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Para incluir um novo documento, com o auxílio de um assistente, acione a seta ao lado do botão  e clique na opção Criar documento utilizando assistente.
No assistente de criação que será aberto, clique na opção Documento em branco. Neste momento, estarão disponíveis as seguintes etapas:
Primeiros passos
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Categoria
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Neste painel, localize e selecione na hierarquia apresentada, a categoria que classificará o documento que está sendo criado. Somente estarão disponíveis para seleção as categorias nas quais o usuário conectado tiver o controle Incluir permitido na lista de segurança.
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Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Atributo
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Esta etapa somente será apresentada, se na aba Atributo da tela de dados da categoria, foi associado ao menos um atributo. Neste caso, informe o valor dos atributos mostrados. Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos enquanto os atributos bloqueados, serão preenchidos pelo sistema com o valor padrão definido no momento de sua associação à categoria.
A forma de preencher um atributo, varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu registro. Se algum atributo for utilizado pela máscara de identificação aplicada ao documento, certifique-se de que este está devidamente preenchido.
Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Dados do documento
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Campo
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Identificador
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Informe um número ou sigla para identificar o documento, ou, utilize a seta localizada ao lado deste campo para gerar um identificador automático.
Se na categoria foi configurada a utilização de máscara de identificação, no momento de gerar o identificador automático, será mostrada a respectiva máscara. O identificador gerado por meio da máscara somente poderá ser editado, se a opção "Permitir alterar identificador" estiver marcada na tela de dados da categoria.
Somente será possível utilizar um mesmo identificador de documento em diferentes categorias, se a respectiva opção estiver marcada na aba Documento dos parâmetros gerais.
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Idioma
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Selecione o idioma dos arquivos eletrônicos do documento. Com isso, será possível relacionar os mesmos documentos em diferentes idiomas, permitindo relacioná-los e revisá-los em conjunto, quando necessário.
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Título
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Informe um nome/título para o documento, ou, se na categoria foi configurada a utilização de máscara de identificação para o título, utilize a seta localizada ao lado deste campo para gerar o título automaticamente.
O título gerado por meio da máscara somente poderá ser editado, se a opção "Permitir alterar o título" estiver marcada na tela de dados da categoria.
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Responsável pelo documento
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Apresenta os dados do usuário conectado, ou seja, que está realizando o cadastro do documento e somente poderá ser editado se a opção "Bloquear alteração do usuário de cadastro" não for marcada na seção Segurança  Documento, na aba Detalhes, da categoria do documento.
Caso a edição estiver desbloqueada, utilize os botões localizados ao lado do campo para selecionar outro usuário para ser responsável pelo documento ou limpar o campo.
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Revisão*
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Se for definido que o identificador da revisão será "Numérico" ou "Texto", apresenta o número/letra correspondente à revisão vigente do documento. Se o identificador da revisão for "Customizado", informe um identificador para a revisão vigente do documento.
Se a opção "Permitir alterar o identificador de revisão em emissão" estiver marcada, será possível editar este campo.
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Data
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Este campo somente poderá ser preenchido, se na categoria não estiver marcada a opção "Bloquear cadastro de documentos homologados". Neste caso, informe a data de vigência do documento/revisão.
Se este campo não for preenchido, o documento será criado em emissão.
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Resumo
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Descreva o documento que está sendo cadastrado.
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Opção
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Habilitada
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Desabilitada
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Informar cópia impressa*
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Será apresentada no assistente a etapa "Cópia impressa", descrita a seguir.
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A etapa "Cópia impressa" não será apresentada no assistente.
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Informar segurança**
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Será apresentada no assistente a etapa "Segurança", descrita a seguir.
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A etapa "Segurança" não será apresentada no assistente.
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Informar estrutura
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Será apresentada no assistente a etapa "Estrutura", descrita a seguir.
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A etapa "Estrutura" não será apresentada no assistente.
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*Somente estará disponível se, na categoria selecionada na primeira etapa, for configurado o controle Cópia impressa.
**Somente estará disponível se na segurança da categoria não estiver marcada a opção "Bloquear alteração de segurança no documento" ou se a opção "Permitir a inclusão de permissão no documento" estiver marcada.
Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra. Neste momento, o sistema questionará se realmente deseja ir ao próximo passo, pois, feito isso, somente alguns dados informados anteriormente poderão ser editados. Com isso, mesmo que o assistente seja fechado, o documento será criado no sistema com os dados informados até então.
▪Utilize o botão Cancelar na parte inferior da tela, para sair do assistente de criação de documentos. Note que todos os dados informados até o momento atual serão perdidos. Para realizar esta operação efetivamente é necessário confirmar a pergunta feita pelo sistema. ▪Após executar esta etapa o botão "Cancelar" não estará disponível para utilização. Por isso, certifique-se que os dados do documento estão devidamente informados. ▪Utilize o botão Anterior na parte inferior da tela, para retornar para uma etapa anterior da criação do documento, para realizar as edições necessárias. Esta operação pode ser realizada também, clicando no nome da etapa no painel lateral do assistente. |
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Arquivo modelo
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Esta etapa somente será apresentada se na categoria do documento for associado mais que 1 (um) arquivo modelo e o campo "Data" da etapa "Dados do documento" não for preenchido. Neste caso, clique sobre o arquivo que deseja utilizar no documento que está sendo criado.
Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
Se na categoria do documento não foi associado um arquivo modelo ou apenas 1 foi selecionado, esta etapa não será apresentada.
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Cópia impressa
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Esta etapa somente será apresentada se a opção "Informar cópia impressa" for habilitada nos dados do documento. Nela, é possível estabelecer o posto de cópias onde as cópias impressas deverão permanecer e a quantidade de cópias programadas para o posto. Na barra de ferramentas lateral estão disponíveis os seguintes botões:
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Acione este botão para associar o posto de cópias responsável pelo documento que está sendo criado. Na tela que será aberta, selecione o posto de cópias desejado e informe a quantidade de cópias impressas do documento que estão programadas para serem atribuídas ao posto. Feito isso, salve a seleção.
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Acione este botão para editar a quantidade de cópias programadas para o posto selecionado na lista de registros.
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Acione este botão para visualizar os dados do envio das cópias para o posto selecionado na lista de registros.
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Acione este botão para desassociar o posto de cópias selecionado na lista de registros, do documento em questão.
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Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Estrutura
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Esta etapa somente será apresentada se a opção "Informar estrutura" for habilitada nos dados do documento. É dividida em duas seções:
Tradução de documento
No campo Seleção de documento associe um documento de tradução para criar um relacionamento entre ambos. Para isso, os documentos deverão ter o idioma diferente do documento original, para que representem o documento traduzido em outros idiomas.
Obs.: Apenas será possível incluir um documento para cada idioma.
Opção
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Notificar revisão da estrutura
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Com esta opção marcada, quando for criada uma revisão de um documento que tiver relacionamento de tradução, será gerada a tarefa Revisão de tradução, para verificar a necessidade de revisão nos documentos relacionados.
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Notificar ao encerrar revisão
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Com esta opção marcada, quando for encerrada uma revisão de um documento que tiver relacionamento de tradução, será gerada a tarefa Revisão de tradução, para verificar a necessidade de revisão nos documentos relacionados.
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Após realizada as associações, ao posicionar o mouse sobre um documento de tradução relacionado, será apresentado o botão "Ações". Clique sobre ele para que sejam apresentadas as opções de excluir a tradução, visualizar os dados do documento e visualizar seu arquivo eletrônico.
Onde é usado
No campo Seleção de documento, associe ou inclua um documento que contêm o documento em questão em sua estrutura. Caso for selecionado um documento já criado, é possível definir se será relacionado sua revisão vigente ou uma revisão específica. Caso for específica, informe o número da revisão que deseja utilizar.
Composto de
No campo Seleção de documento, associe um documento que compõe a estrutura do documento em questão. Caso for selecionado um documento já criado, é possível definir se será relacionado sua revisão vigente ou uma revisão específica. Caso for específica, informe o número da revisão que deseja utilizar.
Após realizada as associações, ao posicionar o mouse sobre um documento de estrutura relacionado, será apresentado o botão "Ações". Clique sobre ele para que sejam apresentadas as opções de desassociar, visualizar os dados do documento e visualizar seu arquivo eletrônico.
Para os relacionamentos "Onde é" e "Composto de", se na tela dos parâmetros gerais:
▪Estiver marcada a opção "Permitir somente a inclusão de revisão vigente na estrutura", na aba Documento, somente será possível associar ao relacionamento as revisões vigentes de outros documentos, ou seja, não serão apresentadas as opções que permitem associar revisões de um determinado ciclo ou em andamento. ▪Estiver marcada a opção "Notificar revisão da estrutura", na aba Revisão, ao passar por uma revisão, o sistema criará a tarefa "Conhecimento de revisão". |
Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Segurança
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Esta etapa somente será apresentada se a opção "Informar segurança" for habilitada nos dados do documento. Nela, é possível configurar uma lista de segurança específica para o documento, de acordo com as definições realizadas na categoria.
Herdar lista de segurança da categoria do documento:
▪Esta opção será marcada pelo sistema se a opção "Herdar lista de segurança da categoria (padrão)" estiver marcada na categoria e somente poderá ser alterada se a opção "Bloquear alteração da segurança no documento" não estiver marcada na categoria. Neste caso, somente será possível editar a lista de segurança, se a opção "Bloquear alteração da segurança no documento" estiver marcada e se o usuário conectado tiver o controle "Editar" permitido. ▪Ao desmarcar esta opção, a lista de segurança definida na categoria deixará de ser válida para o documento em questão, possibilitando criar uma lista de segurança diferente. Os botões da barra de ferramentas lateral desta seção, estarão habilitados somente se a lista de segurança puder ser editada. São eles:
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Acione este botão para incluir um novo acesso na lista de segurança do documento.
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Acione este botão para editar os dados do acesso selecionado na lista de registros
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Acione este botão para excluir o acesso selecionado, da lista de segurança do documento.
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Acione este botão para importar os acessos configurados na categoria, para que estes sejam apresentados na lista de segurança do documento.
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Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Participantes
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Esta etapa somente será apresentada se na categoria do documento for configurado o controle Revisão, o processo de revisão configurado for o "Modelo ISO9000" e se o tipo de roteiro for "Fixo" ou "Variável".
Nela, é possível consultar ou definir os participantes da revisão pela qual o documento passará. O preenchimento das informações desta seção depende do tipo de roteiro configurado na categoria do documento:
▪Se o tipo de roteiro configurado for Fixo serão apresentados seus participantes, sendo possível apenas importar outro roteiro. ▪Se o tipo de roteiro configurado for Variável e for informado um roteiro de revisão, seus participantes serão exibidos na lista de registros desta seção. ▪Caso não tenha sido informado um roteiro de revisão, é possível configurar os participantes desejados. Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:
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Acione este botão para incluir um participante na revisão do documento. Consulte a seção Configurar roteiro de revisão para obter uma descrição detalhada sobre como inserir um novo participante. Se o participante estiver sendo incluído em um roteiro associado à revisão, esta inclusão somente será válida para a revisão do documento, não sendo replicada ao registro do roteiro feito pelo menu Configuração Revisão Roteiro.
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Acione este botão para alterar a sequência, prazo ou checklist do participante selecionado.
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Acione este botão para remover o participante selecionado.
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Acione este botão para importar o fluxo de participantes de outro roteiro de revisão já registrado no SE Documento. É importante ressaltar que se o roteiro de revisão for do tipo Fixo, somente este botão estará habilitado, o que possibilitará alterar o roteiro de revisão informado na categoria do documento para outro roteiro, porém, não será possível editar seus membros.
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Utilize o botão Próximo, da parte inferior do assistente, para acessar a próxima etapa da qual se encontra.
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Arquivo eletrônico
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Nesta etapa é possível associar os arquivos eletrônicos do documento. A aparência da seção e os botões disponíveis na barra de ferramentas lateral irão variar de acordo com as configurações realizadas na categoria selecionada na primeira etapa e nos parâmetros gerais. Veja mais informações na seção Arquivo eletrônico.
Se o documento tiver um arquivo modelo definido, este será apresentado associado nesta etapa.
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Acione o botão Finalizar para encerrar a criação do documento.
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Resumo
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Nesta etapa será apresentada uma visão geral da criação do documento. Por meio da opção Dados do documento é possível acessar a tela de dados do documento criado, para realizar as edições necessárias. Consulte a seção Editar documento para obter a descrição detalhada dos demais campos da tela de dados do documento.
Se a categoria selecionada na primeira etapa tiver o controle Revisão configurado, será apresentada a opção Executar revisão. Ao clicar nele, a tela que será aberta irá variar de acordo com o processo de revisão configurado:
▪Modelo ISO9000: Será aberta a tela para execução da etapa de revisão, desde que o usuário que está criando o documento seja também o executor desta. Consulte a seção Revisão de documento para obter mais informações sobre a execução desta operação. ▪Workflow: Será aberta a tela de dados da atividade para execução, desde que o usuário que está criando o documento seja também o executor desta. Consulte a seção Revisões Executando revisão para obter uma descrição detalhada sobre como executar uma revisão controlada por um workflow. |
Clique na opção Fechar para sair do assistente de criação.
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