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Para incluir uma nova tabela de temporalidade, acione o botão  da barra de ferramentas principal. Já para editar os dados de uma tabela de temporalidade, selecione-a na lista de registros e acione o botão  .
Na tela que será aberta, informe um identificador e nome para a tabela de temporalidade. Ao incluir uma tabela de temporalidade e salvá-la, o campo Revisão apresenta o número 1. Cada vez que é realizada uma alteração e salvo o registro da tabela de temporalidade, o sistema atribui a ela um novo número sequencial. Com isso, é possível selecionar o número da revisão da tabela de temporalidade para visualizar a configuração realizada naquela revisão. Ao cadastrar um documento no SE Documento que tiver uma tabela de temporalidade, associada no controle Arquivo físico de sua categoria, serão válidas as configurações da revisão vigente da tabela de temporalidade.
Estão disponíveis também, as seguintes abas:
Campo
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Guia de transferência
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▪Prazo de emissão: Informe a quantidade de tempo, em dias, meses ou anos que o responsável terá para emitir a guia de transferência. ▪Prazo de recebimento: Informe a quantidade de tempo, em dias, meses ou anos que o responsável terá para receber a guia de transferência. |
Descrição
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Preencha este campo para registrar informações importantes sobre a tabela de temporalidade.
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Marque a opção Corrente para que os documentos cuja categoria tem a tabela de temporalidade em questão associada passem pela etapa de arquivamento corrente. Estão disponíveis os seguintes campos:
Campo
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Prazo de arquivamento
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Informe o número de dias, meses ou anos, que o responsável terá para executar o arquivamento dos documentos na etapa "Corrente".
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Tempo de retenção
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Informe o número de dias, meses ou anos, que os documentos permanecerão retidos (armazenados) nesta etapa.
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Data de início da retenção
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Selecione a opção desejada:
▪Data do documento: A contagem do período da retenção do documento na etapa corrente se iniciará a partir da data de vigência do documento. ▪Data de arquivamento: A contagem do período da retenção do documento na etapa corrente se iniciará a partir da data na qual foi realizada o arquivamento do documento na etapa "Corrente". ▪Atributo: A contagem do período da retenção do documento na etapa corrente se iniciará a partir da data informada em um atributo. No campo Atributo que será habilitado, selecione o atributo do tipo data desejado. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o atributo esteja devidamente associado à categoria do documento que será arquivado. |
Responsável pelo arquivamento
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Selecione a opção desejada:
▪Usuário de cadastro: O responsável será o responsável pelo documento. ▪Lista de segurança: Os responsáveis serão os usuários da lista de segurança do documento que tiverem a permissão "Arquivar" concedida. ▪Grupo específico: Os responsáveis serão os membros de uma equipe registrada no componente SE Documento. No campo Grupo específico que ficará habilitado, selecione a equipe desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova equipe, editar os dados da equipe selecionada e limpar o campo. |
O sistema aplicará o tempo de retenção definido, de acordo com a data de início configurada. Por exemplo: Se foi definido que a data de início da retenção será a "Data do documento", se a data de vigência do documento for 15/06/2024 e o prazo de retenção definido for de 6 meses, o sistema gerará uma tarefa para emissão da guia de transferência para a próxima etapa de arquivamento, em 15/12/2024.
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Se a opção "Corrente" não for marcada, os documentos aos quais a tabela de temporalidade for aplicada, não passarão por esta etapa de arquivamento.
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Marque a opção Intermediário, para que os documentos cuja categoria tem a tabela de temporalidade em questão associada, passem pela etapa de arquivamento intermediário. Estão disponíveis os seguintes campos:
Campo
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Prazo de arquivamento
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Informe o número de dias, meses ou anos, que o responsável terá para executar o arquivamento dos documentos na etapa "Intermediária".
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Tempo de retenção
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Informe o número de dias, meses ou anos, que os documentos permanecerão retidos (armazenados) nesta etapa.
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Data de início da retenção
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Selecione a opção desejada:
▪Data do documento: A contagem do período da retenção do documento na etapa intermediária se iniciará a partir da data de vigência do documento. ▪Data de arquivamento: A contagem do período da retenção do documento na etapa intermediária se iniciará a partir da data na qual foi realizada o arquivamento do documento na etapa "Intermediária". ▪Atributo: A contagem do período da retenção do documento na etapa intermediária se iniciará a partir da data informada em um atributo. No campo Atributo que será habilitado, selecione o atributo do tipo data desejado. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o atributo esteja devidamente associado à categoria do documento que será arquivado. ▪Data de retenção corrente: A contagem do período da retenção do documento na etapa intermediária se iniciará a partir do fim do tempo de retenção do documento na etapa "Corrente". |
Responsável pelo arquivamento
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Selecione a opção desejada:
▪Usuário de cadastro: O responsável será o responsável pelo documento. ▪Lista de segurança: Os responsáveis serão os usuários da lista de segurança do documento que tiverem a permissão "Arquivar" concedida. ▪Grupo específico: Os responsáveis serão os membros de uma equipe registrada no componente SE Documento. No campo Grupo específico que ficará habilitado, selecione a equipe desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova equipe, editar os dados da equipe selecionada e limpar o campo. |
Se a opção "Intermediária" não for marcada, os documentos aos quais a tabela de temporalidade for aplicada, não passarão por esta etapa de arquivamento.
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Marque a opção Gravação em mídia, para que os documentos cuja categoria tem a tabela de temporalidade em questão associada, sejam gravados em uma mídia. Estão disponíveis os seguintes campos:
Campo
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Prazo de arquivamento
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Informe o número de dias, meses ou anos, que o responsável terá para registrar a gravação em mídia dos documentos.
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Responsável pelo arquivamento
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Selecione a opção desejada:
▪Usuário de cadastro: O responsável será o responsável pelo documento que terá sua gravação registrada. ▪Lista de segurança: Os responsáveis pelo registro da gravação em mídia, serão os usuários da lista de segurança do documento que tiverem a permissão "Arquivar" concedida. ▪Grupo específico: Os responsáveis pelo registro da gravação em mídia, serão os membros de uma equipe registrada no componente SE Documento. No campo Grupo específico que ficará habilitado, selecione a equipe desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova equipe, editar os dados da equipe selecionada e limpar o campo. |
Se a opção "Gravação em mídia" não for marcada, os documentos aos quais a tabela de temporalidade for aplicada, não terão sua gravação em mídia controlada.
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Nesta aba são configurados os parâmetros de disposição final dos documentos da categoria que tem a tabela de temporalidade em questão associada. Para isso, primeiramente, selecione a opção desejada:
Guarda permanente
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Expurgo
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Os documentos serão armazenados permanentemente. Defina o Local onde se dará esse armazenamento:
▪Associar novo repositório: O documento será arquivado em um novo repositório. ▪Enviar para arquivo externo: O documento será enviado a um arquivo físico localizado fora do ambiente da organização. |
Os documentos serão eliminados. Defina qual registro será eliminado:
▪Registro físico: O arquivo físico (documento em papel) será eliminado. ▪Registro eletrônico: O arquivo eletrônico do documento, caso existir, será eliminado. ▪Documento: O documento criado no componente SE Documento será eliminado do sistema. |
Estão disponíveis também, os seguintes campos:
Campo
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Prazo de arquivamento
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Informe o número de dias, meses ou anos, que o responsável terá para dar a destinação final ao documento.
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Responsável pelo arquivamento
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Selecione a opção desejada:
▪Usuário de cadastro: O responsável pela destinação final será o responsável do documento. ▪Lista de segurança: Os responsáveis pela destinação final serão os usuários da lista de segurança do documento que tiverem a permissão "Arquivar" concedida. ▪Grupo específico: Os responsáveis pela destinação final serão os membros de uma equipe registrada no componente SE Documento. No campo Grupo específico que ficará habilitado, selecione a equipe desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova equipe, editar os dados da equipe selecionada e limpar o campo. |
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Após realizar as configurações desejadas, salve o registro.
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