Crear revisión de documento |
En este tema, abordaremos solo la creación de revisiones basadas en el modelo ISO9000 y por Workflow.
Las revisiones de los documentos se pueden crear por medio de los siguientes lugares: ▪Menú Registro Documento: a.Seleccione el registro que será revisado y haga clic en el botón . b.En la pantalla de datos del documento, haga clic en el botón Incluir nueva revisión. ▪Menú Gestión Revisión: a.Seleccione el registro en el segundo cuadrante. b.Haga clic en el botón y seleccione la opción Incluir. c.El sistema preguntará si desea crear una nueva revisión. Haga clic en OK.
En la pantalla de datos del documento, acceda a la sección Revisión, donde estarán disponibles las siguientes subsecciones, de acuerdo con el proceso de revisión configurado en la categoría:
GeneralEn esta sección se encuentra disponible la información general sobre la revisión del plan: General En esta sección es posible informar el Motivo por el cual la revisión fue creada. Los motivos presentados están registrados en el menú "Configuración Revisión Motivo". También exhibe información sobre la revisión que está en marcha, como identificador de la revisión, situación o etapa de la revisión, fecha y ciclo de la revisión. El identificador de la revisión podrá ser modificado si está configurado como "personalizado".
Control En esta sección es posible definir las fechas programadas para inicio y fin de la revisión. Las fechas reales de inicio y fin son llenadas por el sistema. Esta sección también presenta al usuario responsable por la creación de la revisión. El responsable por la liberación de la revisión se llenará automáticamente después de que se finalice la revisión.
Descripción Utilice este campo para hacer descripciones adicionales sobre la revisión.
Justificación Utilice este campo para justificar la revisión. Si ha sido configurado, este campo podrá tener su llenado obligatorio.
ParticipanteEsta sección solo estará disponible para revisiones basadas en el modelo ISO9000. 1.El llenado dependerá del tipo de ruta2 seleccionado en la categoría. Si es una ruta del tipo: ▪Fijo único: Esta subsección no podrá ser editada. ▪Fijo: Los participantes solo podrán ser seleccionados a través del botón "Importar ruta" de la parte inferior de esta subsección. ▪Variable: Los participantes podrán ser seleccionados a través de una ruta o a través de los botones presentes en la parte inferior de esta sección. 2.En el caso de una ruta fija, en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón para importar el flujo de participantes de otra ruta de revisión ya registrada en SE Documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione la ruta deseada y guarde la selección. 3.Si no ha sido informado una ruta de revisión, en la parte inferior de la pantalla agregue a los participantes de la ruta de revisión. Es solo hacer clic en el botón para incluir un participante.
WorkflowEste campo solo será presentado si el proceso de revisión definido en el tipo del modelo es "Workflow".
ModificaciónEsta sección solo estará disponible para edición si el proceso de revisión configurado en la categoría del documento es "Modelo ISO9000". Utilícela para informar las modificaciones que fueron realizadas en el documento. Estas pueden ser incluidas tanto por el usuario que está registrando la revisión, como por los elaboradores, por medio de la etapa de elaboración en la tarea "Revisión de documento".
CríticaEsta sección solo estará disponible para edición si el proceso de revisión configurado en la categoría del documento es "Modelo ISO9000", y de acuerdo con la etapa en la que se encuentra la revisión: ▪Consenso, Aprobación, Homologación o Finalización: El ejecutor de la revisión podrá incluir críticas referentes a la revisión. Para eso, se debe utilizar el botón y, en la pestaña Crítica de la pantalla que se abrirá, describir la crítica deseada. ▪Elaboración: En el segundo ciclo o posterior, el elaborador deberá informar las soluciones para cada crítica registrada. Para eso, se debe accionar el botón y, en la pestaña Solución que se abrirá, informar la solución deseada.
ChecklistEsta sección solo se presentará si el proceso de revisión configurado en el tipo del modelo es "Modelo ISO9000", y si el usuario que accede a la pantalla es también el responsable por la ejecución de la etapa en la que se encuentra la revisión. La lista de preguntas permite auxiliar al responsable en la ejecución de la etapa de revisión. Para responderlas, seleccione la opción deseada: Sí, No o N/A. Las respuestas pueden ya haber sido seleccionadas por el sistema, de acuerdo con el estándar definido en el registro del checklist. Además de eso, el llenado del campo Nota será obligatorio o no, conforme las configuraciones establecidas, también, en el registro del checklist.
SolicitudEn esta sección, es posible asociar una solicitud de revisión de documento a la revisión que se está creando, indicando que ella fue atendida. Si ninguna solicitud atende la revisión, se puede desconsiderar esta pestaña. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Solicitud forme parte de las soluciones adquiridas por su organización. En la barra de herramientas lateral están disponibles los siguientes botones:
RevisionesEsta sección presenta una lista de todas las revisiones por las cuales el modelo ya pasó/está pasando. Utilice el botón para visualizar los datos de la revisión del documento seleccionada en la lista.
HistorialPermite visualizar el historial de usuarios que incluyeron comentarios en el documento. Los comentarios textuales insertados pueden ser visualizados también por medio de la sección Seguridad Comentarios, de la pantalla de datos del documento al cual los archivos electrónicos comentados pertenecen. |