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Incluir documento na etapa de indexação

Os documentos que têm o controle Indexação configurado em sua categoria podem ser incluídos pelos seguintes locais:

▪Menu Cadastro Documento

▪Menu Execução Indexação (somente para licença Apoio)

Para isso, na barra de ferramentas desses menus, clique na seta ao lado do botão e selecione a opção desejada:

▪Incluir novo documento: Permite criar um documento sem o auxílio de um assistente. Neste caso, selecione a categoria que classificará o documento e salve a seleção. Neste momento, será apresentada a tela de dados do documento. Informe um identificador, título e demais dados gerais. Veja mais detalhes sobre esta operação na seção Incluir novo documento.

▪Criar documento utilizando assistente: Permite criar documentos com o auxílio de um assistente. O assistente oferece seis opções:

oDocumento em branco: Permite incluir um novo documento. Siga os passos do assistente, onde será possível definir a categoria que classificará o documento, informar seu identificador, nome, responsável por ele, o número de sua revisão, a data de vigência, entre outras informações. As etapas apresentadas poderão variar de acordo com as configurações realizadas na categoria do documento. Veja mais detalhes sobre como realizar esta operação na seção Criar documento utilizando assistente - Documento em branco.

oA partir de documento existente: Permite criar um documento a partir de um documento já cadastrado. Siga os passos do assistente, onde será possível selecionar o documento a partir do qual se criará o novo e informar seu identificador, nome, responsável por ele, o número de sua revisão, a data de vigência, entre outras informações. Veja mais detalhes sobre como realizar esta operação na seção Criar documento utilizando assistente - A partir de documento existente.

oImportar ZIP: Permite criar documentos a partir de arquivos .zip com o auxílio de um assistente. Siga os passos do assistente, onde será possível definir a categoria que classificará o documento, informar seu identificador, nome, responsável por ele, o número de sua revisão, a data de vigência, entre outras informações. As etapas apresentadas poderão variar de acordo com as configurações realizadas na categoria do documento. Veja mais detalhes sobre como realizar esta operação na seção Criar documento utilizando assistente - Importar ZIP.

▪Incluir documento a partir de arquivo: Permite selecionar um arquivo eletrônico e, a partir dele, realizar o cadastro do documento. Na tela que será apresentada é possível definir a categoria que classificará o documento e, se houver mais de um arquivo eletrônico, se todos serão incluídos em um mesmo documento, ou cada um em um documento diferente. Veja mais detalhes sobre como realizar esta operação na seção Incluir documento a partir de arquivo.

Feito isso, preencha os dados do documento. As informações disponíveis dependem das características, controles e configurações estabelecidos em sua categoria. Consulte a seção Editar documento para ver os campos e seções que poderão ser apresentados.

Após efetuar todas as configurações e associações necessárias para o documento, salve o registro.

Quando utilizado o botão Salvar & Sair da tela de dados de um documento que tem o controle Indexação configurado em sua categoria, o sistema questionará sobre seu envio para a próxima etapa:

▪Ao clicar sobre a opção "Cancelar" esta operação não será realizada e o sistema irá gerar a tarefa Indexação de documento para o responsável pelo documento, para que este realize o envio.

▪Já ao clicar sobre a opção "OK" o documento poderá ser enviado para aprovação (caso esta opção tenha sido marcada em sua categoria) ou poderá ser Homologado.