Tarefa:
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Aprovação de solicitação de cópia
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Quem recebe:
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Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SE Arquivo Físico.
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Quando:
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A solicitação de cópia de arquivo físico é enviada para aprovação.
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Finalidade:
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Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação.
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Como executar esta tarefa:
1.
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Na lista de registros pendentes, selecione a solicitação desejada.
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2.
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Em seguida, acione o botão  da barra de ferramentas.
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3.
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Neste momento, será apresentada a tela de dados da solicitação na aba Documento, possibilitando verificar os dados do arquivo físico que deverá ser copiado e a quantidade de cópias que deverão ser realizadas. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral, para visualizar os arquivos eletrônicos e os dados dos documentos associados à solicitação. Na aba Geral é possível consultar os dados gerais da solicitação.
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4.
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Na aba Aprovação estão disponíveis os seguintes campos:
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Aprovar
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▪Sim: A solicitação será aprovada. ▪Não: A solicitação será reprovada. |
Justificativa
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Em caso de reprovação, utilize este campo para informar uma justificativa para a reprovação. Caso contrário, utilize este campo para registrar uma informação relevante sobre a aprovação da solicitação.
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Aprovador
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Este campo será preenchido após executar a tarefa, com os dados do usuário que realizou a aprovação da solicitação.
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Executor
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Este campo será preenchido após o registro da cópia.
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5.
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Após preencher os campos necessários, acione o botão da barra de ferramentas da tela de dados.
Se a solicitação for:
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Reprovada
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O sistema questionará se deseja confirmar a reprovação da solicitação. Escolha a opção desejada:
▪OK: Será gerada a tarefa Conhecimento de cópia reprovada, para que o emissor tome conhecimento da reprovação de sua solicitação. ▪Cancelar: O registro permanecerá pendente. |
Aprovada
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O sistema questionará se as cópias foram repassadas ao solicitante. Escolha a opção desejada:
▪OK: A tarefa será executada, indicando que o emissor recebeu as cópias do documento solicitadas. ▪Cancelar: O registro será enviado ao executor para que ele confirme que as cópias foram repassadas ao solicitante, por meio da tarefa Registro de cópia. |
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