Configurar indexación de documento

El control de indexación de documentos permite que aquellos que no tienen control de revisión tengan una etapa más antes de que sean homologados, o sea, al definir este control, es posible establecer una etapa para elaborar el documento antes de homologarlo y dejarlo disponible para consulta por otros usuarios.

Para configurar la función de indexación de documento, realice los siguientes pasos:

Opción

Marcada

Desmarcada

Aprobación de la indexación

Después de finalizar la elaboración del documento en la etapa de "Indexación", se generará la tarea "Aprobación de documento" para los debidos responsables. Más detalles sobre la tarea en Ejecución de tarea de aprobación (Ruta) y Ejecución de tarea de aprobación (Workflow).

Los campos descritos a continuación serán habilitados para el llenado, permitiendo configurar cómo se dará la aprobación.

Después de finalizar la elaboración del documento en la etapa de "Indexación", este será homologado. En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados.

Campo
Proceso de aprobación	Seleccione la opción deseada para definir cómo se dará la aprobación de la etapa de indexación para documentos en esta categoría: ▪Ruta: La aprobación será vía ruta responsable. ▪Workflow: La aprobación será vía workflow. Para que este recurso funcione correctamente es necesario que los componentes SE Proceso y SE Workflow formen parte de las soluciones adquiridas por su organización.
Tipo de ruta	Defina cómo será la ruta de revisión. Las opciones disponibles para la selección variarán de acuerdo con el proceso de revisión seleccionado anteriormente: ▪Workflow: Este campo será llenado con la opción "Fijo" y no podrá ser editado. ▪Ruta: Seleccione una de las siguientes opciones: ▪Variable: Permite que la ruta responsable sea seleccionada/modificada durante la etapa de indexación, además de permitir la edición de sus miembros. ▪Fijo: Permite que la ruta responsable sea seleccionada/modificada durante la etapa de indexación, y no será posible editar sus miembros. ▪Fijo único: Será establecida una ruta responsable estándar para todos los documentos de esta categoría, o sea, la ruta seleccionada en el respectivo campo, no podrá ser modificada (y ni sus miembros) durante la etapa de indexación.
Ruta responsable	Este campo estará disponible si el proceso de aprobación seleccionado anteriormente es "Ruta". En este caso, seleccione la ruta responsable que será utilizada para la aprobación de la indexación. Utilice los demás botones al lado del campo, para incluir una nueva ruta responsable, editar los datos de la ruta seleccionada y limpiar el campo. El llenado de este campo es obligatorio, si el tipo de ruta es "Fijo único". Si es seleccionada otra opción de tipo de ruta y este campo es llenado, durante la etapa de indexación, el sistema utilizará la ruta responsable informada, siendo posible editarla. Note que solamente estarán disponibles para selección, las rutas responsables de aprobación.
Proceso	Este campo estará disponible si el proceso de aprobación seleccionado anteriormente es "Workflow". En este caso, seleccione el proceso (SE Proceso) que será instanciado en el componente SE Workflow. Utilice los demás botones al lado del campo, para visualizar el diagrama de flujo del proceso, visualizar los datos del proceso y limpiar el campo. Note que el proceso seleccionado debe estar debidamente modelado en el componente SE Proceso. Para esto, es importante certificarse de que: ▪El proceso tenga la automatización con el componente SE Documento debidamente habilitada y configurada. ▪El proceso tenga dos finalizadores y en la pestaña "Aprobación" de cada uno de ellos, el resultado de la aprobación esté debidamente configurado. ▪El modelado del proceso no contenga errores. Consulte la documentación específica del componente SE Proceso para obtener más detalles sobre el modelado y configuración de procesos. ▪El proceso esté habilitado para ser instanciado. Consulte la documentación específica del componente SE Workflow para obtener más detalles sobre la instancia de proceso y ejecución de actividades.