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Para incluir uma nova categoria, no menu Configuração  Documento Categoria clique no botão  da barra de ferramentas da tela principal. Já para editar os dados de uma categoria, selecione-a na hierarquia da tela principal e acione o botão  .
Na tela que será aberta, informe um identificador e nome para a categoria. Estão disponíveis também, as seguintes abas:
Obs.: Para incluir uma categoria com sucesso, é necessário preencher os campos requeridos da aba Geral e realizar as configurações desejadas na aba Controle. Dependendo dessas configurações, o sistema poderá requerer o preenchimento de alguns campos, antes de possibilitar que o registro seja salvo pela primeira vez. Após salvar os dados pela primeira vez, as demais abas serão habilitadas para preenchimento.
Geral
Campo
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Categoria superior
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Preencha este campo para que a categoria em questão seja incluída hierarquicamente abaixo de outra categoria. Neste caso, selecione a categoria desejada. Se na hierarquia da tela principal for selecionada uma categoria, este campo será preenchido pelo sistema, sendo possível editá-lo.
Ao preencher este campo, os demais campos da tela de dados da categoria serão preenchidos com as informações cadastradas na categoria mãe, sendo possível editá-las.
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Tipo de conteúdo
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Defina o tipo de conteúdo que a categoria terá:
▪Documento: Arquivos que poderão ter controle de revisão, como por exemplo: documentos da qualidade, desenhos de engenharia etc; ▪Registro: Arquivos que não terão controle de revisão, como, por exemplo, notas fiscais; ▪Processo: Suporta protocolos (SE Protocolo) que serão arquivados, após seu encerramento, em forma de processos (juntada), ou seja, formando um conjunto de registros. Consulte a documentação específica do componente SE Protocolo para obter mais detalhes sobre esta operação. ▪Contrato: Arquivos que devem, obrigatoriamente, ter um controle de validade, como, por exemplo, garantias de produtos. |
Idioma
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Selecione o idioma padrão dos documentos desta categoria. O idioma poderá ser alterado durante o cadastro de um novo documento. Desta forma, será possível criar documentos em diferentes idiomas de forma que possa relacioná-los e revisá-los em conjunto, quando necessário.
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Ícone
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Selecione a imagem que representará a categoria, nas telas onde este recurso for utilizado.
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Descrição
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Registre informações relevantes sobre a categoria.
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Opção
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Marcada
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Desmarcada
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Utilizar máscara para o identificador
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No momento de incluir documentos nesta categoria, será utilizado o recurso de identificação automática. Serão habilitados os seguintes campos:
▪Máscara de identificação: Selecione a máscara de identificação desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova máscara e utilizá-la para gerar o identificador e limpar o campo. ▪Permitir alterar identificador: Marque esta opção para permitir que no momento da inclusão do documento nesta categoria, o identificador gerado possa ser editado manualmente. Se não for marcada, o identificador gerado não poderá ser editado. |
Os identificadores deverão ser informados manualmente pelo usuário que está incluindo o documento na categoria em questão.
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Utilizar máscara para o título
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No momento de incluir documentos nesta categoria, seus títulos serão gerados automaticamente por meio de uma máscara de identificação. Serão habilitados os seguintes campos:
▪Máscara de identificação: Selecione a máscara de identificação desejada. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova máscara e utilizá-la para gerar o identificador e limpar o campo. ▪Permitir alterar identificador: Marque esta opção para permitir que no momento da inclusão do documento nesta categoria, o título gerado possa ser editado manualmente. Se não for marcada, o título gerado não poderá ser editado. |
Os títulos deverão ser informados manualmente pelo usuário que está incluindo o documento na categoria em questão.
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Permitir editar nome do autor
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O campo Autor, da tela de dados do documento poderá ser editado, após salvar o registro pela primeira vez.
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Após informar o Autor, do documento no respectivo campo poderá ser editado, após salvar o registro pela primeira vez.
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Atributo
Nesta aba é possível definir atributos para complementar as informações dos documentos desta categoria. Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:
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Acione este botão para incluir um novo atributo e associá-lo à categoria. Veja como realizar esta operação na seção Configurar atributo.
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Acione este botão para associar um atributo, já cadastrado no sistema, à categoria. Consulte a seção Incluir atributos para obter mais detalhes sobre como realizar esta operação.
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Acione este botão para salvar a associação de atributos à categoria.
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Acione este botão para desassociar o atributo selecionado na lista de registros, da categoria.
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Caso forem realizadas alterações nas configurações dos atributos (por exemplo: um atributo marcado como requerido, passa a ser não-requerido ou vice-versa), estas serão replicadas para os custos deste tipo, quando seus dados forem alterados.
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Controle
Nesta aba são definidos controles específicos para os documentos pertencentes à categoria.
Consulte as seguintes seções correspondentes para mais detalhes sobre o preenchimento das opções desta aba:
▪Revisão ▪Cópia eletrônica ▪Cópia impressa ▪Arquivo físico ▪Validade ▪Treinamento ▪Indexação ▪Associação de workflow ▪Tradução
Detalhes
Nesta aba são realizadas configurações gerais referentes à segurança e aos arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria. Para isso, acesse as seguintes seções:
Segurança
Nesta seção, é possível configurar a lista de segurança dos documentos da categoria, da própria categoria ou então dos usuários off-line. Para mais detalhes, acesse os seguintes tópicos:
▪Configurar segurança de documento ▪Configurar segurança de categoria ▪Configurar segurança para usuário off-line
Arquivo eletrônico
Nesta seção é possível realizar as configurações de detalhes referentes aos arquivos eletrônicos. Veja mais detalhes na seção Arquivo eletrônico.
Após realizar todas as configurações necessárias, salve o registro.
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