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Utilizar OneDrive para archivos electrónicos

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SE Documento posibilita utilizar OneDrive de Microsoft® para realizar la edición colaborativa de los archivos electrónicos durante la revisión de los documentos. De esta forma, el archivo se abrirá a través de las aplicaciones de Office365 (Word, Excel etc) y, al finalizar la revisión, estos serán almacenados nuevamente en SE Documento. Para que la integración de la API de OneDrive con SE Documento sea efectuada con éxito, es necesario, primero, realizar las siguientes configuraciones:

 

Microsoft Azure

Acceda al portal Microsoft Azure y haga login como usuario con privilegios de Administrador Global.

En el panel lateral, haga clic en la opción Azure Active Directory y luego en Registros de aplicación.

Haga clic en la opción Nuevo registro que será presentada.

 

1.Llene los siguientes campos que serán presentados:

▪Nombre: Informe el nombre "SE Document".

▪Tipos de cuenta admitidos: Seleccione la opción "Cuentas solo en este directorio organizativo".

▪URI de redirección: Seleccione la opción "Web" y llene el campo al lado con "http://localhost".

 

2.Haga clic en la opción Registrar, parte inferior.

 

3.En este momento, será presentada la Vista General de la aplicación. Copie el valor del campo ID de la aplicación (cliente) y guárdelo en lugar seguro, porque este es el Client ID que será utilizado para configurar la API en los parámetros generales de SE Documento.

 

4.Copie también el valor del campo ID del directorio (arrendatario) y guárdelo en lugar seguro, porque este es el ID del arrendatario que será utilizado para configurar la API en los parámetros generales de SE Documento.

 

5.En la sección Gestionar del panel lateral, haga clic en Identidad visual y Propiedades. Llene el campo URL de la home page con "http://localhost" y guarde. No es necesario llenar los otros campos presentados.

 

6.En la sección Gestionar del panel lateral, haga clic en Propietarios.

 

7.Enseguida, si el usuario conectado no está siendo presentado en la lista, accione la opción Agregar propietarios, ubique, seleccione el usuario conectado en el portal Microsoft Azure (paso 01) y haga clic en el botón Seleccionar en la parte inferior. De esta forma, será agregado el propietario de la aplicación.

 

8.Haga clic en el nombre del usuario conectado que está siendo presentado en la lista. En el panel que se presentará, copie el valor del campo ID de objeto y guárdelo en lugar seguro, porque este es el ID del usuario que será utilizado para configurar la API en los parámetros generales de SE Documento.

 

9.Vuelva a la pantalla inicial de la aplicación (paso 6), acceda a la sección Permisos de APIs y haga clic en la opción Microsoft Graph User.Read.

 

10. En el panel que se presentará, haga clic en la opción Quitar permiso y confirme la exclusión.

 

Si ocurre el error "Unable to complete due to service connection error, please try again later", espere algunas horas e intente de nuevo.

 

11. Hecho eso, haga clic en la opción Agregar un permiso, que se mostrará.

 

12. En el panel lateral, haga clic en Microsoft Graph y, enseguida, en Permisos de aplicación.

 

13.Ubique los agrupadores descritos a continuación, y marque las siguientes opciones:

Files:

▪Files.Read.All - Read files in all site collections.

▪Files.ReadWrite.All - Read and write files in all site collections.

Sites:

▪Sites.Read.All - Read items in all site collections.

▪Sites.ReadWrite.All - Read and write items in all site collections.

 

14.Hecho eso, accione el botón Agregar permisos.

 

15. Aún en la sección Permisos de APIs, haga clic en Conceder consentimiento y confirme.

 

16. Acceda a la sección Certificados y secretos Secretos del cliente, y haga clic en Nuevo secreto del cliente.

 

17. En el panel que será presentado, llene el campo Descripción con el valor "admin" y en el campo Expira en, seleccione la opción "24 meses". Hecho eso, haga clic en Agregar.

 

18. En este momento, el secreto del cliente será presentado en la lista. Copie el contenido mostrado en la columna Valor y guárdelo en lugar seguro, pues este es el Client secret que será utilizado para configurar la API en los parámetros generales de SE Documento.

 

19. Después de realizar las configuraciones anteriores, acceda al componente SE Documento, menú Configuración Parámetros generales y, en la sección Microsoft OneDrive, realice las parametrizaciones necesarias.

 

▪La API de Microsoft OneDrive será utilizada por SE Documento, en los menús donde es posible editar y visualizar archivos electrónicos, sin embargo, solo será posible mientras la revisión del documento al que pertenece el archivo esté en marcha.

▪Esta API admite archivos con las siguientes extensiones: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx y .odp.

▪Al intentar editar archivos con extensión no compatible como, .doc o .xls, el sistema no permitirá realizar esta operación. Será necesario guardar el archivo en una extensión compatible manualmente.

▪Al utilizar esta API, recursos como docvariables y marcas de agua no serán aplicados.

 

Parámetros generales

Esta sección solamente debe llenarse para habilitar la integración del SE Documento con OneDrive API.

En el menú Configuración Parámetros generales, acceda a la sección Microsoft One Drive y realice las siguientes configuraciones:

Parámetro

Habilitado

Deshabilitado

Habilitar edición con Microsoft OneDrive

Permite visualizar y editar los archivos electrónicos de los documentos por medio de las aplicaciones de OneDrive.

Con eso, los campos descritos a continuación se habilitarán para llenado. Para eso, primero, es necesario realizar las configuraciones necesarias en Microsoft Azure. Una vez hecho esto, realice las configuraciones necesarias en esta sección.

Los archivos electrónicos de los documentos serán editados/visualizados por medio del visualizador configurado en la sección Aplicación.

En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados.

ID del arrendatario: Informe el ID del directorio (arrendatario) obtenido en las propiedades del Active Directory de Azure.

ID del usuario: Informe el ID de objeto del usuario que tendrá su OneDrive utilizado para almacenar los archivos.

Client ID: Informe el ID de la aplicación (cliente) obtenido al momento de su configuración en el Active Directory de Azure.

Client Secret: Informe el valor del secreto del cliente obtenido al momento de la configuración de la aplicación en Active Directory de Azure.

Opción

Marcada

Desmarcada

Convertir archivos a PDF utilizando OneDrive

El sistema utilizará OneDrive para convertir a PDF los archivos electrónicos de los documentos, siempre que, en la categoría de estos, esté configurada la publicación en PDF.

Se utilizará la conversión estándar del sistema (File manager o propio servidor).

▪La API del OneDrive es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp y .pdf.

▪Cuando haya cambio de cuenta (del administrador), los archivos permanecerán vinculados a la cuenta antigua. por lo tanto, los cambios realizados con esa cuenta se perderán. Para no perder información, asegúrese de que los documentos estén homologados antes de cambiar la cuenta.

 

Visualizar archivo electrónico

Esta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales y en determinadas pantallas de datos de SE Documento, como también, en las pantallas de datos de otros componentes de SE Suite, donde ocurra la asociación de documentos al elemento del componente.

Para realizar la visualización con éxito, es necesario que el usuario conectado tenga el control "Visualizar" permitido en la lista de seguridad del documento al cual pertenece el archivo electrónico.

También es necesario que en el registro de usuario del sistema se informe el mismo e-mail que utilizará en One Drive.

 

Cuando la integración con OneDrive esté habilitada y debidamente configurada en los parámetros generales:

▪Si el documento está en revisión, y esta se encuentra en marcha, al accionar el botón en la barra de herramientas de los menús Ejecución Revisión, Mis tareas Ejecución Revisión de documento y Mis tareas Seguimiento Seguimiento de la revisión, el archivo electrónico se abrirá en la aplicación de OneDrive con la que sea compatible.

▪En otras pantallas, el archivo se abrirá por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión.

▪En los menús Documento Registro Documento (DC003) y Documento Consulta Documento (DC021), el archivo electrónico también se puede visualizar en la aplicación OneDrive que le sea compatible, siempre que el usuario que haya iniciado sesión tenga permitido el control "Guardar localmente" y "Visualizar" en la lista de seguridad del documento al que pertenece el archivo electrónico. Para eso, simplemente presione el botón en la barra de herramientas de los menús mencionados.

 

La API de OneDrive es compatible para visualización con archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp y .pdf.

 

Editar archivo electrónico

Esta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales de SE Documento y por medio de la pantalla de datos del documento. Para realizar la edición con éxito, es necesario que:

▪El documento se encuentre en la etapa de elaboración de la revisión, indexación, o si el documento no tiene etapa de revisión o indexación, esta operación debe ser realizada en el momento de su registro.

▪El usuario conectado tenga el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del documento al que pertenece el archivo electrónico.

 

Realice los siguientes pasos:

1.En la lista de registros de la pantalla donde este recurso está disponible, ubique y seleccione el documento deseado.

 

2.Accione el botón de la barra de herramientas. Si el documento seleccionado tiene más de un archivo electrónico asociado, será presentada una pantalla para definir cuál archivo desea editar. Seleccione el archivo deseado y luego, accione el botón de la barra de herramientas de la pantalla presentada.