Tarea:
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Recepción de guía intermedia
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Quién recibe:
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Responsables por el archivo en la etapa "Intermedia", definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento.
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Cuando:
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Sea realizada la emisión de una guía intermedia.
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Finalidad:
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Verificar si los documentos contenidos en la guía están correctos y confirmar su recepción.
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Cómo ejecutar esta tarea:
1.
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En la lista de registros pendientes, seleccione la guía intermedia que será recibida.
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2.
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Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
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3.
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En este momento, la pantalla de la guía de transferencia será presentada. Los campos Identificador y Plazo son llenados por el sistema, con la respectiva información de la guía. El plazo de la recepción fue establecido en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento al cual se refiere la guía, o durante la emisión de la guía en cuestión.
En la sección Recepción, de la pestaña General, seleccione la opción "Sí" para aprobar o "No" para reprobar la recepción de la guía de transferencia e informe un dictamen sobre la recepción. Si es seleccionada la opción "No" en el campo Aprobar, el llenado de este campo será obligatorio.
Vea la descripción detallada de cada pestaña presentada, a continuación:
Envío
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Los campos de esta sección fueron llenados en el momento de la emisión de la guía de transferencia y estarán disponibles solo para visualización.
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Recepción
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Aprobar
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Seleccione la opción "Sí" para aprobar o "No" para reprobar la recepción de la guía de transferencia.
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Responsable
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Presenta el nombre del usuario que está recibiendo la guía de transferencia.
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Fecha
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Presenta la fecha en la cual se está efectuando la recepción de la guía de transferencia. Después de efectuar la recepción, el campo al lado es llenado con la hora en la cual esta operación fue realizada.
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Dictamen
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Llene este campo para registrar una nota sobre la recepción de la guía de transferencia. Si en el campo "Aprobar" ha sido seleccionada la opción "No", el llenado de este campo será obligatorio.
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En esta pestaña son presentados los datos de los documentos relacionados con la guía de transferencia en cuestión: categoría, identificador y título. Accione el botón  para visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado. Consulte la documentación específica del componente SE Documento para obtener más detalles sobre la pantalla de datos de un documento.
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4.
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Después de llenar los campos necesarios, guarde el registro:
▪Si la guía de transferencia es reprobada, la tarea Guía intermedia reprobada será generada para los debidos responsables. ▪Si la guía de transferencia es aprobada, el sistema preguntará si desea visualizar el reporte para impresión. Elija la opción deseada: oOK: La guía intermedia quedará disponible para archivo y será presentado un reporte sobre ella, posibilitando su impresión. oCancelar: Será generada la tarea Archivo intermedio para los debidos responsables y no será generado un reporte.
Si en el menú Configuración  Parámetros generales pestaña Archivo Físico, está marcada la opción "Modificar el permiso del documento tras la recepción de la guía de transferencia", al ejecutar la recepción, solamente los responsables por la etapa de archivo podrán editar sus datos.
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