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Gerenciar arquivo físico de documento

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Este recurso permite acompanhar o processo do arquivamento da versão em papel do documento no componente SE Arquivo Físico. Se o usuário conectado tiver o controle Arquivar permitido e for responsável pelo arquivamento na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria, ele poderá realizar o arquivamento em uma determinada etapa ou a transferência de repositório do documento, por meio desta seção.

 

Veja a seguir como gerenciar um arquivo físico:

 

1.Acesse o menu Cadastro Documento.

 

2.Em seguida localize e selecione o registro na lista de registros e clique sobre o botão da barra de ferramentas.

 

3.Na tela de dados do documento, na parte superior, clique na opção "Arquivo físico". As seguintes seções estarão disponíveis:

Corrente

Nesta seção serão apresentadas as informações referentes ao arquivamento corrente, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento.

Campo

Guia de transferência

Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.

Arquivamento

Apresenta a data na qual o arquivamento foi executado.

Prazo de retenção

Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.

Arquivado por

Apresenta o nome do usuário que executou o arquivamento.

Área

Apresenta a área do usuário que executou o arquivamento.

Caminho

Apresenta o caminho do repositório no qual o documento (físico) foi arquivado:

Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento.

Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado.

Consulte a seção Arquivamento corrente, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação. Não será possível arquivar documentos que estiverem emprestados ou em trâmite.

 

Intermediário

Nesta seção serão apresentadas as informações referentes ao arquivamento intermediário do documento, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria.

Campo

Guia de transferência

Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.

Arquivamento

Apresenta a data na qual o arquivamento foi executado.

Prazo de retenção

Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.

Arquivado por

Apresenta o nome do usuário que executou o arquivamento.

Área

Apresenta a área do usuário que executou o arquivamento.

Caminho

Apresenta o caminho do repositório no qual o documento (físico) foi arquivado:

Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento.

Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado.

Consulte a seção Arquivamento intermediário, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação. Não será possível arquivar documentos que estiverem emprestados ou em trâmite.

 

Gravação em mídia

Esta seção apresenta as informações referentes ao registro da gravação do documento em mídia, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria.

Campo

Guia de transferência

Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.

Gravado

Apresenta a data na qual a gravação foi registrada.

Gravado por

Apresenta o nome do usuário que executou o registro de gravação.

Tipos de mídia

Apresenta o tipo da mídia na qual foi gravado o documento.

Posição

Apresenta a posição do documento na mídia na qual ele foi gravado.

Mídia

Apresenta a mídia na qual foi gravado o documento. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da mídia.

 

Destinação final

Esta seção apresenta as informações referentes à disposição final do documento, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento.

Campo

Guia de transferência

Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.

Arquivamento

Apresenta a data na qual a disposição final do documento foi realizada.

Prazo de retenção

Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.

Arquivado por

Apresenta o nome do usuário que realizou a disposição final do documento.

Área

Apresenta a área do usuário que realizou a disposição final do documento.

Arquivo externo

Este campo somente será apresentado se a destinação final configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento for Guarda permanente Enviar para arquivo externo. Neste caso, apresenta os dados do arquivo externo ao qual o documento foi destinado.

Caminho

Este campo somente será válido se a destinação final configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento for Guarda permanente Associar novo repositório. Neste caso, apresenta o caminho do repositório ao qual o documento foi destinado:

Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento.

Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado.

Consulte a seção Destinação final, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter mais detalhes sobre as opções disponíveis para a destinação final de documentos.

 

Registro de serviço

Nesta seção são apresentadas todas as solicitações e todos os registros de serviços relacionados ao arquivo físico do documento. Acione o botão da barra de ferramentas lateral para visualizar a tela de dados do registro. Consulte as seções Solicitação ou Execução, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter mais detalhes sobre solicitações e registros de serviços referentes a arquivos físicos.

 

4.Salve o registro após fazer alterações.