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Utilizar Google Docs para archivos electrónicos

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SE Documento posibilita utilizar Google Docs para realizar la edición colaborativa de los archivos electrónicos durante la revisión de los documentos. De esta forma, el archivo se abrirá a través del navegador en el editor de Google y, al finalizar la revisión, estos serán almacenados de nuevo en SE Documento.

Para que la integración de la API de Google Drive con SE Documento sea efectuada con éxito, es necesario, primero, realizar las siguientes configuraciones:

 

Google Developer Console

1.Acceda a Google Developer Console y haga login con su e-mail. Este será el e-mail del propietario de la cuenta de servicio y será utilizado en la configuración de la API de Google Drive, en los parámetros generales de SE Documento.

 

2.Haga clic en la opción Seleccione un proyecto y en la pantalla que se abrirá, accione la opción Nuevo proyecto.

 

3.En la pantalla que será presentada, llene el campo Nombre del proyecto con un nombre que identifique el proyecto que está siendo creado. Si lo desea, es posible editar el código del proyecto.

 

4.Enseguida, haga clic en Crear.

 

5.Haga clic nuevamente en la opción Seleccione un proyecto, seleccione el proyecto creado anteriormente en la pantalla que se abrirá y enseguida, accione la opción Abrir.

 

6.Acceda al menú ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione la opción IAM y Administrador Cuentas de servicio:

 

7.Enseguida, haga clic en la opción Crear cuenta de servicio:

a.En la etapa Detalles de la cuenta de servicio, están disponibles los siguientes campos:

▪Nombre de la cuenta de servicio: Informe un nombre que identifique la cuenta de servicio.

▪ID de la cuenta de servicio: Este campo es llenado automáticamente, sin embargo, es posible editarlo. En este caso, informe un código para la cuenta de servicio.

▪Descripción de la cuenta de servicio: Si lo desea, describa cómo se utilizará la cuenta de servicio.

b.Luego haga clic en Crear y continuar.

c.En la etapa Conceda acceso para la cuenta de servicio al proyecto (opcional), seleccione en el campo Seleccionar papel, la opción Proyecto Editor.

d.Haga clic en Continuar.

e.En la etapa Conceda al usuario acceso a esa cuenta de servicio (opcional), haga clic en Concluir.

 

8.En este momento, se mostrará el menú Cuentas de servicio para el proyecto creado anteriormente. En la columna Acciones, haga clic en Gerenciar claves.

a.En la pantalla que aparecerá, haga clic en Agregar clave Crear nueva clave.

b.Seleccione la opción P12 y haga clic en Crear.

c.Se abrirá una pantalla informándole que la clave privada ha sido guardada en su computadora y se descargará un archivo .p12.

d.Cierre la pantalla presentada.

e.Guarde el archivo .p12 en lugar seguro, porque este será utilizado para configurar la API de Google Drive en los parámetros generales de SE Documento.

 

9.Vuelva al menú Cuentas de servicio del proyecto creado anteriormente. En la columna Acciones, haga clic en la opción Gestionar detalles. En la pantalla que será presentada, copie el valor mostrado en el campo ID exclusivo y del E-mail; y guárdelos en lugar seguro, ya que serán utilizados para configurar la integración de la API en los parámetros generales de SE Documento.

 

10. Acceda nuevamente al menú ubicado en la esquina superior izquierda, seleccione la opción APIs y servicios y haga clic en la opción APIs y servicios activados. Ubique y haga clic en la opción Google Drive API.

 

11. En la pantalla que será presentada, haga clic en la opción Activar.

 

12. Hecho eso, acceda a Google Drive, para certificarse que el usuario tenga acceso.

 

13. Después de realizar las configuraciones anteriores, acceda al componente SE Documento, menú Configuración Parámetros generales y, en la sección de parámetros generales, realice las parametrizaciones necesarias.

 

▪La API es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf y .txt.

▪Si es realizada la edición de archivos .doc, .xls o .ppt, estos serán convertidos para .docx, .xlsx y .pptx, respectivamente.

▪Al utilizar esta API, recursos como docvariables y marcas de agua no serán aplicados. En el caso de documentos .xlsx, el recurso de área de impresión, tampoco estará disponible.

 

Parámetros generales

Para habilitar la integración de SE Documento con Google Drive API, en el menú Configuración Parámetros generales, acceda a la sección Google Drive y realice las siguientes configuraciones:

Parámetro

Habilitado

Deshabilitado

Habilitar edición con Google Drive

Permite visualizar y editar los archivos electrónicos de los documentos por medio de las aplicaciones de Google Drive.

Con eso, los campos descritos a continuación se habilitarán para llenado. Para eso, primero, es necesario realizar las configuraciones necesarias en Google Developer Console y garantizar que el usuario configurado tenga acceso a Google Drive. Una vez hecho esto, realice las configuraciones necesarias en esta sección.

Los archivos electrónicos de los documentos serán editados/visualizados por medio del visualizador configurado en la sección Aplicación.

En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados.

ID de la cuenta de servicio: Informe el código exclusivo de la cuenta de servicio utilizada para configurar la integración con Google Drive.

E-mail del propietario de la cuenta de servicio: Informe el e-mail utilizado para configurar la integración con Google Drive.

Archivo .P12: Haga clic en el botón , navegue entre los archivos guardados en la computadora y seleccione el archivo .p12 creado en la configuración de la integración con Google Drive.

 

Opción

Marcada

Desmarcada

Convertir archivo a PDF utilizando Google Drive

El sistema utilizará Google Drive para convertir a PDF los archivos electrónicos de los documentos, siempre que, en la categoría de estos, esté configurada la publicación en PDF.

Se utilizará la conversión estándar del sistema (File manager o propio servidor).

 

▪La API de Google Drive es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf y .txt.

▪Cuando haya cambio de cuenta (del administrador), los archivos permanecerán vinculados a la cuenta antigua. por lo tanto, los cambios realizados con esa cuenta se perderán. Para no perder información, asegúrese de que los documentos estén homologados antes de cambiar la cuenta.

 

Una vez hecho esto, guarde los cambios realizados.

 

Visualizar archivo electrónico

Esta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales y en determinadas pantallas de datos de SE Documento, como también, en las pantallas de datos de otros componentes de SE Suite, donde ocurra la asociación de documentos al elemento del componente.

 

Para realizar la visualización con éxito, es necesario que el usuario conectado tenga el control "Visualizar" permitido en la lista de seguridad del documento al cual pertenece el archivo electrónico.

 

También es necesario que en el registro de usuario del sistema se informe el mismo e-mail que utilizará en One Drive.

 

Para visualizar, realice los siguientes pasos:

1.En la lista de registros de la pantalla donde este recurso está disponible, ubique y seleccione el documento deseado.

 

▪Por medio de la columna "AE" de las pantallas principales de SE Documento, es posible visualizar rápidamente los archivos electrónicos de los documentos. Si el documento tiene solo un archivo asociado, haga clic sobre el icono presentado y el archivo se abrirá para visualización. Cuando el documento tenga más de un archivo electrónico asociado, será presentado el icono . Al hacer clic sobre él, será presentada la lista de archivos asociados. Haga clic en el archivo deseado y este se abrirá para visualización.

▪Si la opción "Visualizar archivo electrónico con doble clic" está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos electrónicos pueden ser visualizados también, al dar un doble clic sobre el documento al cual ellos pertenecen.

▪Este acceso rápido no estará disponible si la situación del documento es "Emisión".

 

2.Accione el botón de la barra de herramientas. Si el documento seleccionado tiene más de un archivo electrónico asociado, será presentada una pantalla para definir cuál archivo desea visualizar. Seleccione el archivo deseado y luego, accione el botón de la barra de herramientas de la pantalla presentada.

 

Si un mismo documento tiene más de un archivo .pdf o .tif asociados a él, estos podrán ser visualizados simultáneamente, si el visualizador correspondiente a cada formato está habilitado en los parámetros generales.

 

3.En este momento, se abrirá el archivo electrónico.

 

4.En los menús Registro Documento y Consulta Documento, se presentará la opción "Visualizar archivo electrónico en Google Drive". Al accionarla, el archivo electrónico se abrirá en la aplicación con la que sea compatible.

▪Si el documento está en revisión, haga clic en el botón en la barra de herramientas de los menús:

oEjecución Revisión;

oMis tareas (Ejecución) Revisión de documento;

oMis tareas (Seguimiento) Seguimiento de la revisión.

▪El archivo electrónico se abrirá en la aplicación Google Drive que lo admita.

▪En otras pantallas, el archivo se abrirá por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión.

 

▪La API de Google Drive es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf y .txt.

▪Si el usuario conectado tiene el control "Guardar localmente" permitido, el archivo será copiado a la máquina y el usuario podrá editarlo, sin embargo, esa copia no será replicada a SE Documento.

▪Si en los parámetros generales es definido el "HTML5 PDF Viewer", al visualizar archivos PDF por medio de él, será presentada en la barra de herramientas, la opción para visualizar el archivo por medio de Google Drive.

▪Para realizar la visualización con éxito, es necesario que el usuario conectado tenga el control "Visualizar" permitido en la lista de seguridad del documento al cual pertenece el archivo electrónico.

 

Editar archivo electrónico

Esta operación puede ser realizada por algunas de las pantallas principales de SE Documento y por medio de la pantalla de datos del documento. Para realizar la edición con éxito, es necesario que:

▪El documento se encuentre en la etapa de elaboración de la revisión, indexación, o si el documento no tiene etapa de revisión o indexación, esta operación debe ser realizada en el momento de su registro.

▪El usuario conectado tenga el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del documento al que pertenece el archivo electrónico.

 

Realice los siguientes pasos:

1.En la lista de registros de la pantalla donde este recurso está disponible, ubique y seleccione el documento deseado.

 

2.Accione el botón de la barra de herramientas. Si el documento seleccionado tiene más de un archivo electrónico asociado, será presentada una pantalla para definir cuál archivo desea editar. Seleccione el archivo deseado y luego, accione el botón de la barra de herramientas de la pantalla presentada.

 

3.En este momento, se abrirá el archivo electrónico para las ediciones.

 

4.Si el documento está en revisión, al accionar el botón en los menús Ejecución Revisión y Mis tareas (Ejecución) Revisión de documento , el archivo electrónico se abrirá en la aplicación Google Drive que lo admita.

En otras pantallas, el archivo se abrirá por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión.

La API de Google Drive es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf y .txt.