Configurar planilha para importação de documentos

O SE Documento permite incluir e editar documentos e revisões de documentos através da importação de uma planilha Excel.

Para que essas operações sejam realizadas com sucesso, é necessário que a planilha esteja devidamente configurada.

5.Preencha as células das colunas da aba DOCXLSIMPORT da planilha, com dados dos documentos que deseja criar. Por padrão, serão apresentadas as seguintes colunas:

Nome da coluna	Descrição
Categoria	Informe o identificador da categoria que classificará os documentos que serão cadastrados. Para que este recurso funcione corretamente, é requerido que o usuário conectado tenha o controle Incluir permitido na lista de segurança da categoria na qual deseja cadastrar os documentos.
Identificador	Informe os identificadores dos documentos que serão cadastrados.
Título	Informe os títulos dos documentos que serão cadastrados. Não há necessidade de o título ser igual ao nome do arquivo eletrônico.
Revisão	Informe o identificador da revisão dos documentos que serão cadastrados.
Data	Informe a data de vigência dos documentos que serão cadastrados.
Autor	Informe os autores (responsáveis) dos documentos que serão cadastrados.
Resumo	Informe o resumo dos documentos que serão cadastrados.
Palavra-chave	Informe as palavras-chaves que serão associadas aos documentos que serão cadastrados. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para informar mais de uma palavra-chave para o mesmo documento.
Arquivo eletrônico	Preencha este campo para informar o diretório onde se encontram os arquivos eletrônicos dos documentos que serão cadastrados, com seus nomes e extensões. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para informar mais de um arquivo eletrônico para o mesmo documento. Se o tipo de arquivo do documento for "Complexo", este campo deve ser informado da seguinte forma: caminho\nome do arquivo\|identificador do nó da estrutura no qual o arquivo deve ser inserido\nome do arquivo com extensão. Se a estrutura tiver vários níveis de pastas, informar apenas o identificador da pasta na qual será inserido o arquivo, sem necessidade de informar as pastas superiores. Por exemplo: c:\usuário\arquivo.doc\|Pasta1\arquivo.doc De acordo com as configurações de segurança de upload realizadas no menu Configuração Sistema (CM006), do componente SE Configuração, algumas extensões de arquivos podem estar bloqueadas para upload ou apenas algumas extensões serão permitidas na realização do upload. Se este campo não for preenchido, o documento será importado sem arquivo eletrônico. Caso o nome e a extensão não forem devidamente informados, o sistema emitirá um alerta de erro e não efetuará o cadastro do documento.

6.Caso desejar, é possível incluir as seguintes colunas, para personalizar sua importação:

Nome da coluna	Descrição
Sequencial	Informe a sequência de documentos que serão importados.
Atributos	Primeiramente, o título da coluna deve ser o identificador do atributo associado à categoria na qual o documento será cadastrado. Em seguida, informe o valor desejado nas células correspondentes. Caso o atributo for multivalorado, utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para informar mais de um valor para ele. Se no valor do atributo for utilizado o caractere ponto e vírgula (;), utilize a coluna "Separador" descrita a seguir, para informar o separador que será utilizado nos valores dos atributos. Insira a quantidade de atributos (colunas) que forem necessários.
Separador	Preencha esta coluna apenas se desejar utilizar outro separador que não vírgula para os valores dos atributos multivalorados e ponto e vírgula para os valores dos arquivos eletrônicos e palavras-chave. Neste caso, informe um caractere ou sequência de caracteres que não existirão nos valores que serão preenchidos. Por exemplo: # $ etc. Se esta coluna não for preenchida, será utilizado o separador vírgula (,) para atributos multivalorados e ponto e vírgula ( ; ) para arquivos eletrônicos e palavras-chave.
Responsável pelo documento	Informe a matrícula do usuário que será responsável pelos documentos que serão cadastrados.
Type	Esta coluna é opcional e deve ser utilizada para importar uma revisão para um documento já existente. Informe os seguintes valores para que as seguintes operações sejam realizadas: ▪1: O sistema verificará se já existe um documento com o identificador informado e em caso afirmativo, o sistema emitirá um alerta de erro e não efetuará o cadastro. ▪2: O sistema verificará se já existe um documento com o identificador informado e em caso afirmativo, irá criar uma revisão para ele. Caso não exista um documento com o identificador informado, o sistema emitirá um alerta de erro não efetuando o cadastro e nem realizando a criação da revisão. ▪3: O sistema verificará se já existe um documento com o identificador informado e em caso afirmativo, irá criar uma revisão para ele. Caso não exista um documento com o identificador informado, o sistema realizará seu cadastro. ▪4: O sistema verificará se já existe um documento com o identificador informado e em caso afirmativo, irá editar seus dados. Note que não serão alterados o identificador, categoria, identificador da revisão e a data de vigência do documento. Não é possível incluir, excluir ou editar arquivos eletrônicos. Também não será possível editar ou excluir os participantes de etapas de revisão do modelo ISO9000, somente realizar a inclusão em documentos que não tiverem roteiro de revisão associado. Os campos que não se deseja editar no documento devem ser mantidos em branco na planilha (exceto a data de vigência, que sempre deve ser informada). Caso não exista o documento com o identificador informado ou a revisão informada não seja a revisão vigente do documento, o sistema emitirá um alerta de erro, não efetuando a importação.
Validade	Informe a data até a qual os documentos que serão cadastrados, serão válidos. Para isso, é necessário que o tempo padrão configurado na validade associada à categoria informada anteriormente, seja "Variável". Caso o tempo padrão da validade for "Fixo", o sistema emitirá um alerta de erro e não efetuará a importação.
Onde é usado	Informe o identificador de um documento já cadastrado no sistema, o qual os documentos que serão cadastrados farão parte de sua estrutura. Caso não exista o documento com o identificador informado, o sistema emitirá um alerta de erro, não efetuando a importação.
Elaboração	Os campos desta coluna somente devem ser preenchidos se na categoria do documento for definido que o processo de revisão será "modelo ISO9000", o tipo de roteiro "Variável" e não for informado nenhum roteiro de revisão no respectivo campo. Informe a matrícula dos participantes da etapa de elaboração da revisão dos documentos que serão cadastrados, o prazo para execução da etapa e, se a etapa já foi executada, informe o valor 1. Se a etapa não foi executada, não se deve informar nenhum valor. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para separar essas informações. Se a etapa de elaboração tiver mais de um participante, estes devem ser separados por "\|" (barra vertical). Por exemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (o usuário 01 não executou a etapa de revisão e o prazo é dia 26/06/2019, já o usuário 02 executou a etapa, por isso foi informado o valor 1). Note que todos os participantes informados terão a sequência de revisão igual a 1.
Consenso	Os campos desta coluna somente devem ser preenchidos se na categoria do documento for definido que o processo de revisão será "modelo ISO9000", o tipo de roteiro "Variável" e não for informado nenhum roteiro de revisão no respectivo campo. Informe a matrícula dos participantes da etapa de consenso da revisão dos documentos que serão cadastrados, o prazo para execução da etapa e, se a etapa já foi executada, informe o valor 1. Se a etapa não foi executada, não se deve informar nenhum valor. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para separar essas informações. Se a etapa de consenso tiver mais de um participante, estes devem ser separados por "\|" (barra vertical). Por exemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (o usuário 01 não executou a etapa de revisão e o prazo é dia 26/06/2019, já o usuário 02 executou a etapa, por isso foi informado o valor 1). Note que todos os participantes informados terão a sequência de revisão igual a 1.
Aprovação	Os campos desta coluna somente devem ser preenchidos se na categoria do documento for definido que o processo de revisão será "modelo ISO9000", o tipo de roteiro "Variável" e não for informado nenhum roteiro de revisão no respectivo campo. Informe a matrícula dos participantes da etapa de aprovação da revisão dos documentos que serão cadastrados, o prazo para execução da etapa e, se a etapa já foi executada, informe o valor 1. Se a etapa não foi executada, não se deve informar nenhum valor. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para separar essas informações. Se a etapa de aprovação tiver mais de um participante, estes devem ser separados por "\|" (barra vertical). Por exemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (o usuário 01 não executou a etapa de revisão e o prazo é dia 26/06/2019, já o usuário 02 executou a etapa, por isso foi informado o valor 1). Note que todos os participantes informados terão a sequência de revisão igual a 1.
Homologação	Os campos desta coluna somente devem ser preenchidos se na categoria do documento for definido que o processo de revisão será "modelo ISO9000", o tipo de roteiro "Variável" e não for informado nenhum roteiro de revisão no respectivo campo. Informe a matrícula dos participantes da etapa de homologação da revisão dos documentos que serão cadastrados, o prazo para execução da etapa e, se a etapa já foi executada, informe o valor 1. Se a etapa não foi executada, não se deve informar nenhum valor. Utilize o separador ";" (ponto e vírgula) para separar essas informações. Se a etapa de homologação tiver mais de um participante, estes devem ser separados por "\|" (barra vertical). Por exemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (o usuário 01 não executou a etapa de revisão e o prazo é dia 26/06/2019, já o usuário 02 executou a etapa, por isso foi informado o valor 1). Note que todos os participantes informados terão a sequência de revisão igual a 1.
Repositório	Esta coluna somente deve ser criada na planilha e preenchida se na categoria do documento foi definido o controle "Arquivo físico". Com isso, o documento será arquivado automaticamente na primeira etapa configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento, sem gerar tarefa. Informe o caminho físico da seguinte forma: local de armazenamento + . + identificador do repositório. Por exemplo: Almoxarifado.Armário 02.1 O documento não será criado se: ▪A coluna for criada e não for informado o local de armazenamento e o repositório; ▪O local de armazenamento ou o repositório não forem localizados; ▪O repositório tiver limite de capacidade e este foi excedido; ▪A tabela de temporalidade tiver apenas a etapa de destinação final configurada e esta não for "Associar um novo repositório". ▪O parâmetro "Restringir área do arquivo físico" estiver marcado e o repositório informado não for da mesma área do usuário que está realizando a importação. Caso a tabela de temporalidade tiver apenas a etapa de "Gravação em mídia configurada", o documento será criado, porém, será necessário executar a tarefa referente a esta etapa. Se não for criada e a categoria do documento tiver o controle "Arquivo físico", o documento será criado, porém, não será arquivado.

7.Salve a planilha. O arquivo pode ter qualquer nome, porém, sua extensão deve ser .xls. O recurso de importação não é compatível com o formato .xlsx e outros.