Firma digital de documentos

El recurso de firma digital permite, a través de una actividad del sistema, enviar un documento para su firma en DocuSign o Clicksign. Es posible enviar para la firma un documento que se encuentra en proceso de revisión a través del Workflow, un documento que sea requerimiento de una actividad o un documento que inició el workflow.

Primero, es necesario que la categoría del documento esté configurada con la firma digital en DocuSign o ClickSign y el diagrama de flujo esté modelado con una actividad del sistema. El proceso y/o sus actividades, deben estar debidamente configurados según el tipo de documento a firmar.

▪Requerimiento: Si el documento a firmar es un requerimiento en la instancia, entonces, en alguna actividad de usuario anterior a la actividad del sistema, habilite la asociación de documentos (Datos de la actividad > Configuraciones > Asociación) y configure un requerimiento del tipo "Documento" (Datos de la actividad > Configuraciones > Requerimiento). Nota: Recomendamos que en la acción de ejecución de la actividad se configure la obligatoriedad de llenado del requerimiento (Pestaña Regla de la pantalla de datos de la acción de la actividad).

▪Documento de la revisión: Para este tipo de documento, el proceso debe estar configurado con la automatización de revisión de documento (Datos del proceso > Datos generales > Automatización). El respectivo proceso debe estar definido en el control de revisión de la categoría que tendrá sus documentos revisados y firmados vía workflow.

▪Documento que inició el workflow: Si el documento a firmar es un documento que inició el workflow, entonces, la opción "Permitir iniciar workflow" deberá estar marcada en la categoría de documento (Datos de la categoría > Control > Asociación de workflow).

Los signatarios podrán ser definidos a través de atributos, campos de formularios o valores fijos. Si el servicio de firma digital es DocuSign, los signatarios también podrán ser heredados de un modelo.

En la actividad de sistema, marque la opción "Firma electrónica" y, luego, accione el botón "Configuración de la firma digital" para realizar las configuraciones de la firma digital.

En la pantalla de la configuración de la firma será necesario definir el tipo de documento a firmar, además de configurar el servicio de firma digital.

Firmar: Defina el documento que será firmado durante la ejecución de la instancia.

▪Requerimiento: Seleccione esta opción para firmar el documento definido como requerimiento. Es necesario informar la "Actividad" y el "Requerimiento" que irá a contener el documento a firmar. Nota: Recomendamos que en la acción de ejecución de la actividad se configure la obligatoriedad de llenado del requerimiento (Pestaña Regla de la pantalla de datos de la acción de la actividad).

▪Documento de la revisión: Seleccione esta opción para firmar el documento de la revisión. Notas: Esta opción solo debe ser seleccionada si la automatización del proceso es para revisión de documentos.

▪Documento que inició el workflow: Seleccione esta opción para firmar el documento que inició el workflow. Notas: La inicialización de workflows por documentos es configurada en los datos de la categoría de documentos (Datos de la categoría > Control > Asociación de workflow).

Cuando ocurra falla: Defina qué debe hacer el sistema en caso de que falle la firma de documentos, seleccionando una de las siguientes opciones:

▪Ignorar y continuar el proceso: Marque esta opción para que el sistema continúe la ejecución del proceso. Esta opción puede ser utilizada, por ejemplo, cuando haya alguna actividad en la que el ejecutor verifica si el documento fue firmado.

▪Parar la ejecución del proceso: Marque esta opción para que el sistema interrumpa la ejecución del proceso si ocurre alguna falla con la firma del documento. Vea a continuación algunas fallas que pueden ocurrir:

Posibles fallas:

•Campos de "Signatarios" en blanco o no válidos.

•Ser del tipo "Documento que inició el workflow" y el workflow no haya sido iniciado por un documento.

•El documento no se convierte a PDF.

•La categoría del documento no está configurada con firma digital (Docusign o Clicksign).

•La firma digital de la categoría del documento es diferente de la firma del proceso (Por ejemplo: proceso configurado con DocuSign y el documento asociado esté configurado con ClickSign)

•Documento reprobado en ClickSign o Docusign.

Datos del e-mail: Defina el asunto y el contenido que será presentado en el e-mail enviado por DocuSign o ClickSign.

▪Asunto: Informe el asunto/título del e-mail que será enviado solicitando la firma del documento.

▪Contenido del mensaje del e-mail: Informe el mensaje que será presentado en el e-mail que será enviado.

Utilice esta sección para definir los usuarios que realizarán la firma digital de documentos usando DocuSign:

Modelo: Seleccione el modelo que contiene los signatarios responsables por la firma digital. En este campo estarán disponibles los modelos de la cuenta de DocuSign configurada en los Parámetros generales de SE Documento (DC035). Al seleccionar un modelo, los campos de e-mail y nombre habrán sido llenados con los signatarios del modelo.

Signatario: Haga clic en el botón

al lado de "Ítems" para incluir más "nodos" de signatarios. Para eliminar algún "nodo", haga clic en el botón

al lado del signatario que será eliminado. El campo de número le permite ordenar la secuencia de signatarios, cuando hay más de un usuario.

▪Nombre: Informe el nombre del signatario. Accione el botón al lado de este campo para definir el signatario a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

▪E-mail: Informe el e-mail del signatario. Accione el botón al lado de este campo para definir el e-mail a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

Selección de valor para el campo (Nombre o E-mail):

•Atributo de la entidad: En esta pestaña serán presentados los campos de la entidad del formulario asociado al proceso. Para que el nombre/e-mail del signatario sea proveniente de campos del formulario es necesario que haya un formulario asociado y que los campos se llenen en una actividad de usuario anterior a la actividad del sistema.

•Atributo del proceso: En esta pestaña serán presentados los atributos asociados al proceso. Para que el nombre/e-mail del signatario sea proveniente de atributos del proceso es necesario que haya atributos asociados y que los campos se llenen en una actividad de usuario anterior a la actividad del sistema. Recomendamos la configuración de una regla en la ejecución de la actividad de usuario obligando el llenado de los atributos.

•Valor fijo: En esta pestaña es posible definir un valor fijo para el nombre/e-mail del signatario.

Utilice esta sección para definir los usuarios que realizaron la firma digital de documentos usando ClickSign:

Plazo para la firma: Seleccione cuántos días tendrán los signatarios como plazo para realizar la firma de documentos.

Signatario: Haga clic en el botón

al lado de "Ítems" para incluir más "nodos" de signatarios. Para eliminar algún "nodo", haga clic en el botón

al lado del signatario que será eliminado. El campo de número le permite ordenar la secuencia de signatarios, cuando hay más de un usuario.

▪Nombre: Informe el nombre del signatario. Accione el botón al lado de este campo para definir el signatario a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

▪E-mail: Informe el e-mail del signatario. Accione el botón al lado de este campo para definir el e-mail a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

▪Tipo de firma: Defina cual es el propósito de la firma del documento: Firmar, Firmar para aprobar, Firmar como parte, Firmar como testigo, Firmar como parte interesada, Firmar para acusar recibo, Firmar como endosante, Firmar como endosatario, Firmar como administrador, Firmar como avalista, Firmar como cedente, , Firmar como contratista, Firmar como contratante, Firmar como deudor solidario, Firmar como emisor, Firmar como gestor, Firmar como comprador, Firmar como vendedor, Firmar como procurador, Firmar como representante legal, Firmar como corresponsable, Firmar como validador y Firmar para homologar.

▪ ¿El firmante posee CPF (ID tributaria brasileña)? Marque este campo si el firmante necesita informar su ID tributaria.

▪ID tributaria: Informe la ID tributaria del firmante. Accione el botón al lado de este campo para definir el e-mail a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

▪Data de nacimiento: Informe la fecha de nacimiento del signatario o firmante. Accione el botón al lado de este campo para definir la fecha a través de un campo de formulario, atributo del proceso o a través de un valor fijo.

Selección de valor para el campo (Nombre, E-mail, CPF (ID tributaria) o Fecha de nacimiento):

•Valor fijo: En esta pestaña es posible definir un valor fijo para el nombre/e-mail del signatario.