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Este recurso permite acompanhar o processo do arquivamento da versão em papel do documento no componente SE Arquivo Físico. Se o usuário conectado tiver o controle Arquivar permitido e for responsável pelo arquivamento na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria, ele poderá realizar o arquivamento em uma determinada etapa ou a transferência de repositório do documento, por meio desta seção.
Veja a seguir como gerenciar um arquivo físico:
1.Acesse o menu Cadastro  Documento.
2.Em seguida localize e selecione o registro na lista de registros e clique sobre o botão  da barra de ferramentas.
3.Na tela de dados do documento, na parte superior, clique na opção "Arquivo físico". As seguintes seções estarão disponíveis: Corrente
Nesta seção serão apresentadas as informações referentes ao arquivamento corrente, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento.
Campo
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Guia de transferência
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Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão  para visualizar a tela de dados da guia de transferência.
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Arquivamento
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Apresenta a data na qual o arquivamento foi executado.
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Prazo de retenção
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Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.
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Arquivado por
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Apresenta o nome do usuário que executou o arquivamento.
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Área
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Apresenta a área do usuário que executou o arquivamento.
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Caminho
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Apresenta o caminho do repositório no qual o documento (físico) foi arquivado:
▪Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão  presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento. ▪Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado. Consulte a seção Arquivamento corrente, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação. Não será possível arquivar documentos que estiverem emprestados ou em trâmite.
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Intermediário
Nesta seção serão apresentadas as informações referentes ao arquivamento intermediário do documento, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria.
Campo
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Guia de transferência
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Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.
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Arquivamento
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Apresenta a data na qual o arquivamento foi executado.
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Prazo de retenção
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Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.
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Arquivado por
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Apresenta o nome do usuário que executou o arquivamento.
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Área
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Apresenta a área do usuário que executou o arquivamento.
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Caminho
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Apresenta o caminho do repositório no qual o documento (físico) foi arquivado:
▪Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento. ▪Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado. Consulte a seção Arquivamento intermediário, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter a descrição detalhada sobre como realizar esta operação. Não será possível arquivar documentos que estiverem emprestados ou em trâmite.
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Gravação em mídia
Esta seção apresenta as informações referentes ao registro da gravação do documento em mídia, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria.
Campo
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Guia de transferência
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Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.
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Gravado
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Apresenta a data na qual a gravação foi registrada.
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Gravado por
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Apresenta o nome do usuário que executou o registro de gravação.
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Tipos de mídia
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Apresenta o tipo da mídia na qual foi gravado o documento.
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Posição
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Apresenta a posição do documento na mídia na qual ele foi gravado.
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Mídia
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Apresenta a mídia na qual foi gravado o documento. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da mídia.
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Destinação final
Esta seção apresenta as informações referentes à disposição final do documento, se esta etapa foi definida na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento.
Campo
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Guia de transferência
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Apresenta o identificador da guia de transferência. Acione o botão para visualizar a tela de dados da guia de transferência.
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Arquivamento
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Apresenta a data na qual a disposição final do documento foi realizada.
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Prazo de retenção
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Apresenta a data até a qual o documento permanecerá arquivado na etapa. Acione o botão ao lado deste campo, para visualizar a tela de dados da tabela de temporalidade (SE Arquivo Físico) aplicada ao documento.
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Arquivado por
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Apresenta o nome do usuário que realizou a disposição final do documento.
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Área
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Apresenta a área do usuário que realizou a disposição final do documento.
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Arquivo externo
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Este campo somente será apresentado se a destinação final configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento for Guarda permanente Enviar para arquivo externo. Neste caso, apresenta os dados do arquivo externo ao qual o documento foi destinado.
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Caminho
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Este campo somente será válido se a destinação final configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento for Guarda permanente Associar novo repositório. Neste caso, apresenta o caminho do repositório ao qual o documento foi destinado:
▪Se o arquivamento ainda não foi realizado, é possível arquivar o documento por meio do botão presente ao lado do campo. Na tela que será aberta, defina o repositório no qual o documento será arquivado. Ao selecionar o repositório para arquivamento, o sistema realizará a emissão e recebimento da guia de transferência automaticamente. O sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Confirme para arquivar o documento. ▪Se o documento já foi arquivado, ao acionar o botão presente ao lado do campo, será possível alterar o repositório no qual ele está armazenado. Na tela que será aberta, defina o novo repositório no qual o documento deverá ser arquivado. Consulte a seção Destinação final, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter mais detalhes sobre as opções disponíveis para a destinação final de documentos.
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Registro de serviço
Nesta seção são apresentadas todas as solicitações e todos os registros de serviços relacionados ao arquivo físico do documento. Acione o botão  da barra de ferramentas lateral para visualizar a tela de dados do registro. Consulte as seções Solicitação ou Execução, da documentação específica do componente SE Arquivo físico, para obter mais detalhes sobre solicitações e registros de serviços referentes a arquivos físicos.
4.Salve o registro após fazer alterações.
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