|
En esta sección es posible realizar las configuraciones referentes a los archivos electrónicos que compondrán los documentos de la categoría en cuestión. Para eso, seleccione en la parte izquierda de la pantalla la subsección que desea configurar y llene los campos que aparecerán en la parte derecha de la pantalla. Vea a continuación, cómo configurar cada subsección:
General
Opción
|
Marcada
|
Desmarcada
|
Exportación de metadatos
|
Durante la visualización de los archivos electrónicos, será permitido realizar la exportación de los datos del documento para utilización como docvariable.
Para eso, en el campo Configuración, seleccione la configuración de exportación de metadatos deseada. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir una nueva configuración de exportación de metadatos y asociarla al documento, editar la configuración seleccionada y limpiar el campo.
|
Los metadatos no se aplicarán a las docvariables de los archivos electrónicos de documentos en esta categoría.
|
Marca de agua
|
Los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría tendrán marca de agua.
En el campo Configuración, seleccione la configuración de marca de agua que será aplicada a los archivos electrónicos. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir una nueva configuración de marca de agua y asociarla a la categoría, editar la configuración seleccionada y limpiar el campo.
|
Los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no presentarán ninguna marca de agua.
|
Campo
|
Tipo de archivo
|
Defina el tipo de archivo electrónico que podrá ser asociado a los documentos de la categoría:
▪Simple: Será permitida la asociación de solo un archivo electrónico por documento. ▪Múltiple: Será permitida la asociación de varios archivos electrónicos en el mismo documento. ▪Complejos: Será permitida la asociación de archivos complejos al documento. En el campo Contenedor de archivo complejo, seleccione el contenedor en el cual serán almacenados los archivos que serán asociados al documento. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo contenedor de archivo complejo y asociarlo a la categoría y limpiar el campo. |
Opción
|
Marcada
|
Desmarcada
|
Permitir modificar la estructura del contenedor1
|
En la sección "Archivo electrónico" del documento, serán habilitadas opciones para incluir, excluir y editar ítems de la estructura del contenedor de archivos complejos.
|
No será posible incluir, editar y excluir ítems de la estructura del contenedor de archivos complejos, por la pantalla de datos del documento.
|
Exigir la existencia de archivo electrónico
|
No será posible homologar el documento con éxito si este no contiene al menos un archivo electrónico asociado.
|
Será posible aprobar el documento incluso si no contiene un archivo electrónico asociado.
|
1 - Válida solamente si el tipo de archivo seleccionado anteriormente es "Complejos".
Opción
|
Marcada
|
Desmarcada
|
Publicar archivos como PDF
|
Los archivos electrónicos de los documentos de la categoría serán convertidos a PDF, una vez que estos sean asociados u homologados. Si la categoría ya tiene documentos registrados (que no fueron convertidos a PDF), estos serán agregados a la fila de conversión.
Marque también una de las siguientes opciones para definir la configuración de las extensiones que serán convertidos:
▪Utilizar configuración estándar: Serán convertidos a pdf, los archivos electrónicos con las extensiones especificadas en los parámetros generales. Posicione el mouse sobre el icono ubicado al lado de esta opción para consultar las extensiones admitidas por el recurso. ▪Convertir los siguientes formatos: Realice una configuración específica de extensiones de archivos que deberán ser convertidas a PDF. En este caso, en el campo al lado, marque las opciones correspondientes a las extensiones deseadas. Si el documento tiene un archivo electrónico con una extensión que no está configurada en este campo, aunque su extensión sea compatible con el recurso de conversión a PDF, él no será convertido. La conversión realizada en este campo, sobrescribirá la configuración estándar. |
Los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no serán convertidos a PDF por el sistema.
Si no se marca esta opción en el momento del registro de la categoría, sin embargo, el usuario opta por convertir los archivos electrónicos de los documentos pertenecientes a ella por medio del menú Mantenimiento  Seguimiento de servicios, en el momento en que se seleccione la categoría, la opción "Publicar archivos como PDF" será marcada por el sistema.
|
Campo
|
Configuración de la firma digital
|
Seleccione una configuración de la firma digital, que se explica en la sección Configurar firma digital. Utilice los botones ubicados al lado del campo para seleccionar otra configuración de la firma digital o para limpiar el campo.
|
Archivo (categoría con control de revisión)
En esta sección, es posible establecer cómo serán archivados los archivos electrónicos de los documentos. Si la categoría tiene el control Revisión habilitado, para cada una de las situaciones de los archivos electrónicos (corriente, en revisión y obsoletos) de los documentos que pasan por revisiones, configure las siguientes opciones:
Opción
|
Base de datos
|
Seleccione esta opción para que durante la etapa en cuestión, los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría, sean almacenados en la base de datos. Con eso, los archivos serán guardados siempre en forma comprimida.
En entornos con PostgreSQL, no será posible almacenar archivos con 30 MB o más. En este caso, recomendamos que sea seleccionada la opción de directorio controlado y realizadas las debidas configuraciones.
|
Directorio controlado
|
Seleccione esta opción para que durante la etapa en cuestión, los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría, sean almacenados en directorios controlados. En este momento, los siguientes campos serán habilitados:
▪Modo de grabación: Defina si los archivos electrónicos serán almacenados normalmente o en forma comprimida. ▪Ruta: Seleccione el directorio controlado donde los archivos electrónicos serán almacenados. Para cada situación puede ser creada una carpeta diferente, en este caso, conforme la situación de los documentos sea modificada (por ejemplo, es creada una nueva revisión y la revisión deja de ser la vigente), los archivos electrónicos serán copiados para la carpeta correspondiente a la situación en la cual el documento se encuentra. Utilice los demás botones al lado del campo, para incluir un nuevo directorio controlado y utilizarlo para el almacenamiento de los archivos en la etapa corriente y limpiar el campo. |
Bloquear
|
Marcada
|
Desmarcada
|
Exclusión de archivo electrónico
|
Las opciones para eliminar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso, durante la etapa en cuestión.
|
Será posible eliminar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría durante la etapa en cuestión.
|
Inclusión de archivo electrónico
|
Las opciones para incluir archivos electrónicos en documentos en esta categoría no estarán disponibles para su uso durante la etapa en cuestión.
|
Será posible incluir archivos electrónicos en los documentos de esta categoría durante la etapa en cuestión.
|
Archivo (categoría sin control de revisión)
En esta sección, es posible establecer cómo serán archivados los archivos electrónicos de los documentos que se encuentran en la etapa Corriente, o sea, que están siendo registrados. Si la categoría no tiene el control "Revisión", configure los siguientes campos:
Tabla de temporalidad: Seleccione la tabla de temporalidad que controlará el almacenamiento de los archivos electrónicos de los documentos. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir una nueva tabla de temporalidad y asociarla a la categoría y limpiar el campo.
Bloquear
|
Marcada
|
Desmarcada
|
Exclusión de archivo electrónico
|
Las opciones para eliminar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso.
|
Será posible quitar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría.
|
Inclusión de archivo electrónico
|
Las opciones para incluir archivos electrónicos en los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso.
|
Será posible incluir archivos electrónicos en los documentos de esta categoría.
|
Modelo
Esta sección solo estará disponible si el tipo de archivo configurado no es "Complejos". En ella, son presentados los archivos modelos que podrán ser utilizados en la elaboración de las revisiones de los documentos de esta categoría. Utilice la columna Estándar de la lista de registros, para marcar el archivo modelo deseado como estándar.
En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:
|
Accione este botón para asociar un archivo modelo a la categoría. En la pantalla que se abrirá, ubique, seleccione el archivo modelo deseado y guarde la selección. Utilice las teclas SHIFT o CTRL del teclado o el check al lado de cada registro, para seleccionar más de un archivo modelo a la vez.
|
|
Accione este botón para excluir el archivo modelo seleccionado de la lista de registros.
|
|
Accione este botón para visualizar la pantalla de datos del documento utilizado como archivo modelo seleccionado en la lista de registros. Este botón solamente será habilitado si el archivo modelo es un documento controlado.
|
|
Accione este botón para visualizar el archivo electrónico del archivo modelo seleccionado en la lista de registros.
|
Es importante resaltar que NO se debe asociar un archivo modelo compuesto de un 'Documento controlado' con tipo de archivo electrónico 'Múltiple' en una categoría de documentos con tipo de archivo electrónico 'Simple'.
|
Formulario
En esta sección, es posible definir un formulario para utilizarlo en los documentos de la categoría en cuestión. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Formulario, forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.
En el respectivo campo, seleccione el formulario deseado. Solamente estarán disponibles para selección los formularios cuya entidad esté liberada y en los cuales el usuario conectado tiene permiso "Listar" habilitada.
|
