Início rápido - SE Ação

Para configurar um método, acesse o menu "Configuração Ocorrência Método" e acione o botão da barra de ferramentas. Na tela que será aberta, informe um identificador e um nome para o método.

Em seguida, deverão ser preenchidas as demais informações. Note que a disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais.

Por meio das subabas apresentadas na "aba Geral", é possível configurar as etapas pelas quais a ocorrência poderá passar:

▪Identificação: Defina se a ocorrência passará pela etapa de aprovação e em caso afirmativo, o prazo para sua execução.

▪Contenção/Disposição: Defina se as ocorrências deste método passarão pelas etapas das ações de contenção/disposição. Para isso, marque a opção "Ações de contenção", em seguida, selecione a opção "Plano de ação" para definir se a ocorrência passará pelo "Plano de ação de contenção / disposição" ou então selecione a opção "Informativo" para que as ações sejam informadas apenas durante a identificação da ocorrência.

▪Análise: Defina se as causas das não-conformidades descobertas passarão pela etapa de análise de causa. Em caso afirmativo, marque a opção "Análise de causa". Marque a opção "Aprovação de análise", para que a análise passe por aprovação. Determine também os prazos da análise e da aprovação.

▪Plano de ação: Defina se as ocorrências deste modo passarão pela etapa das ações do plano de ação, para o tratamento e eliminação das não-conformidades dos itens. Na subaba "Geral", selecione a opção "Planejar juntamente com a análise da causa" para que as ações do plano de ação sejam planejadas pelo usuário responsável pela análise ou então, selecione a opção "Tipo de ação" e defina quais tipos de ação poderão ser incluídos no plano de ação.

▪Eficácia: Defina se a eficácia para o tratamento das ocorrências do método em questão passará ou não por verificação. Em caso afirmativo, marque a opção "Verificação de eficácia" e defina o prazo para o responsável realizá-la. Para que esta verificação passe por aprovação, marque a opção "Aprovação" e informe o prazo que os responsáveis terão para executá-la.

Na aba "Abrangência", defina se as ocorrências deste método passarão ou não pela etapa de análise de abrangência. Em caso afirmativo, marque o campo "Análise de abrangência" em seguida, selecione em quais etapas a análise será realizada.

Após configurar os campos necessários, salve o registro. Consulte a seção Configurar método para obter a descrição detalhada dos campos apresentados na tela de dados do método.

Para editar uma ocorrência, acesse o menu "Execução Identificação de ocorrência" e acione o botão da barra de ferramentas. Na tela que será aberta, será possível editar a classificação, data e área da ocorrência. A disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais, na classificação da ocorrência e no método associado à classificação.

Na aba Geral, selecione o nível de criticidade da ocorrência e associe os membros da equipe que participarão do processo de tratamento da ocorrência. Associe também, os itens da organização não-conformes com as especificações ou padrões de inspeção. Caso houver, preencha os valores dos atributos e defina as ações de contenção/disposição da ocorrência. Informe, também, a causa provável da ocorrência.

Na aba Notificação, devem ser definidos os grupos de interesse e os responsáveis que serão notificados quando o registro da ocorrência for concluído ou aprovado.

Na aba Associação podem ser associadas ocorrências, documentos, processos, produtos à ocorrência, assim como visualizar registros de auditorias, indicadores e workflows aos quais a ocorrência que está sendo editada foi associada.

Na aba Segurança é possível definir os usuários que terão permissão para visualizá-la, e na aba Anexo é possível associar anexos ao registro da ocorrência que está sendo editada.

Após preencher todos os campos necessários, salve o registro. Confirme a solicitação realizada pelo sistema para enviar a ocorrência para a próxima etapa configurada. Consulte a seção Editar ocorrência para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação.

Após identificar a ocorrência, é possível planejar uma ação de contenção/disposição para ela. Para isso, acesse o menu "Execução Contenção/Disposição Planejamento" e na lista de registros, selecione a ocorrência desejada. Em seguida, acione o botão da barra de ferramentas.

Na tela que será aberta, é possível visualizar os dados informados no momento da identificação da ocorrência e estes estarão disponíveis para edição de acordo com as configurações realizadas na classificação da ocorrência. A disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais, na classificação da ocorrência e no método associado à classificação.

Na lista de registros "Ação" da aba Geral seção Contenção/Disposição, são apresentadas todas as ações de contenção/disposição já planejadas. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral para associar ações (planejadas ou imediatas) à ocorrência, editar a ação selecionada ou desassociar uma ação da ocorrência.

Após preencher todos os campos necessários, salve o registro. Confirme a solicitação feita pelo sistema para enviar a ocorrência para a próxima etapa configurada. Consulte a seção Planejar ação de contenção/disposição para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação.

Para realizar uma análise de causa, acesse o menu "Execução Análise de causa" e na lista de registros, selecione a ocorrência desejada. Em seguida, acione o botão da barra de ferramentas.

Na tela de dados que será aberta, é possível visualizar, tanto os dados informados no momento da identificação da ocorrência, assim como de outras etapas pelas quais a ocorrência passou, conforme a configuração realizada no método da ocorrência em questão. A disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais, na classificação da ocorrência e no método associado à classificação.

Na lista de registros "Causa" da aba Geral seção Análise de causa, são apresentadas todas as causas associadas à ocorrência. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral para associar causas já registradas, editar os dados, desassociar a causa selecionada e definir as causas por meio do diagrama de Ishikawa orientado por causa, pelo diagrama de Ishikawa orientado por tipo de causa, ou então através do diagrama de 5 Porquês.

Após preencher todos os campos necessários, salve o registro. Confirme a solicitação feita pelo sistema para enviar a ocorrência para a próxima etapa configurada. Consulte a seção Realizar análise de causa para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação.

Após a constatação da causa da ocorrência, o plano de ações deve ser elaborado para que o problema seja eliminado. Para planejar um plano de ações, acesse o menu "Execução Plano de ação Planejamento" e na lista de registros, selecione a ocorrência desejada. Em seguida, acione o botão da barra de ferramentas.

Na tela de dados que será aberta, é possível visualizar, tanto os dados informados no momento da identificação da ocorrência, assim como de outras etapas pelas quais a ocorrência passou, conforme a configuração realizada no método da ocorrência em questão. A disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais, na classificação da ocorrência e no método associado à classificação.

A seção Plano de ação, da aba Geral é dividida em duas listas de registros:

▪Ação proposta: Nesta lista de registros são apresentadas as ações propostas durante a etapa de análise de causas. Selecione o registro desejado e acione o botão para realizar o planejamento das ações propostas para o plano de ação.

▪Ação: Nesta lista de registros são apresentadas as ações de plano de ação que foram planejadas. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral desta lista para realizar o planejamento das ações do plano, editar a ação selecionada na lista de registro ou desassociar a ação da lista de registro.

No campo Forma da verificação da eficácia, descreva a forma como será feita a verificação da eficácia das ações do plano de ação.

Após preencher todos os campos necessários, salve o registro. Confirme a solicitação feita pelo sistema para enviar a ocorrência para a próxima etapa configurada. Consulte a seção Planejar ação do plano de ação para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação.

Para verificar a eficácia das ações, acesse o menu "Execução Verificação de eficácia" e na lista de registros, selecione a ocorrência desejada. Em seguida, acione o botão da barra de ferramentas.

Na tela de dados que será aberta, é possível visualizar os dados informados no momento da identificação da ocorrência e nas outras etapas do tratamento que a ocorrência em questão possa ter passado, conforme definido no método. A disponibilidade de algumas abas, campos e seções podem variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros gerais, na classificação da ocorrência e no método associado à classificação.

Na seção Verificação de eficácia da aba Geral, defina se as ações foram eficazes ou não e se haverá padronização. Registre as evidências objetivas e o modo de comprovação da eficácia das ações. Caso houver, responda o checklist apresentado.

Na seção Ocorrência reincidente devem ser selecionadas as ocorrências que reincidem da ocorrência que está sendo verificada. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral para associar ocorrências já registradas como reincidentes, visualizar os dados do registro selecionado na lista de registro ou excluir a ocorrência reincidente, respectivamente.

Após preencher todos os campos necessários, salve o registro. Confirme a solicitação feita pelo sistema para enviar a ocorrência para a próxima etapa configurada. Consulte a seção Verificar eficácia de ação para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação.