Utilizar Google Docs para archivos electrónicos |
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SE Documento posibilita utilizar Google Docs para realizar la edición colaborativa de los archivos electrónicos durante la revisión de los documentos. De esta forma, el archivo se abrirá a través del navegador en el editor de Google y, al finalizar la revisión, estos serán almacenados de nuevo en SE Documento. Para que la integración de la API de Google Drive con SE Documento sea efectuada con éxito, es necesario, primero, realizar las siguientes configuraciones:
Google Developer Console1.Acceda a Google Developer Console y haga login con su e-mail. Este será el e-mail del propietario de la cuenta de servicio y será utilizado en la configuración de la API de Google Drive, en los parámetros generales de SE Documento.
2.Haga clic en la opción Seleccione un proyecto y en la pantalla que se abrirá, accione la opción Nuevo proyecto.
3.En la pantalla que será presentada, llene el campo Nombre del proyecto con un nombre que identifique el proyecto que está siendo creado. Si lo desea, es posible editar el código del proyecto.
4.Enseguida, haga clic en Crear.
5.Haga clic nuevamente en la opción Seleccione un proyecto, seleccione el proyecto creado anteriormente en la pantalla que se abrirá y enseguida, accione la opción Abrir.
6.Acceda al menú ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione la opción IAM y Administrador
7.Enseguida, haga clic en la opción Crear cuenta de servicio: a.En la etapa Detalles de la cuenta de servicio, están disponibles los siguientes campos: ▪Nombre de la cuenta de servicio: Informe un nombre que identifique la cuenta de servicio. ▪ID de la cuenta de servicio: Este campo es llenado automáticamente, sin embargo, es posible editarlo. En este caso, informe un código para la cuenta de servicio. ▪Descripción de la cuenta de servicio: Si lo desea, describa cómo se utilizará la cuenta de servicio. b.Luego haga clic en Crear y continuar. c.En la etapa Conceda acceso para la cuenta de servicio al proyecto (opcional), seleccione en el campo Seleccionar papel, la opción Proyecto d.Haga clic en Continuar. e.En la etapa Conceda al usuario acceso a esa cuenta de servicio (opcional), haga clic en Concluir.
8.En este momento, se mostrará el menú Cuentas de servicio para el proyecto creado anteriormente. En la columna Acciones, haga clic en Gerenciar claves. a.En la pantalla que aparecerá, haga clic en Agregar clave b.Seleccione la opción P12 y haga clic en Crear. c.Se abrirá una pantalla informándole que la clave privada ha sido guardada en su computadora y se descargará un archivo .p12. d.Cierre la pantalla presentada. e.Guarde el archivo .p12 en lugar seguro, porque este será utilizado para configurar la API de Google Drive en los parámetros generales de SE Documento.
9.Vuelva al menú Cuentas de servicio del proyecto creado anteriormente. En la columna Acciones, haga clic en la opción Gestionar detalles. En la pantalla que será presentada, copie el valor mostrado en el campo ID exclusivo y del E-mail; y guárdelos en lugar seguro, ya que serán utilizados para configurar la integración de la API en los parámetros generales de SE Documento.
10. Acceda nuevamente al menú ubicado en la esquina superior izquierda, seleccione la opción APIs y servicios y haga clic en la opción APIs y servicios activados. Ubique y haga clic en la opción Google Drive API.
11. En la pantalla que será presentada, haga clic en la opción Activar.
12. Hecho eso, acceda a Google Drive, para certificarse que el usuario tenga acceso.
13. Después de realizar las configuraciones anteriores, acceda al componente SE Documento, menú Configuración
Parámetros generalesPara habilitar la integración de SE Documento con Google Drive API, en el menú Configuración
ID de la cuenta de servicio: Informe el código exclusivo de la cuenta de servicio utilizada para configurar la integración con Google Drive. E-mail del propietario de la cuenta de servicio: Informe el e-mail utilizado para configurar la integración con Google Drive. Archivo .P12: Haga clic en el botón
Una vez hecho esto, guarde los cambios realizados.
Visualizar archivo electrónicoEsta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales y en determinadas pantallas de datos de SE Documento, como también, en las pantallas de datos de otros componentes de SE Suite, donde ocurra la asociación de documentos al elemento del componente.
Para realizar la visualización con éxito, es necesario que el usuario conectado tenga el control "Visualizar" permitido en la lista de seguridad del documento al cual pertenece el archivo electrónico.
Para visualizar, realice los siguientes pasos: 1.En la lista de registros de la pantalla donde este recurso está disponible, ubique y seleccione el documento deseado.
2.Accione el botón
3.En este momento, se abrirá el archivo electrónico.
4.En los menús Registro ▪Si el documento está en revisión, haga clic en el botón oEjecución oMis tareas (Ejecución) oMis tareas (Seguimiento) ▪El archivo electrónico se abrirá en la aplicación Google Drive que lo admita. ▪En otras pantallas, el archivo se abrirá por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión.
Editar archivo electrónicoEsta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales de SE Documento y por medio de la pantalla de datos del documento. Para realizar la edición con éxito, es necesario que: ▪El documento se encuentre en la etapa de elaboración de la revisión, indexación, o si el documento no tiene etapa de revisión o indexación, esta operación debe ser realizada en el momento de su registro. ▪El usuario conectado tenga el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del documento al que pertenece el archivo electrónico.
Realice los siguientes pasos: 1.En la lista de registros de la pantalla donde este recurso está disponible, ubique y seleccione el documento deseado.
2.Accione el botón
3.En este momento, se abrirá el archivo electrónico para las ediciones.
4.Si el documento está en revisión, al accionar el botón En otras pantallas, el archivo se abrirá por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión.
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