Configurar indexação de documento

O controle de indexação de documentos permite que documentos que não têm controle de revisão tenham uma etapa a mais antes de serem homologados, ou seja, ao definir este controle é possível estabelecer uma etapa para elaborar o documento antes de homologá-lo e disponibilizá-lo para consulta de outros usuários.

Para configurar a função de indexação de documento realize os seguintes passos:

Opção

Marcada

Desmarcada

Aprovação da indexação

Após finalizar a elaboração do documento na etapa de "Indexação", será gerada a tarefa "Aprovação de documento" para os devidos responsáveis. Mais detalhes sobre a tarefa em Execução de tarefa de aprovação (Roteiro) e Execução de tarefa de aprovação (Workflow).

Os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento, permitindo configurar como se dará a aprovação.

Após finalizar a elaboração do documento na etapa de "Indexação", este será homologado. Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.

Campo
Processo de aprovação	Selecione a opção desejada para definir como se dará a aprovação da etapa de indexação dos documentos desta categoria: ▪Roteiro: A aprovação será via roteiro responsável. ▪Workflow: A aprovação será via workflow. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que os componentes SE Processos e SE Workflow façam parte das soluções adquiridas pela sua organização.
Tipo de roteiro	Defina como será o roteiro de revisão. As opções disponíveis para seleção, irão variar de acordo com o processo de revisão selecionado anteriormente: ▪Workflow: Este campo será preenchido com a opção "Fixo" e não poderá ser editado. ▪Roteiro: Selecione uma das seguintes opções: ▪Variável: Permite que o roteiro responsável seja selecionado/alterado durante a etapa de indexação, além de permitir a edição de seus membros. ▪Fixo: Permite que o roteiro responsável seja selecionado/alterado durante a etapa de indexação, não sendo possível editar seus membros. ▪Fixo único: Será estabelecido um roteiro responsável padrão para todos os documentos desta categoria, ou seja, o roteiro selecionado no respectivo campo, não poderá ser alterado (e nem os seus membros) durante a etapa de indexação.
Roteiro responsável	Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Roteiro". Neste caso, selecione o roteiro responsável que será utilizado para a aprovação da indexação. Utilize os demais botões ao lado do campo, para incluir um novo roteiro responsável, editar os dados do roteiro selecionado e limpar o campo. O preenchimento deste campo é obrigatório, se o tipo de roteiro for "Fixo único". Se for selecionada outra opção de tipo de roteiro e este campo for preenchido, durante a etapa de indexação, o sistema utilizará o roteiro responsável informado, sendo possível editá-lo. Note que somente estarão disponíveis para seleção, os roteiros responsáveis de aprovação.
Processo	Este campo estará disponível se o processo de aprovação selecionado anteriormente for "Workflow". Neste caso, selecione o processo (SE Processo) que será instanciado no componente SE Workflow. Utilize os demais botões ao lado do campo, para visualizar o fluxograma do processo, visualizar os dados do processo e limpar o campo. Note que o processo selecionado deve estar devidamente modelado no componente SE Processo. Para isso, é importante certificar-se de que: ▪O processo tenha a automação com o componente SE Documento devidamente habilitada e configurada. ▪O processo tenha dois finalizadores e na aba "Aprovação" de cada um deles, o resultado da aprovação está devidamente configurado. ▪A modelagem do processo não contenha erros. Consulte a documentação específica do componente SE Processo para obter mais detalhes sobre a modelagem e configuração de processos. ▪O processo esteja habilitado para ser instanciado. Consulte a documentação específica do componente SE Workflow para obter mais detalhes sobre a instância de processo e execução de atividades.