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Localização: Execução  Emissão de guia de transferência Gravação em mídia
Pré-requisito:
▪Documento (SE Documento)
Visão geral:
Por meio deste menu são emitidas as guias de transferência dos documentos que terão sua gravação em mídia registrada. Para isso, é necessário que na categoria do documento cadastrado, o controle Arquivo físico esteja habilitado e que a tabela de temporalidade associada, tenha a aba Gravação em mídia devidamente configurada. Nesta tabela de temporalidade é definido também, o prazo que os responsáveis terão para realizar a emissão da guia de transferência.
Botões específicos:
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Acione este botão para emitir uma guia de transferência de gravação em mídia. É possível selecionar mais de um documento na lista de registros e emiti-los na mesma guia de transferência, desde que eles tenham a mesma tabela de temporalidade com a mesma revisão, associada à sua categoria. Estas informações podem ser consultadas, por meio das colunas "Tabela de temporalidade" e "Revisão" da lista de registros. Veja como emitir uma guia na seção Emissão de guia de gravação em mídia.
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Acione este botão para visualizar a tela de dados do documento associado à guia de transferência selecionada na lista de registros.
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Acione a seta, localizada ao lado deste botão, para exportar a listagem dos registros apresentados na tela principal para um arquivo Excel, configurar um novo relatório ou associar algum relatório existente ou para consultar os parâmetros que poderão ser utilizados na configuração de novos relatórios.
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▪Se, no menu Configuração  Parâmetros gerais aba Arquivo físico, estiver marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento cadastrado estiver sendo enviado para a sua primeira fase de arquivamento, não será emitida a guia de transferência desta etapa, ou seja, o documento seguirá diretamente para o registro de sua Gravação em mídia. ▪Caso esta não for a primeira etapa de arquivamento do documento e o prazo de retenção da etapa de arquivamento anterior ainda não tenha vencido, a guia desejada pode não ser exibida na lista de registros, porém, é possível antecipar sua emissão. Para isso, adicione o filtro "Repositório" no painel de filtros de pesquisa, utilize os campos da seção "Prazo de retenção" para informar com quantos dias de antecedência deseja emitir a guia e acione o botão "Pesquisar". As guias de transferências cuja emissão é compatível com o período de antecipação informado, serão exibidas na lista de registros. |
▪Se nos parâmetros gerais, estiver marcada a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" a emissão da guia poderá ser realizada por qualquer usuário pertencente à mesma área do usuário de cadastro do documento. ▪Utilize os demais "Filtros de pesquisa" para encontrar os registros com mais facilidade, por meio de informações específicas. |
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