que la regla de seguridad sea aplicada. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:

Categoría

Marcada

Desmarcada

Aplicar regla solamente a la categoría

Permite definir la categoría a la que se aplica la regla que está siendo incluida. En este caso, en el campo Categoría que será habilitado, seleccione la categoría deseada.

Para que la regla sea aplicada efectivamente a la categoría seleccionada, es necesario acceder a sus datos, y en la sección Seguridad Documento, seleccionar el conjunto al que la regla en cuestión pertenece.

La regla será aplicada a cualquier categoría a la cual el conjunto es asociado.

Atributos: Accione el botón Nueva regla y, en los campos que se presentarán, seleccione el atributo, un operador y el valor que deberá ser llenado en el atributo para condicionar la aplicación de la regla de seguridad.

Para que la regla sea aplicada correctamente, es necesario que el atributo seleccionado en esta sección esté también, asociado a la categoría en la cual ella es aplicada.

Para utilizar más de un atributo como condición de la regla, accione nuevamente el botón Nueva regla y repita el procedimiento descrito anteriormente.

Utilice el botón

que será presentado al lado de cada condición para excluir el atributo de la lista.

Las secciones "Categoría" y "Atributos" se complementan entre sí para formar la condición de aplicación de la regla de seguridad. Por ejemplo: la regla será aplicada solo a la categoría "PO - Purchase Orders" y cuando el valor llenado en el atributo "Sales Representative" sea "Commercial".

Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.

Permiso

En esta etapa se realiza las definiciones de seguridad de los documentos de la categoría a la cual la regla de seguridad será asociada. Para eso, accione el botón

de la barra de herramientas lateral y en la pantalla de selección que se abrirá, realice los siguientes pasos:

a.Seleccione una de las siguientes opciones para definir el tipo de acceso al cual serán atribuidas los permisos de la regla de seguridad:

Grupo: Será compuesto de los miembros de un grupo ya registrado en SE Documento.

Unidad organizativa: Será compuesto por usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.

Área/Función: Será compuesto por usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.

Función: Será compuestos por usuarios que ejercen determinada función en la organización.

b.De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado, los Filtros serán habilitados para el llenado. Utilícelos para facilitar la búsqueda de los registros deseados.

c.Si el tipo de acceso seleccionado es Unidad organizativa, será presentada la jerarquía de unidades de negocios y las áreas pertenecientes a ellas (si corresponde).

Marque las unidades de negocio y/o áreas deseadas. Al marcar la opción "Considerar niveles inferiores" presente en la parte inferior de la pantalla, las unidades organizativas que están abajo, en la jerarquía, de la unidad organizativa marcada, también serán consideradas. Tenga en cuenta que al marcar esta opción, si son incluidas nuevas subunidades organizativas más adelante (sean ellas unidades de negocio o áreas), estas serán incorporadas automáticamente a la lista de seguridad.

Al lado de la jerarquía están disponibles también, botones que permiten marcar todos los niveles inferiores de una determinada unidad organizativa o desmarcar todos los niveles inferiores. Es importante resaltar que, al utilizar el botón "Marcar todos los niveles inferiores" si, posteriormente, son incluidas nuevas subunidades organizativas, estas no serán incorporadas a la lista de seguridad.

Después de informar los campos de arriba, accione el botón

de la barra de herramientas de la pantalla de selección. De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado y de los valores informados en los filtros, el resultado será presentado en la lista de registros, ubicada en la parte inferior de la pantalla. Seleccione aquellos que compondrán la lista de seguridad. Utilice las teclas SHIFT o CTRL del teclado o el check al lado de cada ítem, para seleccionar más de un registro a la vez.

e.En el campo Controles, expanda la lista y marque aquellos que serán permitidos para los tipos de acceso:

Revisar: El usuario podrá crear revisiones para el documento, por medio del menú Gestión

Revisión. Para realizar esta operación con éxito, se requiere también que el control Revisión esté marcado.

Conocimiento: El usuario recibirá el conocimiento de publicación del documento. Para que la tarea de conocimiento sea generada para el usuario, se requiere también que el control Copia electrónica esté marcado. Note que, al marcar este control, el control "Notificación" no estará disponible para selección.

Distribuir copias: El usuario podrá distribuir las copias del documento. Para realizar esta operación con éxito, se requiere también que el control Copia impresa esté marcado.

Visualizar: El usuario podrá visualizar la pantalla de datos y los archivos electrónicos del documento.

Cancelar: El usuario no podrá modificar la situación del documento (cancelar/reactivar).

Archivar: El usuario podrá archivar el documento en el componente SE Archivo Físico. Para realizar esta operación con éxito, se requiere también que el control Archivo físico esté marcado.

Capacitación: El usuario podrá participar de las capacitaciones del documento, registradas por medio del componente SE Capacitación. Para que el usuario pueda participar de capacitaciones del documento, se requiere también que el control Capacitación esté marcado.

Registrar capacitación: El usuario recibirá la tarea Registro de capacitación (SE Capacitación) referente al documento. Para que la tarea sea generada para el usuario, se requiere también que el control Capacitación esté marcado.

Guardar localmente: El usuario podrá guardar los archivos electrónicos del documento en su máquina.

Firmar: El usuario podrá firmar digitalmente los archivos electrónicos del documento.

Notificación: El usuario recibirá notificaciones por e-mail, durante el registro o la liberación de la revisión del documento. Para que la notificación sea enviada al usuario, se requiere también que el control Copia electrónica esté marcado. Note que, al marcar este control, el control "Conocimiento" no estará disponible para selección.

Incluir comentario: El usuario podrá insertar comentarios textuales y gráficos en los archivos electrónicos del documento.

Evaluar aplicabilidad: El usuario recibirá la tarea Evaluación de aplicabilidad referente al documento.

f.Hecho eso, guarde la selección. Utilice los demás botones de la barra de herramientas lateral para editar y excluir el registro seleccionado en la lista de seguridad.

▪Los permisos configurados en esta etapa serán aplicados a las categorías que cumplan las condiciones configuradas en la etapa "Condición". Por ejemplo: para la categoría "PO - Purchase Orders" y atributo "Sales Representative" llenado con el valor "Commercial" en el documento, serán aplicados los permisos de modificar, excluir, conocimiento, cancelar e imprimir al grupo "Commercial".

▪Los controles que no sean marcados para un determinado tipo de acceso serán considerados como "denegados".

▪Para que los controles referentes a otros componentes de SE Suite sean aplicados correctamente, es necesario que ellos formen parte de las soluciones adquiridas por su organización y que los usuarios del "Tipo de acceso" tengan acceso a ellos.

▪Para que los permisos configurados en esta etapa sean aplicados correctamente en los documentos, es necesario que en la sección Seguridad de esos, la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría" esté marcada.

5.Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.

6.Accione el botón Finalizar para finalizar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección "Regla" de la pantalla de datos del conjunto de reglas.

▪Utilice el botón Anterior en la parte inferior de la pantalla, para volver a una etapa anterior de la configuración de la regla de seguridad, para realizar las ediciones necesarias.

▪Utilice el botón Cancelar en la parte inferior de la pantalla, para salir del asistente de configuración de la regla de seguridad. Note que todos los datos informados hasta el momento actual se perderán. Para realizar esta operación efectivamente es necesario confirmar la pregunta hecha por el sistema.

▪Repita el procedimiento descrito anteriormente para incluir todas las reglas que formarán el conjunto de reglas.