Marca de agua en archivos electrónicos en revisión vía workflow |
Si desea aplicar la marca de agua en archivos electrónicos que están siendo revisados vía workflow, primero, realice todos los pasos y configuraciones descritas en la sección Marca de agua en archivos electrónicos.
Hecho eso, serán necesarias algunas configuraciones adicionales en SE Proceso:
Defina la marca de agua que será aplicada en la situación de la actividad de revisión por workflowPara realizar esta configuración, su usuario debe tener una licencia del tipo "Manager", y acceso al menú descrito a continuación. Realice los siguientes pasos: 1.Acceda al componente SE Proceso, menú Registro Automatización Situación (PM044).
2.Ubique y seleccione en la lista de registros, la situación a la que desea aplicar una marca de agua.
3.Accione el botón de la barra de herramientas.
4.En la pantalla que se abrirá, asegúrese de que en la pestaña General, los campos estén llenados de la siguiente forma: ▪Componente: Documento ▪Objeto: Documento ▪Operación: Revisión
5.Enseguida, acceda a la pestaña Control y ubique la opción Situación de la marca de agua.
6.En el campo presentado en la columna "Habilitar", seleccione la situación del documento cuyas configuraciones de marca de agua serán válidas para la actividad en cuestión.
7.Guarde el registro.
Repita los pasos anteriores para configurar todas las situaciones que estarán relacionadas con las actividades del proceso de revisión utilizado en los documentos a los que desea aplicar una marca de agua.
Asocie la situación con marca de agua definida a la actividad del proceso de revisiónPara realizar las operaciones descritas a continuación, note que: ▪Si su usuario tiene una licencia "Manager", para realizar las configuraciones, este debe tener acceso al menú Registro Proceso (PM022). ▪Para editar un proceso y su diagrama de flujo, su usuario debe tener el control "Editar" permitido en la seguridad del proceso. Esta seguridad puede ser definida y heredada del tipo o personalizada por medio de la opción "Seguridad" de la pantalla de datos del proceso. ▪Si en el tipo del proceso seleccionado, fue configurado el control de revisión "ISO900" o "Workflow", será necesario crear una revisión para realizar la edición. ▪Si el proceso seleccionado tiene control de revisión del tipo "Simplificado", será necesario habilitar la edición para poder realizarla.
Para editar el proceso, realice los siguientes pasos: 1.En la lista de registros del menú Registro Proceso (PM022), ubique y seleccione el proceso utilizado para controlar la revisión de los documentos a los que desea aplicar la marca de agua.
2.Accione el botón de la barra de herramientas.
3.En el diagrama de flujo, seleccione la actividad del proceso de revisión, que cuando esté en ejecución, debe presentar una marca de agua en el archivo electrónico del documento.
4.Haga clic en la opción Datos de la barra de herramientas.
5.Acceda a la opción Configuraciones Revisión.
6.En el campo Situación de la revisión verifique si la situación que contiene la situación de marca de agua deseada, está seleccionada. En caso contrario, utilice los otros botones junto al campo para seleccionar la situación deseada e incluir una nueva situación y asociarla con la actividad.
7.Guarde el registro.
Repita los pasos anteriores para verificar todas las actividades en las que debe mostrarse la marca de agua en los archivos, durante su ejecución. Las ediciones en el diagrama de flujo serán presentadas después de liberar la versión o finalizar la revisión del proceso.
Imprima el archivo electrónico con la marca de agua configuradaCuando se crea el documento o se está revisando y la actividad con la situación configurada con una marca de agua está en ejecución, al abrir el archivo electrónico a través de los visualizadores DocView o ExcelView, la marca de agua no se mostrará durante la visualización. Solo será presentada en la versión impresa del archivo. |