Configurar planilla para importación de documentos

SE Documento permite incluir y editar documentos y revisiones de documentos a través de la importación de una planilla Excel.

Para que esas operaciones sean realizadas con éxito, es necesario que la planilla esté debidamente configurada.

3.En el asistente de creación que se abrirá, haga clic en la opción Importar XLS.

5.Llene las celdas de las columnas de la pestaña DOCXLSIMPORT de la planilla con datos de los documentos que desea crear. Por defecto, se presentarán las siguientes columnas:

Nombre de la columna	Descripción
Categoría	Informe el identificador de la categoría que clasificará los documentos que serán registrados. Para que este recurso funcione correctamente, se requiere que el usuario conectado tenga el control Incluir permitido en la lista de seguridad de la categoría en la que desea registrar los documentos.
Identificador	Informe los identificadores de los documentos que serán registrados.
Título	Informe los títulos de los documentos que serán registrados. No es necesario que el título sea igual al nombre del archivo electrónico.
Revisión	Informe el identificador de la revisión de los documentos que serán registrados.
Fecha	Informe la fecha de vigencia de los documentos que serán registrados.
Autor	Informe a los autores (responsables) de los documentos que serán registrados.
Resumen	Informe el resumen de los documentos que serán registrados.
Palabra clave	Informe las palabras claves que serán asociadas a los documentos que serán registrados. Utilice el separador ";" (punto y coma) para informar más de una palabra clave en el mismo documento.
Archivo electrónico	Llene este campo para informar el directorio donde se encuentran los archivos electrónicos de los documentos que serán registrados, con sus nombres y extensiones. Utilice el separador ";" (punto y coma) para informar más de un archivo electrónico para el mismo documento. Si el tipo de archivo del documento es "Complejo", este campo debe ser informado de la siguiente forma: ruta\nombre del archivo\|identificador del nodo de la estructura en el cual el archivo debe ser insertado\nombre del archivo con extensión. Si la estructura tiene varios niveles de carpetas, informar solo el identificador de la carpeta en la cual será insertado el archivo, sin necesidad de informar las carpetas superiores. Por ejemplo: c:\usuario\archivo.doc\|Carpeta1\archivo.doc Según las configuraciones de seguridad de upload realizadas en el menú Configuración Sistema (CM006), del componente SE Configuración, algunas extensiones de archivos pueden estar bloqueadas para el upload o solo algunas extensiones serán permitidas en la realización del upload. Si no se llena este campo, el documento será importado sin archivo electrónico. Si no se informan debidamente el nombre y la extensión, el sistema emitirá una alerta de error y no registrará el documento.

6.Si lo desea, es posible incluir las siguientes columnas para personalizar su importación:

Nombre de la columna	Descripción
Secuencial	Informe la secuencia de documentos que serán importados.
Atributos	Primero, el título de la columna debe ser el identificador del atributo asociado a la categoría en la cual el documento será registrado. Enseguida, informe el valor deseado en las celdas correspondientes. Si el atributo es multivalorado, utilice el separador ";" (punto y coma) para informar más de un valor en él. Si en el valor del atributo es utilizado el carácter punto y coma (;), utilice la columna "Separador" descrita a continuación, para informar el separador que será utilizado en los valores de los atributos. Inserte la cantidad de atributos (columnas) que sean necesarios.
Separador	Llene esta columna solo si desea utilizar otro separador que no sea punto y coma para los valores de los atributos multivalorados, y punto y coma para los valores de los archivos electrónicos y palabras clave. En este caso, informe un carácter o secuencia de caracteres que no existirán en los valores que serán llenados. Por ejemplo: # $ etc. Si no se llena esta columna, se utilizarán el separador coma (,) para atributos multivalorados y punto y coma (;) para archivos electrónicos y palabras clave.
Responsable por el documento	Informe la matrícula del usuario que será responsable por los documentos que serán registrados.
Type	Esta columna es opcional y debe ser utilizada para importar una revisión a un documento ya existente. Informe los siguientes valores para que las siguientes operaciones sean realizadas: ▪1: El sistema verificará si ya existe un documento con el identificador informado y en caso afirmativo, el sistema emitirá un alerta de error y no efectuará el registro. ▪2: El sistema verificará si ya existe un documento con el identificador informado y en caso afirmativo, creará una revisión para él. Si no existe un documento con el identificador informado, el sistema emitirá un alerta de error no efectuando el registro ni realizando la creación de la revisión. ▪3: El sistema verificará si ya existe un documento con el identificador informado y en caso afirmativo, creará una revisión para él. Si no existe un documento con el identificador informado, el sistema realizará su registro. ▪4: El sistema verificará si ya existe un documento con el identificador informado y en caso afirmativo, editará sus datos. Note que no se modificarán el identificador, la categoría, el identificador de la revisión y la fecha de vigencia del documento. No es posible incluir, excluir o editar archivos electrónicos. Tampoco será posible editar o excluir los participantes de etapas de revisión del modelo ISO9000, solo realizar la inclusión en documentos que no tengan ruta de revisión asociada. Los campos que no se desean editar en el documento deben mantenerse en blanco en la planilla (excepto la fecha de vigencia, que siempre debe ser informada). Si no existe el documento con el identificador ingresado, o la revisión informada no es la revisión vigente del documento, el sistema emitirá una alerta de error y no efectuará la importación.
Validez	Informe la fecha hasta la cual serán válidos los documentos que serán registrados. Para eso, es necesario que el tiempo estándar configurado en la validez asociada a la categoría informada anteriormente sea "Variable". Si el tiempo estándar de la validez es "Fijo", el sistema emitirá una alerta de error y no efectuará la importación.
Donde se usa	Informe el identificador de un documento ya registrado en el sistema, en el cual los documentos que serán registrados formarán parte de su estructura. Si no existe el documento con el identificador informado, el sistema emitirá un alerta de error al no efectuar la importación.
Elaboración	Los campos de esta columna solamente deben ser llenados si, en la categoría del documento, se define que el proceso de revisión será "Modelo ISO9000", el tipo de ruta será "Variable", y no se informe ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Informe la matrícula de los participantes de la etapa de elaboración de la revisión de los documentos que serán registrados, el plazo para ejecución de la etapa y, si la etapa ya ha sido ejecutada, el valor 1. Si la etapa no fue ejecutada, no se debe informar ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar esa información. Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, estos deben ser separados por "\|" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue informado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.
Consenso	Los campos de esta columna solamente deben ser llenados si, en la categoría del documento, se define que el proceso de revisión será "Modelo ISO9000", el tipo de ruta será "Variable", y no se informe ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Informe la matrícula de los participantes de la etapa de consenso de la revisión de los documentos que serán registrados, el plazo para ejecución de la etapa y, si la etapa ya ha sido ejecutada, el valor 1. Si la etapa no fue ejecutada, no se debe informar ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar esa información. Si la etapa de consenso tiene más de un participante, estos deben ser separados por "\|" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue informado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.
Aprobación	Los campos de esta columna solamente deben ser llenados si, en la categoría del documento, se define que el proceso de revisión será "Modelo ISO9000", el tipo de ruta será "Variable", y no se informe ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Informe la matrícula de los participantes de la etapa de aprobación de la revisión de los documentos que serán registrados, el plazo para ejecución de la etapa y, si la etapa ya ha sido ejecutada, el valor 1. Si la etapa no fue ejecutada, no se debe informar ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar esa información. Si la etapa de aprobación tiene más de un participante, estos deben ser separados por "\|" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue informado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.
Homologación	Los campos de esta columna solamente deben ser llenados si, en la categoría del documento, se define que el proceso de revisión será "Modelo ISO9000", el tipo de ruta será "Variable", y no se informe ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Informe la matrícula de los participantes de la etapa de homologación de la revisión de los documentos que serán registrados, el plazo para ejecución de la etapa y, si la etapa ya ha sido ejecutada, el valor 1. Si la etapa no fue ejecutada, no se debe informar ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar esa información. Si la etapa de homologación tiene más de un participante, estos deben ser separados por "\|" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019\|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue informado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.
Repositorio	Esta columna solo debe ser creada en la planilla y llenada si, en la categoría del documento, se ha definido el control "Archivo físico". Con eso, el documento se archivará automáticamente en la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento, sin generar tarea. Informe la ruta física de la siguiente manera: lugar de almacenamiento + . + identificador del repositorio. Por ejemplo: Almacén 02.1 El documento no será creado si: ▪La columna es creada y no es informado el lugar de almacenamiento y el repositorio; ▪El lugar de almacenamiento o el repositorio no son localizados; ▪El repositorio tiene límite de capacidad y este fue excedido; ▪La tabla de temporalidad solo tiene la etapa de destino final configurada y esta no es "Asociar nuevo repositorio". ▪El parámetro "Restringir área del archivo físico" está marcado y el repositorio informado no es de la misma área del usuario que está realizando la importación. Si la tabla de temporalidad solo tiene la etapa de "Grabación en dispositivo multimedia configurada", el documento será creado, sin embargo, será necesario ejecutar la tarea referente a esta etapa. Si no se crea y la categoría del documento tiene el control "Archivo físico", el documento será creado pero no se archivará.

7.Guarde la planilla. El archivo puede tener cualquier nombre, pero su extensión debe ser .xls. El recurso de importación no es compatible con el formato .xlsx y otros.