Executar etapa da captura

Esta é a primeira etapa do processo de captura e ela se inicia ao criar o lote. Assim, enquanto o lote criado não for enviado para a próxima etapa configurada, ele permanecerá na etapa de "Captura", para que sejam realizados os devidos ajustes.

Após realizar todos os ajustes necessários, a equipe responsável deve enviar o lote de captura para próxima etapa configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Nesta etapa, deve-se realizar uma inspeção, para detectar possíveis falhas que possam ter ocorrido durante o processo de digitalização. Deve-se verificar também, se os controles definidos na configuração da captura, foram executados corretamente. Para isso, na lista de registros da tela principal, selecione o lote desejado e acione o botão da barra de ferramentas.

Se o arquivo for uma imagem, esta pode ser tratada, com o intuito de melhorar sua qualidade. Para isso, selecione o arquivo desejado, clique na opção e em seguida, em Editar imagem. Neste momento, será aberta uma tela com as opções que permitirão tratar a imagem em questão. Veja a descrição detalhada dessas opções, no tópico Editar imagem. Após realizar o tratamento desejado na imagem, acione a opção "Aplicar".

Também, estará disponível a opção para expandir o painel de pré-visualização, possibilitando visualizar o arquivo selecionado. O arquivo somente poderá ser pré-visualizado com sucesso se ele for uma imagem (tif, tiff, gif, png, jpg, jpeg e bmp) ou um pdf. Veja mais detalhes no tópico Painel de pré-visualização.

Caso for identificado que o arquivo deve ser descartado e capturado novamente, o lote deve ser retornado a etapa de captura. Para isso, selecione-o na lista de registros da tela principal e acione o botão . Na tela que será aberta, selecione a opção Retornar para Captura e salve o registro. O lote estará disponível novamente para que a equipe responsável pela etapa de captura, realize de novo esse procedimento.

Se o arquivo tem uma boa qualidade, o lote deve ser enviado para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Nesta etapa é feita a validação da separação dos documentos do lote de captura, independente dela ter sido feita de forma automática ou manual. A validação da separação consiste em identificar e corrigir eventuais erros que possam ter ocorrido no processo de separação, verificar se a ordenação dos arquivos (páginas) dos documentos está devidamente realizada, além de atribuir dados específicos ao documento: categoria, identificador e nome. Para isso, na lista de registros da tela principal, selecione o lote desejado e acione o botão da barra de ferramentas. Veja mais detalhes sobre como realizar esta operação na seção Separar documentos.

Se os documentos estiverem devidamente separados, o lote deve ser enviado para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Nesta etapa é realizado o OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) nos arquivos do lote, para extrair os valores dos índices em forma de texto editável. Este procedimento será realizado com sucesso se a seção Reconhecimento, da configuração da captura, estiver devidamente configurada.

Se for definido um agendamento para realizar o reconhecimento, o sistema executará e liberará o lote para a próxima etapa, de acordo com o intervalo estabelecido. Caso contrário, o lote deve ser enviado manualmente para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

No momento da execução do OCR, alguns caracteres podem não ser reconhecidos devidamente, sendo necessário realizar a correção ortográfica do resultado produzido, manualmente. Nesta etapa, é feita a validação dos valores dos índices extraídos na etapa de Reconhecimento. Para isso, na lista de registros da tela principal, selecione o lote desejado e acione o botão da barra de ferramentas.

Neste momento a tela do lote será aberta, onde serão exibidos em um painel os documentos separados e no outro painel, os dados dos documentos. Clique sobre o documento cujos índices deseja validar.

Em um painel, serão apresentados os arquivos que compõem o documento, e no outro, os dados do documento e os índices com os valores preenchidos. O valor de cada índice será apresentado de acordo com as regras de validação parametrizadas para ele, no momento de sua configuração. Para corrigir um valor, clique no campo correspondente ao índice cujo valor foi reconhecido incorretamente e realize a correção necessária:

Caso for necessário, é possível retornar o lote de captura para uma das etapas anteriores, para que os procedimentos sejam refeitos e o resultado final do processo de OCR possa ser obtido com melhor qualidade. Para isso, selecione-o na lista de registros da tela principal e acione o botão . Na tela que será aberta, selecione a opção Retornar para, a etapa desejada e salve o registro. O lote estará disponível novamente para que a equipe responsável pela etapa selecionada, a execute de novo.

Se os índices estiverem preenchidos corretamente, o lote deve ser enviado para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Nesta etapa é possível digitar os valores dos índices. Para isso, na lista de registros da tela principal, selecione o lote desejado e acione o botão da barra de ferramentas.

Neste momento a tela do lote será aberta, onde serão exibidos em um painel os documentos separados e no outro painel, os dados dos documentos. Clique sobre o documento cujos valores dos índices deseja digitar.

Em um painel, serão apresentados os arquivos que compõe o documento e no outro, os dados do documento e os índices. Para informar um valor, clique no campo correspondente ao índice desejado e digite o valor desejado.

Quando todos os índices estiverem devidamente preenchidos, o lote deve ser enviado para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Nesta etapa, o sistema realiza o relacionamento entre os dados e índices do documento do lote com os metadados configurados na configuração da captura. São executados também, os processamentos definidos na seção Indexação, da configuração da captura. A execução desta etapa é feita automaticamente, de acordo com as configurações realizadas na seção Relacionamento da configuração captura, e é possível configurar sua frequência por meio do menu Configuração Parâmetros gerais aba Captura, do componente SE Documento. Assim, esta etapa será executada com a mesma frequência definida para o serviço indexador. O lote permanecerá nesta etapa até que todos os documentos contidos nele encontrem um registro de metadado que satisfaça a relação definida na configuração da captura.

Caso for necessário, será possível editar os dados dos documentos que serão criados a partir do lote e os valores dos índices, porém, não será possível enviar o lote para a próxima etapa.

Nesta etapa, deve-se verificar se todos os procedimentos realizados nas etapas anteriores obtiveram o resultado desejado e se o lote está apto para ser indexado. Para isso, na lista de registros da tela principal, selecione o lote desejado e acione o botão da barra de ferramentas.

De acordo com as parametrizações estabelecidas na seção Verificação da configuração da captura e conforme as etapas pelas quais o lote passou, será possível editar os dados reconhecidos por OCR, alterar os dados digitados, editar a separação de documentos, e os dados importados por relacionamento. Se algum índice não foi devidamente reconhecido por motivo de localização incorreta, será possível também, editar a localização do índice.

Caso for necessário, é possível retornar o lote de captura para uma das etapas de captura anteriores. Para isso, selecione-o na lista de registros da tela principal e acione o botão . Na tela que será aberta, selecione a opção Retornar para, a etapa desejada e salve o registro. O lote estará disponível novamente para que a equipe responsável pela etapa selecionada, a execute de novo.

Se o lote foi devidamente verificado e está apto para ser indexado, ele deve ser enviado para próxima etapa de captura configurada. Esta operação pode ser realizada tanto por meio da opção "Próxima etapa" da tela de dados do lote, como por meio do botão da barra de ferramentas da tela principal. É importante ressaltar que, se a opção "Permitir enviar para a próxima etapa sem editar o lote" não estiver marcada na configuração da captura do lote, não será possível realizar esta operação, sem antes acessar a tela de dados do lote.

Se na configuração da captura for parametrizado que a verificação será feita por workflow, o lote ficará pendente nesta etapa, enquanto os devidos responsáveis executam as atividades do workflow disparado, no componente SE Workflow. Quando a execução do workflow for finalizada, o lote será enviado para a etapa de indexação. Para que este recurso funcione corretamente o processo associado na seção Verificação da configuração de captura deve estar modelado sem erros e habilitado para ser instanciado. Consulte a documentação específica do componente SE Workflow para obter mais detalhes sobre a execução de um workflow.

Esta é a última etapa do processo de captura e nela são criados no SE Documento, os documentos definidos na separação de documentos do lote, disponibilizando-os para consulta dos demais usuários. Enquanto o lote não for liberado pelo sistema, é possível visualizar os dados do lote, e realizar edições em alguns dados dos documentos. Veja mais detalhes na seção Visualizar dados do lote. A execução desta etapa é feita automaticamente e é possível configurar sua frequência por meio do menu Configuração Parâmetros gerais aba Captura, do componente SE Documento.